- 更新日 : 2023年3月24日
請求書の送り方やマナーを解説！封筒には何を書くべき？
請求書のPDF化による電子取引が増えていますが、取引先によっては紙の請求書を郵送する方法を希望するケースもあります。改めて請求書を郵便で送るとなると、意外と正しい書き方や送り方を忘れていることもあるものです。
この記事では、請求書を封筒で郵送する場合の封筒の書き方や送付方法などのマナーについて解説していきます。
目次
請求書を郵送するのに適した封筒はどのようなもの？
まず、請求書を郵送する際はどのような色・サイズの封筒を選ぶべきか、それぞれ押さえておきましょう。
封筒の色
請求書を送る際の封筒の色が定められているわけではありませんが、白や薄い青色、茶色のクラフト封筒などを使うのが一般的です。
また、多少コスト高になりますが、ビジネス用の窓付き封筒であれば、宛名を手書きする必要がなく業務の時間短縮にもなります。封筒の材質には十分気をつけ、透かした状態で中身が見えないことも大切です。
封筒の表面には請求書が入っていることを明らかにするために、封筒の表面に「請求書在中」と添え書き、またはゴム印を押します。重要な書類が封入されていることに気づいてもらう必要があるためです。せっかく添え書きしたにもかかわらず、気づいてもらえないと意味がないため、添え書きが一目でわかるような色の封筒がベストでしょう。
封筒のサイズ
通常、請求書を送付する封筒としては、次の2種類のサイズのものが使用されます。
- 長形3号：120ミリ×235ミリのサイズです。A4サイズの書類が三つ折りで入ります。
- 角形2号：240ミリ×332ミリのサイズです。A4サイズの書類が折らずに入ります。
封筒は社名のロゴの入れ方などにより、縦型・横型の2種類があります。使用する場合は、縦横どちらの向きの封筒でも構いません。
請求書を送る封筒の表面に記載する事項
封筒の種類を押さえたところで、表面の書き方について見ていきましょう。請求書を郵送する際に封筒に記載する事項は以下の通りです。縦書きを前提に説明していきます。
宛先の住所
宛先の住所は、郵便番号欄の右端の下1～1.5センチ程度、端から1～1.5センチ程度の間隔を空け、できるだけ1行で書きます。縦書きの場合、住所の番地などの数字は漢数字を使用することもあります。
宛先の会社名・部署名・役職名・氏名
宛先の会社名・部署名・役職名は、中央よりやや右に寄せ、住所より1字下げて書き出しましょう。「株式会社」などの法人格は省略せずに書きます。
担当者名は、封筒の中央に大きめの文字で書きます。氏名が不明の場合はご担当者様と記載します。担当者自体が不明な場合は、会社名や部署名には「御中」とします。
宛先の会社名・部署名・役職名・氏名を間違うことは大変失礼なことであるため、しっかりと確認する必要があります。
添え書き
前述のように左下に「請求書在中」と添え書きし、請求書が封入されていることを明示します。
ゴム印が用意できればそれに越したことはありません。手書きに慣れている方は別ですが、できるだけ省力化したいものです。なお、ビジネスでは赤色は赤字を連想させるため、避けた方が無難です。目立つことを考慮するのであれば、黒色ではなく、青色が良いでしょう。
請求書を送る封筒の裏面に記載する事項
次は封筒の裏面の書き方を見ていきましょう。記載事項は以下の通りです。
差出人の会社名、部署名、氏名
裏面に継ぎ目がある場合は、継ぎ目を境にして右側に住所とその上に郵便号、左側に会社名、部署名、氏名の順に記載します。継ぎ目がない場合は、差出人の会社名、部署名、氏名を左側に寄せて記載します。
送付日
送付日は左側上部に記載します。縦書きであれば、「令和〇〇年〇月〇日」というように漢数字を使用、横書きであればアラビア数字で書き記します。
〆（封じ目）
封じ目は宛名の本人しか開封することができないようにするために用います。勝手に他社宛の封書を開封した場合は「信書開封罪」にあたるため、注意が必要です。封字には締めるという意味の「〆」や「封」、より重要な書類に用いる「緘（かん）」などがあります。通常は「〆」や「封」で良いでしょう。
ただし、封じ目は記載が必ず求められているわけではありません。封じ目の有無よりも、封がきちんとされていることを確認するようにするようにしましょう。
封筒に入れる際の請求書の折り方
請求書を封筒に入れる際にもビジネスマナーがあります。一般的に請求書はA4サイズの横書きの場合が多いかと思います。
A4の紙を横向きにし、まず三つ折りする初めの3分の1の位置を正確に決め、均等に折りたたみます。その際、開いたときに「請求書」の表題がすぐに目につくようにします。
送り状を同封する場合も同様に三つ折りにし、はやり「拝啓」の文字が開いたときにすぐに見えるように折りたたみます。
なお、封入の仕方は、封筒を表面から見た状態が基準となるため、三つ折りの開いている部分が左側、折れている部分が右側になるように封入します。
請求書は信書として送る
請求書を発行する上で注意しなければならないのは、請求書は郵便法および信書便法上の「信書」に該当するということです。信書とは「特定の受取人に対して、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書」のことです。
信書は原則として普通郵便で送付する必要があります。宅配便やゆうパック、ゆうメールでは送ることはできません。これらで送付することは、そもそもコンプライアンス違反となるため、うっかり送付すると会社の信用にも関わります。
請求書の送り方やマナーを知っておこう！
請求書を封筒で郵送する場合の封筒の書き方や送付方法などのマナーについて解説してきました。請求書の封筒による郵送の方法については、研修などでは教えていないケースも珍しくありません。
書き方も含めて受け取る側の気持ちに配慮した送り方を心がけましょう。
よくある質問
請求書を郵送する際に封筒の表面に書くべき項目は何ですか？
宛先の住所、宛先の会社名・部署名・役職名・氏名、添え書きです。詳しくはこちらをご覧ください。
請求書を封筒に入れる際はどのように折るべきですか？
開いたときに「請求書」の表題がすぐに目につくよう三つ折りにします。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
