- 更新日 : 2023年4月12日
請求書受領サービスとは？受取請求書を電子化するメリットや比較ポイントを解説！
これまで煩雑だった受取請求書の業務を電子化し、大幅に請求書業務の負担を削減してくれるのが請求書受領サービスです。最近、請求書受領サービスを導入している企業が増えています。また、請求書受領サービスを提供する企業も増えています。
この記事では、請求書受領サービスの概要や、受取請求書を電子化するメリットや比較ポイントなどを解説します。
目次
請求書受領サービスとは？
請求書受領サービスとは、簡単にいうと請求書に関する業務を電子化して効率化するサービスです。サービス内容は提供会社によって異なりますが、受取請求書の処理を自動化したり、他サービスと連携し、仕訳・振込データを作成したりとさまざまです。
請求書受領サービスを利用することで、これまで煩雑だった受取請求書の業務負担を大幅に軽減できます。
請求書受領において課題になりがちなことは？
請求書受領サービスを利用せず従来の方法で請求書を受領している場合、どのような課題があるのでしょうか。
受領方法がさまざまで煩雑
大きな課題として挙げられるのは、受領方法が取引先によって異なるケースが多いことです。一般的に請求書は、購買の担当者が受領しますが、その受領方法は、郵送、電子メール、Webサイトからのダウンロード、月まとめで支払通知書を書面で交付する（いわゆる請求レス取引）など、取引先によってさまざまです。
受領方法が一律ではないことから、購買の担当者から次の工程に進むまでにスムーズにいかないことがあります。
経理で承認を得るまでの工程が煩雑
請求書は、経理で支払いの承認を得る必要がありますが、そこに至るまでには、関係部署への回覧、受領後の記載内容の確認、経理による取引の起票など、複数の煩雑な工程があります。
送付される請求書は定型的なフォーマットのものとは限りません。経理の確認作業に進むまでにそれぞれの工程で短時間で正確に処理するにはある程度の経験とスキルが不可欠になります。
処理状況が不明確
複数の工程を経るため、請求書を受領してから経理の確認作業に至るまで一目で確認することができません。
特定の請求書について、現時点で誰がどのような処理をしているかが明らかではないため、トラブルとなった場合、スピーディーに状況把握することは困難です。
柔軟な働き方の妨げ
新型コロナウイルスの感染拡大を契機に、リモートワークや在宅勤務などを推進している企業が増えています。しかし、紙の請求書を郵送で受領している場合、請求書の処理のためには出社しなければなりません。
柔軟な働き方に向けて企業としてリモートワークなどを推進しようとしても、請求書の受領方法が妨げになっているケースも多いようです
インボイス制度による負荷の増大
2023年10月1日からインボイス制度がスタートします。これによって新たに適格請求書（インボイス）に記載する項目が追加され、要件を満たした請求書を発行・保管することが義務づけられます。
インボイス制度では、従来の請求書とは作成・保管方法が異なるため、経理担当者は慣れない業務に対応する必要があります。これまでの業務よりも負荷は増える可能性があるでしょう。
インボイス制度について、詳しくは下記記事で解説しています。
請求書受領サービスを導入するメリットは？
請求書受領サービスを導入するメリットには、以下のようなものがあります。
受取請求書の処理を自動化し、工数を削減
請求書の処理業務では、さまざまな工数をこなす必要があります。たとえば、紙で受け取った請求書を開封して専用ファイルに保存し、自社のシステムに入力するなどのことです。
また、紙の請求書に加え、メールでのPDFファイルなどが混在している場合は、さらに手間がかかります。
しかし、請求書受領サービスを導入すれば、受取請求書の処理をクラウドなどで一括管理できます。しかも、AI-OCR機能を使って自動で請求書をデータ化できるので、大幅に工数を削減することができます。
ワークフローを電子化し、テレワークに対応
請求書を受け取って支払うまでには、いくつかのワークフローを経る必要があります。
たとえば、いわゆるハンコリレーが行われている会社はまだ多いです。担当者から部署の上長、さらに経理担当者まで、請求書の確認とハンコ（承認）をもらって、初めて支払いができます。
しかし、請求書受領サービスを導入すればワークフローを電子化することができます。それによって実際のハンコを押す作業が必要なくなり、パソコン上でチェックや承認が可能となります。
そのため、テレワークでも対応でき、ハンコのために出社が必要になったり、関係者が不在のために請求書業務が滞ったりすることもありません。
他サービスと連携し、仕訳・振込データを作成
APIなどの他サービスと連携し、仕訳・振込データを作成できるのも、請求書受領サービスを導入するメリットのひとつです。
仕訳データの作成
請求書を受け取り、取引先に振込を行ったあとは、そのデータを会計ソフトの仕訳として入力する必要があります。請求書が多ければ、入力間違いや漏れが出る可能性もあります。
そこで、請求書受領サービスを導入すれば、APIなどの他サービスと連携し、請求書のデータや振込データを自動で会計ソフトに取り込み仕訳を作成できます。
振込データの作成
請求書受領サービスでは他サービスと連携し、全銀協のフォーマットに合わせた振込データを自動で作成できるため、振込業務の大幅な削減につながります。
電子帳簿保存法・インボイス制度などの法改正にも対応
請求書業務では、電子帳簿保存法やインボイス制度の導入などの法改正が起こるたびに、法改正に合わせた書式の変更やシステムの改修をする必要があります。
請求書受領サービスを導入すると、アップデートなどで自動で法改正にも対応してくれ、手間が省けるほか、法改正の反映ミスも防げます。
請求書受領サービスの比較ポイント
請求書を電子化する会社が増加しているため、請求書受領サービスを提供する会社も増えています。そこで、請求書受領サービスを導入する際には各社のサービスを比較し、自社に合ったものを選ぶ必要があります。
請求書受領サービスの主な比較ポイントとして、次のようなものがあります。
費用・コスト
請求書受領サービスの比較ポイントとして、まず確認すべきはサービスの費用やコストです。請求書受領サービスを提供している各社の導入費用や、ランニングコストを比較します。
無条件に費用やコストが安ければ良いということはありませんが、会社の予算とサービス内容を検討し、自社に合ったサービスを選びましょう。
対応する請求書の形式
請求書には、紙やメール（PDF）など、いくつかの形式があります。請求書受領サービスによって対応している形式が異なるので、自社で取り扱っている請求書に合わせたものを選ぶ必要があります。
導入・運用時のサポート
導入時や運用中のサポートがあるかどうかも、比較ポイントのひとつです。導入時のサポートがあればシステムの導入がスムーズに進みます。また、運用中のサポートがあれば、使い方がわからない場合やエラーが出た場合などに安心です。導入時や運用中のサポートがある請求書受領サービスを選ぶことをおすすめします。
ファイリングや保管の代行
請求書受領サービスを導入しても、紙の請求書が多ければファイリングや保管の作業が発生します。しかし、請求書受領サービスの中にはオプションで紙の請求書のファイリングや保管を代行しているものもあります。
ファイリングや保管のサービスがあれば、紙の請求書が自社に届くことがないので、ペーパーレス化できます。
他システムへのデータ連携
請求書受領サービスは、他システムへのデータ連携ができるものが多いのですが、具体的にどのシステムと連携できるのかは各社で異なります。自社が使っているサービスとデータ連携できる請求書受領サービスを選びます。
請求書を受領した後はどう処理する？
請求書を受領後の業務のフローを整理すると、下記のようになります。
請求書を受領した後は上長も含めて関係部署に回覧し、経理部門で請求書の記載内容を確認します。
その後、帳簿に入力して起票し、支払いの承認を得て支払いを実行します。
売掛金や未回収金があれば、実際に入金が確認できた時点で請求額に対して入金額が合っているか照合する消込作業も必要になります。
そして、支払いが完了した請求書の原本はファイリングして所定の期間、保存管理するというのが、請求書受領後の一連の流れです。
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また、オプションとして、紙の請求書のファイリングや保管の代行をするBPOサービスを提供しており、請求書処理を簡単に効率化できます。1ヶ月無料トライアルもあるので、まずは、お試しで使ってみてはいかがでしょうか。
請求書を電子化して効率的に処理を行いましょう
請求書の電子化は、多くの会社で行われています。電子帳簿保存法の改正で、今後ますます、請求書の電子化は進んでいくでしょう。
請求書の電子化を行うことで、煩わしい請求書の業務を効率化することができます。できるだけ早く請求書の電子化に取り組み、効率的に処理を行いましょう。
よくある質問
請求書受領サービスとは何ですか？
請求書に関する業務を電子化して効率化できるサービスです。詳しくはこちらをご覧ください。
請求書受領サービスを導入するメリットは？
受取請求書の処理の自動化による工数の削減や、ワークフローの電子化によるテレワークへの対応などがあります。詳しくはこちらをご覧ください。
請求書受領サービスの比較ポイントは？
費用やコスト、対応する請求書の形式などです。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
