• 更新日 : 2023年8月25日

請求書を印刷する際のポイントを解説!印刷方法や用紙サイズは?

請求書を印刷する際のポイントを解説!印刷方法や用紙サイズは?

請求書領収書納品書の印刷コストを抑えるためには、プリンタの種類や印刷方法に気を配る必要があります。大量に伝票を印刷するなら、1枚あたりの費用が安いレーザープリンターの導入が適しています。

枚数が多すぎる場合、電子請求書への切り替えや、外注業者への依頼を検討しましょう。請求書を印刷する際のポイントを解説します。

請求書の印刷前に確認したいポイント

取引先に対する請求書を電子メールで送ることも多くなりました。請求書を印刷して手渡し・郵送している会社も、電子請求書の導入を検討しはじめているかもしれません。

WordやExcelでの作成のほか、テンプレートの活用、請求代行サービスなど選択肢も豊富です。

請求書自体に明確なルールは存在せず、法律で定められた形式やフォーマットはありません。ただし「請求者名」「取引年月日」「取引内容」「取引金額」「請求書の宛名」などの記載は必要です。

上記に加えて、インボイス制度の施行に伴い、新たに追加で記載すべき項目もあります。

仕入税額控除の適用を受けるには「適格請求書発行事業者の登録番号」「軽減税率の対象である旨」「税率ごとに区分した税抜および税込金額、適用税率」「税率ごとの消費税額」を書き入れなければいけません。

各項目の具体的な書き方について知りたい人は、以下のページをご参照ください。

請求書の印刷方法は?

請求書の印刷方法は社内のプリンターを使うのが基本です。しかし大量に発行する場合、印刷業者への外注を考えるのもよいかもしれません。会社のプリンターで請求書を印刷する場合と、外注する場合におけるメリットやデメリット、費用感について解説します。

社内のプリンターなどで印刷する場合

中小企業では社内のプリンターで請求書を印刷するのが一般的です。

取引先によっては、原本を送る前にFAXを送付してほしいと望むケースもあります。複合機のスキャナ機能を使えば、メールでPDF版を送ることが可能です。

社内のプリンターで印刷する場合、機器の購入費用、電気代、用紙代が発生します。

なおプリンターや複合機を新規調達するなら、Wi-Fi接続できるタイプがおすすめです。コンセントやコードにとらわれず、設置場所の自由度が高い方法でもあります。外部からスマホやタブレットを使い、作成した請求書を印刷することも可能です。

請求書の印刷を外注する場合

請求書の印刷枚数が多いなら、アウトソーシングを活用したほうがコストを抑えられる場合があります。請求代行会社や経理事務所に請求書の印刷をお願いしたときの費用感は、5万円程度(税込)が相場です(複写式で100冊の場合)。100冊3枚複写の場合、65,000円〜75,000円程度(税込)です。

上記は印刷のみを依頼した場合の費用です。請求書関連の代行サービスでは請求書の発行や封入、取引先の与信管理まで対応可能な請求代行サービスも出始めています。

業務範囲が広い分、印刷のみ依頼した場合と比べてコストが生じます。

請求書の印刷に適した用紙やサイズ

請求書の印刷に適した用紙やサイズがあります。用紙の種類・サイズは法律で定められているわけではないので、基本的にはプリンター・複合機で使用できるものであれば何でも構いません。ただし、ビジネスマナーや事務処理上の理由で、一定のフォーマットに沿った運用が求められます。

印刷用紙はコピー用紙で問題ない

請求書の印刷に使用する用紙は、コピー用紙と呼ばれる普通紙でも問題ありません。化学パルプ100%の上質紙を使用してもよいですが、コストの観点では普通紙のほうが適しています。

環境への配慮から再生紙(古紙)を使う企業も増えています。ただし古紙は色の出方にムラがあるため注意は必要です。

光沢紙と呼ばれる上質紙は、原則として、レーザープリンターでは使用できません。発色の質を高めるために施された表面加工が、レーザープリンターの熱によってはがれてしまうためです。

請求書のサイズはA4が一般的

請求書のサイズに法的に決まった基準は存在せず、一般的にはA4サイズで発行されます。

請求書をはじめ、契約書や見積書、納品書などのビジネス文書は基本的にA4で発行します。他の書類との統一性や先方の事情にも配慮し、こだわりがなければA4サイズが無難でしょう。

請求書のサイズと絡めて押さえておきたいのが、封入する封筒への入れ方です。一般的には内側に三つ折りして、A4用紙を中に入れます。

請求書の上側が表になるよう三つ折りすると、封筒を開けたときにすぐ書類の種類を把握可能です。

請求書の保管期間

請求書を受け取る、または発行した請求書の保管期間は原則7年(個人事業主は原則5年間)です。発行日から起算して7年ではなく、該当する事業年度の確定申告提出期限から数えることに注意してください。

請求書は何年も保管する書類のため、紙質は長期保存に耐えうるものを選ぶ必要があります。自社が発行した請求書を管理する取引先の負担に鑑みて、長期保管が可能な紙を選びましょう。

メールで請求書を送付する場合、保管方法に注意が必要です。電子帳簿保存法の改正によって電子請求書を受け取った場合、電子上での保存が原則義務化されました。原則、メールで受け取った請求書を印刷して保存するような扱いは認められなくなります。

請求書の保管期間について、詳しくは下記記事で紹介しています。

請求書に印鑑は必要?印刷でもよい?

請求書の印鑑は法的に必須ではありません。そもそも法律上、請求書の発行義務があるわけではなく、双方の合意があれば口頭でも問題ありません。

とはいえビジネスマナー上、請求書を作成した際は印鑑を押すのが好ましいとされます。会社によっては印鑑が押されていない請求書を受け取らない場合もあるようです。

押印には書類の改ざんを防ぐ効果もあり、対外的に活動するなら印鑑を付けたほうがよいといえます。では、どのようなハンコを使用すればよいのでしょうか。

請求書に押す場合、会社の認印に当たる角印が適しています。法人登記に用いる代表者印は重要な取引の際に限って使用すべきもので、請求書では避けるべきです。なお、個人事業主なら、実印ではなく、通常の認印でもOKです。

印刷した後に手押しするのでなく、電子印鑑を導入してもよいでしょう。電子印鑑とは、電子化が推奨される文書で通常の印鑑と同様の効果を有するものです。

印鑑を画像に変換しただけのものだとセキュリティ上のリスクが高いため、識別情報を付与した電子印鑑の使用が好ましいといえます。認証機能やタイムスタンプを付与する作業が伴うことに注意しましょう。

印刷の頻度に応じてプリンターの種類を選ぶ

請求書は毎月何枚も発行することが多く、事業用途でのプリンターの購入・リースが必要になることもあるでしょう。プリンター選びの基準として、重要なのは印刷の頻度です。

頻度が多い、または大量の請求書の印刷が必要なら、コストを抑えやすいレーザープリンターの導入が適しています。インクジェットプリンターとレーザープリンター、それぞれのメリットやデメリットを紹介します。

インクジェットプリンター

インクジェットプリンターは、用紙に直接インクを噴きつける仕組みのプリンターです。解像度が高くきれいに印刷できるため、鮮明に印刷したいときに適しています。本体はコンパクトで、設置スペースが狭くても問題がないのも利点です。

ただし1枚あたりの印刷代が高く、印刷スピードが遅い傾向にあります。ヘッドを左右に動かしながら印刷する構造のため、時間がかかりやすい方法です。

少数のポスターやイラストを印刷する場合に適している反面、請求書を大量印刷する場面ではあまり向きません。普通紙の場合、インクの色がにじみ出る可能性がある点にも注意しましょう。

費用面では本体価格を抑えられる反面、インクが高額で、定期的なクリーニング費用も生じます。

レーザープリンター

レーザープリンターは機体内部の感光体にインクを噴き付け、紙を押し当てて印刷する構造のプリンターです。

スピーディーな印刷が可能で、大量に印刷物を作成したいケースに適しています。仕組み上、解像度の高さは期待できず、文字や印影を鮮明に印刷したい場合には不向きです。

とはいえ請求書のような通常のドキュメントを印刷する場合に、推奨されるプリンターです。コスト面では本体購入費用に加えて、トナーの交換コストが生じます。トナーは単価が高い反面、1個あたりの印刷可能な枚数が多いため、予算がかさむ可能性は低いでしょう。

また、インクジェットプリンターに比べて大型で、設置の際には十分なスペースが必要です。物理的・予算的な制約から、レーザープリンターの導入が難しい場合もあります。

請求書のテンプレート・ひな形

請求書の印刷にかかるコストを抑えたい場合は、テンプレートの活用が有効です。Excel形式のものであれば、関数を組み込むことで業務を効率的に進められます。

取引先によっては請求書の記載項目が異なり、別個でフォーマットを用意すべきケースがあります。「請求書兼納品書がほしい」と言われたり、前月からの繰り越しがあったりと、時と場合に応じて、適切な書式が変わるためです。

以下のページでは、オーソドックスなフォーマットからおしゃれなタイプ、インボイス対応まで幅広い書式を準備しています。ぜひご活用ください。

請求書の印刷は社内のプリンターを使うか外注するか選ぼう

プリンターを活用した印刷と、外注のどちらを選ぶかは予算や印刷の頻度に応じて選びましょう。ひと月に数百枚も発行するような大規模な、もしくは売上が多い企業の場合、専門業者に活用したほうがコストを抑えられます。

請求書は必要な記載項目を備えるほか、法律上の保存期間を守ることが重要です。法人の場合、原則7年間の保管が求められます。何年も保存する書類であるほか、取引先にも残ることを考えると、劣化しやすい質の紙は避けたほうがよいでしょう。

印刷用紙や請求書のサイズに縛られる決まりはなく、普通紙のA4サイズで問題ありません。なお、印鑑はビジネスマナーや改ざんのリスクを考慮した場合、押したほうが無難です。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事