• 更新日 : 2023年3月23日

縦書きの送付状の書き方や注意点を解説

請求書や契約書などのビジネス書類を送付する際は、送付状・添え状を同封するのがマナーです。送付状はパソコンで作成するのが一般的ですが、手書きで作成することもできます。その際は、便箋に縦書きで作成しましょう。今回は、縦書きの送付状の書き方や、縦書きならではの注意点を解説します。取引先に書類を送る際に、参考にしてください。

手書きの送付状は縦書きで作成することが多い

送付状は、一般的にはパソコンで作成します。しかし、手書きの文字に自信がある方や、手書きで気持ちを伝えたいという場合には、送付状を手書きで作成しても問題ありません。手書きで送付状を作成する際は、便箋に縦書きすることが多いです。

ただし、あくまでもパソコンでの作成が主流であり、手書きでないと丁寧な印象を与えられないというわけではありません。送付状の作成に時間をかけすぎないようにしましょう。

送付状が必要な場面とは?

送付状は、履歴書や請求書、契約書などのビジネス書類を郵送したり、FAXで送付したりする際に同封するものです。

送付状を同封することで、書類の宛先や部数、概要、送付者、書類の補足情報などを示すことができ、送付内容にミスや漏れの発生を抑制しやすくなります。ビジネスにおいては送付状の同封がマナーである点を理解しておきましょう。

なお、メールで書類を送る際は、メール本文が送付状の代わりになるため、送付状は必要ありません。その代わり、送付状に書く内容をメール本文に記載しましょう。また、メール件名を「契約書送付<株式会社○○>」のように設定することで、書類を送付していることがわかりやすくなります。

縦書きの送付状の書き方

縦書きの送付状

 

縦書きの送付状の記入例は、上の画像のとおりです。

送付状には、以下の項目を記載しましょう。

  • 日付
  • 宛名
  • 作成者の連絡先・氏名
  • 前文
  • 送付書類の一覧

また、縦書きならではの書き方のポイントも存在し、横書きの場合とは記載する順番が若干異なる点に注意が必要です。

以下では、縦書きの送付状の書き方を、項目ごとに解説します。

日付

書類の送付日を、挨拶文の後、つまり結語の次の行に記載しましょう。縦書きであるため、和暦と漢数字を用いて記載してください。

宛名

縦書きの場合は、最後に書類の宛名を記載します。会社名と担当者の役職・氏名を、省略せず正確に記載しましょう。担当者個人宛の場合は「様」、会社や部署など組織宛の場合は「御中」を使用してください。

会社名を(株)のように省略してはいけません。また、前株と後株を間違える、役職や相手の名前の漢字を間違えるといったミスがないように注意が必要です。

行数が余っている場合は、企業名と部署名を記載したあと、改行して担当者名を記載すると、バランスの取れた送付状に仕上がります。

作成者の連絡先・氏名

誰が送った書類であるかがわかるよう、送付状の作成者、つまり書類の送付者の連絡先と氏名を、本文の終わりに記載します。縦書きの場合、左下に記載しましょう。電話番号やメールアドレスなどの連絡先を添えると、書類の内容に不備や不明点があった際にすぐに問い合わせられるため、親切です。

最後に下から1文字分の空きがあるように書くと、綺麗な送付状に仕上がります。さらに、苗字と名前の間にスペースを開けると、読みやすくなります。

前文

前文とは、挨拶文のことです。「拝啓」「謹啓」といった頭語と、「敬具」のような結語を添えて、挨拶文を記載します。

挨拶文がなくても送付状は成立しますが、挨拶文で相手にお世話になっていることへの感謝や、相手の繁栄・活躍を祈る気持ちを示すことが、ビジネスマナーとして一般的です。挨拶文に加え、署名捺印をお願いする旨や、契約書の1部返送をお願いする旨など、補足事項を記載しましょう。

挨拶文の書き方や例文について、詳しくは以下の記事を参考にしてください。

送付書類の一覧

挨拶文とともに、送付書類の一覧を記載します。どのような書類を何通送付しているかがわかるよう、書類の名前と数量を箇条書きで明記しましょう。なお、送付状は箇条書きには含めません。縦書きであるため、数量は漢数字にします。

複数書類を送付する際は、送付状に記載する書類の順番と、郵送時の重ね順が一致するようにしてください。

また、書類ごとに改行し、文頭を揃えて記載すると、読みやすい送付状に仕上がります。

縦書きの送付状を作成する際の注意点

送付状を手書きする際の注意点は、以下のとおりです。

  • 横書きとの違いに注意する
  • ボールペンを使用し、シンプルな便箋を選ぶ
  • 書き損じた場合は作り直す
  • 丁寧に手書きする

せっかく手間をかけて縦書きで作成しても、筆記用具や便箋の選び方を間違えたり、書き方に不備があったりしては意味がありません。注意点を押さえて、適切な送付状を作成しましょう。

横書きとの違いに注意する

送付状を縦書きで作成する際は、横書きとの違いに注意しましょう。縦書きならではの注意点は、以下のとおりです。

  • 数字は漢数字、年は和暦を使用する
  • 日付は結語の次の行に記載する

日付や書類の数量など、数字を使用する際は、縦書きであるため漢数字を使います。また、西暦は横書きの時に使うものであるため、縦書きでは和暦を使用しましょう。

さらに、日付は結語の次の行に記載します。横書きのように右上に来るわけではない点に注意しましょう。

ボールペンを使用し、シンプルな便箋を選ぶ

送付状を手書きする際は、インクが滲まないよう黒のボールペンを使用するのがマナーです。使い慣れている場合は、万年筆でも問題ありません。重要なビジネス書類であるため、消えるボールペンやシャーペンは不適切です。

また、便箋は無地のシンプルなものを選ぶようにしましょう。罫線が入った便箋なら、字を真っ直ぐに書けるためおすすめです。

書き損じた場合は作り直す

書き損じてしまった場合は、二重線で消したり修正テープを使ったりするのではなく、はじめから書き直してください。作り直しの手間がかからないよう、はじめに内容を考えておくのがおすすめです。

はじめて送付状を書く方や、縦書きの便箋に慣れていない方は、便箋と同じサイズに設定したWordで下書きを作りましょう。見やすい文字のサイズやレイアウトがわかるため、スムーズに作成できます。

丁寧に手書きする

よい印象を与えられるよう、丁寧に手書きすることが大切です。1文字1文字丁寧に書くことはもちろん、誤字・脱字や言葉遣いにも気をつけましょう。特に宛名を記載する際は、会社名や役職名、担当者の漢字を間違えてしまうと失礼にあたるため、注意が必要です。

送付状を手書きする際は縦書きで作成しよう

今回は、縦書きの送付状の書き方と注意点について解説しました。送付状は、契約書や請求書などのビジネス書類を郵送・FAXで送付する際に、同封するのがマナーです。送付状はパソコンで作成するのが一般的ですが、手書きでも問題ありません。その際は、縦書きでの作成が基本であるため、縦書きならではの注意点に気をつけましょう。送付状の書き方を理解して、正しく丁寧な送付状を作成してください。

よくある質問

送付状は縦書きでもよい?

送付状は基本的にパソコンで作成して横書きにしますが、手書きの場合は縦書きで作成することが一般的です。詳しくはこちらをご覧ください。

縦書きの送付状の書き方は?

縦書きの送付状は、シンプルな便箋にボールペンで記載し、和暦や漢数字を使用する、宛名を1番最後に記載するなど、縦書きならではのポイントに注意して作成しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。


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