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  • 更新日 : 2024年8月16日

立替金の領収書の書き方・無料テンプレート

当記事では、立替金の領収書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。

また、領収書の無料テンプレート、領収書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。

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立替金の領収書が必要なケースは？

立替金とは、本来支払うべき代金を別の人が支払ったお金のことです。お金を支払った人は、後で本来支払うべき人からその代金を徴収します。

代金を徴収したら、その証拠として領収書を発行します。事業の中で立替金が発生するケースは、比較的多いです。例えば、従業員が出張に行った際の旅費や交通費や給料の前貸しなどがあります。

また、立替金は社内だけでなく取引先など社外に対しても発生します。例えば、取引先の手数料や保険料の立替払いなどが相当します。

立替金の領収書の書き方・ポイント

立替金の領収書の書き方やポイントを、見ていきましょう。

一般的な立替金の領収書の書き方

立替金の領収書には、決まった形というものはありませんが、ある程度の領収書への記載内容は決まっています。ここでは、一般的な領収書の書き方を解説します。

領収書には、以下のような事項を記載します。

  • 日付：立替金を精算した日を記載します。
  • 宛名：できれば、取引先などの名前（本来その代金を支払う会社や個人）を記載します。
  • 金額：領収した金額を記載します。改ざんされないように「￥10,000－」、もしくは「金壱万円也」のように記載します。
  • 但し書き：分かりやすいように何の立替金かを明記します。例えば「○月○日　○○料金の立替金支払いとして」などと記載します。立替金精算書があれば、精算書の番号なども記載しましょう。
  • 発行者：領収書発行者の住所や氏名などを記載します。ゴム印を押しても問題ありません。

立替金の領収書とインボイス

本来、支払った経費を消費税で仕入税額控除をしようとする場合は、支払先から適格請求書（インボイス）の発行を受ける必要があります。

立替金の場合、実際にお店などに代金を支払った企業と、その支払いを経費にする企業は異なります。支払いを経費にする企業は、お店から適格請求書（インボイス）の発行を受けることはできないため、立替金を精算した際に、実際にお店などに代金を支払った企業から適格請求書（インボイス）と立替金精算書を受領します。

例えば、B社がお店で買った商品代をA社が立て替え払いしたケースでは、実際にお店に代金を支払った企業はA社、商品代を経費にするのはB社です。B社が、商品代を消費税で仕入税額控除をしようとする場合は、A社から適格請求書（インボイス）と立替金精算書を受領します。

領収書でも、適格請求書発行事業者の名前や登録番号、消費税率（金額）などの一定事項を記載すれば適格請求書になります。A社は、適格請求書の要件を満たした領収書と立替金精算書をB社に発行する必要があります。

立替金の領収書にも活用できる「領収書の無料エクセルテンプレート」

「マネーフォワード クラウド請求書」では、領収書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。

領収書テンプレート①領収書テンプレート②領収書テンプレート③領収書
オーソドックスな領収書テンプレートインボイス（適格請求書）を兼ねた領収書テンプレートシンプルな領収書テンプレートオーソドックスな領収書テンプレート（横）

このほかにも、たくさんの領収書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った領収書をぜひお気軽にご利用ください。

領収書のテンプレート

ここまで見てきたとおり、領収書は市販のものを使わなければならないわけではありません。正しい形式と記載内容であれば、エクセルで作成されたものであっても、領収書として認められます。

マネーフォワード クラウド請求書

※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます

なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く領収書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。

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そもそも領収書とは？

領収書

領収書とは、金銭等の支払いを受けたことを証明する書類のことです。領収書には支払いを受けた者及び支払った者の氏名や取引日付、金額、取引内容などが記載されます。
領収書は、会計上及び税務上の根拠書類としても重要な役割を果たし、領収書やレシートがないと会計上認められず税金が増えてしまうこともあるため、一定期間の保存が求められるものもあります。

領収書はその性質上複数の法律に関与しているため、様々な観点から解釈をすることが可能であり、それによって予期せぬトラブルが発生しやすいという面もあります。

領収書を発行する意味

領収書は商品やサービスに対して、お金を支払う側が確実に代金を支払ったということの証明に、またお金を受け取った側が確実に代金を受け取ったことを証明するために発行されます。

レシートとの違い

領収書は主として「支払いの証明」として利用され、レシートは主として「購入の証明」として利用されている傾向があり、多くの場合、レシートには支払いについての情報まで記載されています。

したがって、レシートであったとしても領収書と同じ役割を果たすものであれば、領収書として認められるのが通例です。具体的には領収日付、売上代金に係る金額、発行元、受領した事実が認められる表記があるものは、すべて領収書に該当します。

【基礎編】領収書の書き方と見本・注意点

領収書の書き方と注意点

領収書を作成する上で最も重要なことは、以下の2点です。

  • 金銭授受の事実を証明するための事項を記載すること
  • 改ざんされないための措置をとること

詳しくは、以下の記事も参考にしてください。

請求書の基礎知識
領収書とは？書き方の見本・無料テンプレート20種類以上！

※以下は上記の抜粋版となります。

タイトル

中央寄せにして領収書であることがよくわかるようにしましょう。

日付

領収書に記載する日付は実際の領収日です。先に商品を引き渡して後日代金が支払われた場合は、実際に支払いがあった日付になります。日付の書き方は西暦、和暦どちらでも構いません。

宛名

相手先の、正式名称を記入しましょう。

金額

領収書には金銭を受け取った法人名や金銭授受日、売上金額などを記載します。金額の改ざんを防止するために金額の先頭には「￥」や「金」を、末尾には「※」や「−」を付けます。さらに金額の0表示3つごとに「,」を付けて記載します。

但し書き

但し書きには、具体的に何の代金を領収したのかを記入します。

金額の内訳

領収書以外に請求書等があり、一定の記載がある場合には不要ですが、領収書のみが取引の証拠である場合に内訳には、税率の異なるごとに合計した金額や消費税額を記載します。

発行者

領収書の発行者の住所・名称を記入します。

収入印紙

印紙税法により、領収書は「金銭または有価証券の受取書」にあたり、5万円以上の場合は収入印紙が必要です。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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