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  3. 送付状（請求書の差し替え）の例文や書き方【無料テンプレート】
  • 更新日 : 2024年11月7日

送付状（請求書の差し替え）の例文や書き方【無料テンプレート】

請求書は取引の証拠となる重要な書類ですので、正確な内容で作成し、適切な送付状（添え状）を添えてお渡しすることがビジネスマナーとされています。また、誤りがあった場合は迅速に差し替えを行い、相手に手間をかけないよう丁寧に対応することが大切です。

この記事では、請求書の差し替え時に役立つ送付状の書き方や文例をわかりやすく解説し、訂正や再発行時の送付状の例文も紹介しています。また、効率的に送付状を作成できる無料テンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

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送付状（請求書の差し替え）の例文

請求書の差し替えを依頼する送付状を書く際は、ビジネスマナーを守り、簡潔で丁寧な表現を心がけましょう。また、先に送付した請求書は破棄いただくようお伝えします。ここでは、例文をケース別に紹介いたします。例文は本文のみを掲載しておりますので、テンプレートを参考に、日付や取引先名、自社名などを追記してご利用ください。

誤請求に関するお詫び

○月分の誤請求に関するお詫び

拝啓　貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、○月○日付けで送付いたしました○月分の請求書（請求No.XXXXXX）につきまして、内容に誤りがあったこと、深くお詫び申し上げます。

（誤）○○○円→（正）○○○円

つきましては、訂正した請求書（請求No.XXXXXX-2）を再発行させていただきます。大変お手数ではございますが、先日お送りした請求書は破棄していただけますようお願い申し上げます。

敬具

記

〇月分請求書 1通

以上

相手方の紛失による再発行の場合

○月分の誤請求に関するお詫び

拝啓　貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。

先日お問い合わせいただきました〇月分請求書（請求No.XXXXXX-2）を送付いたします。

つきましては、同封の請求書は「再発行」となるため、先日お送りした請求書がお手元にございました際には、差し替えの上、破棄いただきますようお願い申し上げます。

敬具

記

〇月分請求書 1通

以上

送付状に記載する挨拶文の具体例

個人宛の場合

個人宛に送付状を送る場合、下記のようなやや柔らかい表現を用いることができます。

  • 「いつもお世話になっております。」
  • 「平素よりお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。」
  • 「突然のご連絡失礼いたします。」

これらの挨拶文を相手や状況に応じて使い分けることで、より適切なトーンで文書を始めることができます。

法人の場合

法人宛の場合は、より格式的な表現を用います。

  • 「拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」
  • 「謹啓 貴社におかれましては、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」
  • 「拝啓 春暖の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」

これらの挨拶文は、季節や状況に応じて適切なものを選択します。例えば、年始には「謹んで新年のお慶びを申し上げます」といった特別な挨拶を用いることもあります。

送付状（請求書の差し替え）の書き方

請求書に添える送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状（請求書の差し替え）に記載すべき項目は、以下のとおりです。

  1. 送付年月日
  2. 送付先（宛先）
  3. 差出人情報
  4. タイトル
  5. 頭語と結語・挨拶文
  6. 本文
  7. 送付内容（記・以上）

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。

③差出人情報

差出人の情報も忘れずに書いておきます。会社名、部署名、担当者名、連絡先などを書いておくと、相手が何か問い合わせをしたいときにスムーズに対応できます。これらは、送付状の下の方に記載するのが一般的です。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「請求書送付のご案内」や「請求書送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。

⑥本文

送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。「本日、貴社よりご依頼いただいた請求書を送付いたしますのでご確認ください。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

⑦送付内容（記・以上）

本文の最後には、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「請求書1通」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。

請求書と送付状の送り方

請求書に送付状を添えて送る場合は、郵送による方法とFAXで送付する方法があります。メールやチャットで請求書を送る場合は、送付状を添付する必要はありませんが、メールの件名を工夫して重要な文書を送っていることを伝えましょう。

請求書を郵送する

郵送で送る際には、送付状は挨拶や中身を伝える目的があるため、1番上に入れる必要があります。封筒は、白色や淡いクリーム色など、落ち着いた色合いの封筒を使用します。

封筒の表面には、住所や会社名・担当者名を正しく書きます。また「請求書在中」と記載することで、中身がわかるため、受け取った相手は書類の仕訳がしやすくなり紛失等を防ぐことにもつながります。切手は過不足のないよう、封筒の左上に、まっすぐに丁寧に貼ります。

封筒の裏面には、自社の住所と名前を記入します。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

請求書の基礎知識
送付状の三つ折りのマナーは？折り方や封筒への入れ方について解説

請求書をFAXする

FAXで送る場合も、送付状を一緒に送るのが一般的です。送付状があると、相手が受け取った内容をスムーズに理解できるようになります。

FAX専用の送付状は以下よりダウンロードいただけます。必要に応じて内容をカスタマイズしお使いください。

請求書をメールやチャットで送る

メールやチャットで送る場合は、送付状は必要ありません。メールの件名に「【重要】請求書の送付」などと入れておくと、相手が迷惑メールと間違えないようにできます。請求書はPDFにし、添付漏れがないか、メールアドレスや相手の名前に間違えがないか確認して送付しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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