見積 納品 請求書作成ソフト

新規登録
  1. 請求書作成ソフト「マネーフォワード クラウド請求書」
  2. 請求書の基礎知識
  3. 出張費の見積書の書き方・無料テンプレート
  • 更新日 : 2024年8月27日

出張費の見積書の書き方・無料テンプレート

当記事では、出張費の見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。

また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。

▼テンプレートをお探しの方はこちらから無料でお使いいただけます

出張費の見積書が必要なケースは？

出張費の見積書は企業が提供するサービスにおいて出張が伴う場合に必要となります。具体的に必要なケースを紹介します。

サービスを提供するにあたって出張が伴う場合

出張時には、

  • 現地での作業が必要なコンサルティング業務
  • 機器の設置やメンテナンス
  • 顧客との打ち合わせ
  • 研修の実施

などの業務が発生します。

出張先までの移動や作業ごとに発生するコストを明確に見積もり、顧客に提示する際に見積書が必要となります。

出張費の見積書の書き方・ポイント

出張費の記載方法

出張費の見積書には、具体的な項目ごとに分けて記載することが重要です。わかりやすい記載例を表にまとめました。

項目数量単価（円）金額（円）
交通費1回15,00015,000
宿泊費1泊10,00010,000
日当2日5,00010,000
合計35,000

内訳を明確にしておく

内訳を明確に記載することで、顧客が各項目の費用を理解しやすくなります。具体的には、以下の項目を含めるとよいでしょう。

  1. 交通費：新幹線や飛行機などの移動費用。例えば、「新幹線往復（東京〜大阪）」
  2. 宿泊費：ホテルなどの宿泊費用
  3. 日当：食事やその他の雑費としての日当

品目を独立して記載する

出張費にかかる費用は「出張費一式」のようにまとめて記載せず、出張費の各項目を独立して記載しましょう。どの項目にどれくらい費用がかかるのかを明確にクライアントに伝えることができます。

  1. 具体的な品目の記載：例えば、「交通費」「宿泊費」「日当」など各項目を個別に記載します
  2. 数量と単価の明示：各項目の数量と単価を明示し、総額がどのように計算されているかを明記します

交通費がかかるケースとかからないケースを決めておく

事前に交通費がかかるケースとかからないケースを明確にしておくことが重要です。これにより、顧客との間でトラブルを未然に防ぐことができます。

  1. 事前説明：例えば、「1km以上の移動が発生する場合は交通費を請求する」といった基準を設定し、事前に顧客に説明します
  2. 条件の明示：見積書に「交通費は実費精算」といった条件を明示することで、予期しない費用の発生を防ぎます

このほかにも、特別な条件や注意事項がある場合は備考欄に記載しましょう。

出張費の見積書にも活用できる「見積書の無料エクセルテンプレート」

見積もり書のテンプレート見積書テンプレート_おしゃれ見積書テンプレート_オーソドックス見積書テンプレート（オレンジ）
見積書テンプレート_オーソドックス見積書テンプレート_おしゃれ見積書テンプレート_オーソドックス（ブルー）見積書テンプレート（オレンジ）

「マネーフォワード クラウド請求書」では、見積書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。

このほかにも、たくさんの見積書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った見積書をぜひお気軽にご利用ください。

見積書 テンプレート一覧

見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。

マネーフォワード クラウド請求書

※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます

なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。

そもそも見積書とは？

見積もり書のイメージ

見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。

クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。

見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。

【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点

見積書の書き方

①宛名

宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。

一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。

書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。

まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。

②差出人の名前

相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。

また、宛名同様に所在地の記載も求められます。

差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。

見積もり書の書き方

③見積書の通し番号

事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。

通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。

④発行日

発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。

また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。

＼見積書はフォーム入力でラクに作成できます／

詳しくはこちら無料で使ってみる

⑤見積もりの合計金額

見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。

見積もり書の書き方

⑥見積もりの内容

見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。

品目名

品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。

単価

次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。

個数

それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。

合計

品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。

⑦各項目の小計、消費税、合計金額

各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。

⑧備考欄

備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：福留 聡 (公認会計士)

    福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事

  1. 請求書作成ソフト「マネーフォワード クラウド請求書」
  2. 請求書の基礎知識
  3. 出張費の見積書の書き方・無料テンプレート