- 更新日 : 2024年10月17日
請求管理システムとは？導入メリットや比較検討のポイントを解説
取引先が拡大するにつれて、請求書の作成や入金確認業務には多くの工数が費やされます。請求管理システムを導入することで、自社の請求業務や債権管理を効率化でき、労働生産性向上にも効果的です。本記事では、請求管理システムの概要や種類、サービスを比較検討する際のポイントについて解説します。
目次
請求管理システムとは
請求管理システムとは、取引先などに対して発行する請求書の作成から入金管理までを一元的に処理するためのソフトウェアです。
近年におけるITツールの普及やテクノロジーの発展に加え、慢性的な人材不足に悩む企業が増加していることで、請求管理システムの導入による業務効率化のニーズが高まっています。
請求管理システムを利用する目的
請求管理システムを利用する主な目的は、経理業務の効率化と自動化です。
企業の事業規模が拡大するにつれて取引先も増加するため、請求書の作成や入金管理を手作業で行う場合には、非効率な業務フローに陥りやすいだけでなく、ヒューマンエラーの発生リスクも高まります。
請求管理システムを導入することで、社内における請求書の作成業務を効率化できることに加え、債権の回収遅延が発生した場合にもいち早く検知できるため、企業としての経営リスクを軽減することが可能です。
請求管理システムに備わる機能
請求管理システムでは、以下のような機能を有するケースが一般的です。
- 請求の締め・確定手続き
20日締めや末締めなど、企業によって請求書の締め日は異なります。
請求管理システムを活用することで、自社の締め日に合わせ、対象期間内に行われた取引を集計し、請求情報を確定させることが可能です。
- 請求書の作成
請求の締めや確定手続きが完了したら、取引先ごとに請求書を作成します。また、取引の都度、請求書を作成する場合には、取引が完了した段階で請求書を作成しましょう。
請求管理システムを用いて請求書を作成する場合、あらかじめ取引先情報や品目などを登録することで、継続取引のある取引先に対する請求書の作成を効率化することも可能です。
- 請求書の送付
作成した請求書は、各取引先に対して送付します。
送付方法は、書面による郵送だけでなく、PDFファイルの添付やWebリンクの共有などの方法も増えつつあります。
取引先に対する一括メール送信機能のある請求管理システムを導入すれば、毎月行う請求書の送付作業を省人化でき、人的リソースの有効活用や送付ミス削減にも効果的です。
- 入金確認
請求業務においては、請求書の作成や送付に加え、取引先からの入金確認が必要不可欠です。銀行口座をチェックし、「入金期日までに入金されているか」や「入金額に誤りはないか」を確認します。
請求管理システムを導入することで、入金管理を自動化でき、リアルタイムでの状況把握がしやすくなります。
- 債権残高の管理
入金遅延や回収漏れに気づかなければ、組織としての資金繰り悪化にもつながりかねません。
請求管理システムを活用し、滞留債権をいち早く把握することで、支払いの督促や取引停止などの判断を適切なタイミングで行いやすくなり、経営リスクの軽減に役立てることが可能です。
請求管理システムの種類
請求管理システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。
それぞれで特徴や料金体系、適切な事業規模なども異なるため、両者の違いを正しく理解し、自社に最適なシステムを検討しましょう。
クラウド型
クラウド型の請求管理システムは、インターネットを介して利用するタイプのシステムです。
クラウド型は初期費用が比較的低く、月額料金制で提供されることが多いため、導入のハードルが低いのが特徴です。また、ソフトウェアの更新や保守が自動的に行われるため、ITリソースの少ない中小企業に適しています。
さらに、インターネットさえあればどこからでもアクセスできるため、リモートワークや多拠点での業務にも対応しやすい点が特徴です。
オンプレミス型
オンプレミス型の請求管理システムは、企業のサーバーにソフトウェアをインストールして利用するタイプのシステムです。
一度導入すれば、自社のIT環境に合わせてカスタマイズできるため、独自の業務プロセスや高度なセキュリティ要件を持つ大企業に適しています。ただし、導入のための初期費用が高く、導入後のメンテナンスやアップデートも自社で行う必要があるため、ITリソースが充実している企業向けのサービスといえるでしょう。
また、カスタマイズの自由度が高い一方で、導入前後でまとまった時間とコストがかかりやすい点に注意が必要です。
請求管理システムを導入するメリット
企業は請求管理システムを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。自社の経営課題を正確に把握し、システム導入によってそれらを効果的に解消できるかどうか検討しましょう。
請求業務の効率化
請求管理システムを導入することで、請求書の発行から送付、入金確認までの一連の業務を効率化できます。
手作業で行っていたこれらの業務が自動化されることで、経理担当者の業務負担を大幅に軽減することが可能です。特に定期的に発行する請求書の作成が容易になり、毎月行う請求業務の工数削減につながるでしょう。
ヒューマンエラーの防止
手作業での請求書作成や入金管理では、重複請求などの請求ミスや入金確認のチェック漏れなど、さまざまなヒューマンエラーが発生しかねません。
請求管理システムを活用することで、システムが自動的に請求書を生成し、必要なデータを正確に反映するため、こうしたヒューマンエラーを大幅に削減することが可能です。
これにより、請求業務におけるミスを未然に防ぐことができるため、企業の信頼性が向上し、取引先とのトラブルを回避することにも役立ちます。
情報の一元化
請求管理システムを導入すると、請求に関するデータをシステム内で一元管理できるため、情報の検索や分析が容易になります。
複数の取引先との請求状況をリアルタイムで確認でき、請求内容や未収入金の把握をスピーディーに行えます。また、過去の請求書や入金履歴も簡単に参照できるため、経理担当者が必要な情報にすぐにアクセスできる点も大きなメリットです。
これにより、経営判断に必要なデータをタイムリーに取得でき、取引先の与信管理や経営戦略の策定に活用できます。
管理コストや書類の郵送費用の削減
請求管理システムを導入することで、売掛金残高の管理や社内での情報共有を迅速化でき、経理担当者や上長、経営陣の管理コスト削減に役立ちます。
さらに、システム導入を機に請求書の送付をペーパーレス化することで、印刷費や郵送代、封入作業を行う人件費など、郵送コストの削減にも効果的です。
また、電子請求書を活用することにより、作成した請求書を即座に取引先へ送信できるため、請求プロセス全体がスピードアップします。
請求管理システムを比較する際のポイント
請求管理システムを比較する際には、自社の業務フローに最適なサービスを選ぶために、いくつかのポイントに着目しましょう。
具体的には、以下の項目について慎重に比較検討することで、自社のニーズに合ったシステムを選択しやすくなります。
機能の充実や操作性
請求管理システムを選ぶ際に、まず重視すべきポイントは機能の充実度と操作性です。システムによって提供される機能について、自社の請求業務におけるフローと照らし合わせ、必要なプロセスをカバーできるかどうか確認しましょう。
たとえば、請求書の自動作成や入金状況の追跡、回収遅延が発生した取引先の抽出など、自社の請求管理業務を効率化するために必要な機能を検証してください。
また、システムの操作性は経理担当者の作業効率に直結するため、試用期間などがあれば積極的に活用しましょう。
既存システムとの互換性や連携
新たに導入する請求管理システムが、既存の会計ソフトや販売管理システムと連携できるかどうかについても重要な選定ポイントです。
互換性のあるシステムを選ぶことで、データの二重入力を避けることができ、業務効率が大幅に向上します。さらに、リアルタイムでのデータ共有が可能となり、企業全体で情報の一元管理を実現できます。
このように、シームレスなシステム間連携が可能なサービスであれば、既存の業務プロセスに対してスムーズに組み込みやすくなります。
セキュリティ対策
請求管理システムを導入する際には、セキュリティ面も必ず考慮しなければなりません。
請求書には取引先の機密データが数多く含まれているため、セキュリティに不安のあるシステムの場合には、顧客情報などの流出リスクも高まります。
したがって、データの暗号化やアクセス権限の設定、自動バックアップ機能など、セキュリティ対策が充実しているシステムを選択しましょう。
法律・税制への対応
請求管理システムに関しては、最新の法律や税制に対応しているかどうかについても必ず確認しましょう。
インボイス制度や電子帳簿保存法など、税制や制度改正によって企業を取り巻く環境は大きく変化します。
そのような状況下において、システムが定期的にアップデートされることで、最新の税制や法改正にもスピーディーに対応でき、請求業務におけるトラブルを避けることに役立ちます。
おすすめの請求管理システム
「マネーフォワード クラウド債権管理」では、企業の請求管理業務の自動化・効率化をサポートしています。
具体的には、販売管理システムからの請求データの取込みや、銀行口座からの入金データの自動連携を行うことで、入金消込業務の自動化を実現できます。
また、請求の残高年齢表や未収入金一覧表などの帳票をリアルタイムで確認できるうえ、仕訳データとして会計システムとも連携できるため、バックオフィス業務全体の効率化にも効果的です。
自社に合った請求管理システムを選ぼう
事業規模の拡大に伴い、企業における請求管理業務の負担も増加しやすくなります。
請求管理システムを導入することで、自社の請求書作成や送付、入金確認手続きを効率化でき、社内のヒューマンエラー削減や人的リソース確保に貢献します。
クラウド型やオンプレミス型など、システムの種類によって特徴も異なるため、サービスごとの機能を比較検討し、自社に合ったサービスを選択しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
郵便料金に消費税は発生する？仕訳やインボイス対応についても解説
郵便料金は、その内容などによって消費税の取り扱いが異なることがあります。例えば、郵便切手は原則として購入時には非課税です。この記事では、郵便料金と消費税の関係や、消費税が非課税になる場合と課税になる場合、インボイスとの関係について解説します…
詳しくみる請求書を印刷する際のポイントを解説！印刷方法や用紙サイズは？
請求書や領収書、納品書の印刷コストを抑えるためには、プリンタの種類や印刷方法に気を配る必要があります。大量に伝票を印刷するなら、1枚あたりの費用が安いレーザープリンターの導入が適しています。 枚数が多すぎる場合、電子請求書への切り替えや、外…
詳しくみる月またぎでも経費精算できる？年度をまたぐ場合も解説
月末に出張が立て込んでしまったり、ついつい申請を忘れてしまったりして経費精算が月またぎになってしまうケースも少なくありません。この場合、精算はできるのでしょうか？ この記事では月またぎや年度またぎの経費精算の可否や、月や決算期をまたいでしま…
詳しくみる請求書控えの保存はコピーでも大丈夫？適切な保管方法や電子化について紹介
請求書や領収書を発行した側の控えは保存義務がなく、原本のコピーで保存しても問題ありません。保存方法はコピーのほか、電子データによる保存も可能です。 本記事では、請求書をコピーで保存できるかについて解説します。2023年10月から始まるインボ…
詳しくみる税理士の請求書の書き方
国家資格である税理士は、税理士試験に合格するなど一定の資格を得たうえで、日本税理士会連合会に備える税理士名簿に登録を受けてなることができます。税理士は、税務代理、税務署類の作成、税務相談、e-Taxの代理送信、その他各種税務相談などといった…
詳しくみる請求書業務の代行とは？外注先の選び方やメリットを解説
請求書業務は膨大な書類をミスなく処理するスキルが求められ、負担が大きくなりがちな仕事です。請求書に関する業務量の多さが課題になっている場合は、外注サービスの活用を検討しても良いかもしれません。 請求書業務の代行業者や発行・受け取りシステムな…
詳しくみる