- 更新日 : 2024年10月18日
分割払い決済の領収書の書き方・無料テンプレート
当記事では、分割払い決済の領収書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、領収書の無料テンプレート、領収書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
目次
分割払い決済の領収書が必要なケースは?
分割払いや料金の一部支払いの領収書が必要なケースにはいくつかの状況があります。
こちらでは
- 割り勘で支払った場合
- 分割払いで代金を支払った場合
- 料金の一部を経費として計上する場合
についてご紹介していきます。
割り勘で支払った場合
取引先や仕事関係の人とミーティングなどで食事をした際、割り勘で支払うことがあります。それぞれが自分の分を支払った証拠として、領収書を分割して発行してもらいましょう。
たとえば、3人で12,000円分の食事を割り勘した場合は、各人4,000円の領収書を受け取ることができます。
分割払いで代金を支払った場合
高額な商品やサービスを購入する際、分割払いを選ぶことがあります。その場合は、合計金額ではなく各回の支払いごとに領収書を発行してもらうのが一般的です。
料金の一部を経費に計上する場合
会社のルールで経費対象の上限が定められているものは支出の一部を経費として計上するために、支払った金額の一部のみ領収書を発行してもらえます。
たとえば、経費申請が5,000円までと決められている勘定科目に該当する物品を10,000円分購入した場合、「経費申請の上限が5,000円なので、5,000円の領収書をお願いします」と伝えれば、業者や店舗がきちんとその金額分の領収書を作成してくれます。
お店の売上と差異が出ないように、但し書きには「10,000円の商品代のうち5,000円分」と記載されることも多いです。
分割払い決済の領収書の書き方・ポイント
分割払い決済の領収書を書く際には、いくつかの重要なポイントがあります。
固定資産に該当しないかどうかを確認する
10万円以上の商品は「固定資産」として扱われます。法律上、固定資産に該当するものは領収書を分割することはできません。
分割払いであったとしても、経理上は頭金や支払い回数に関係なく購入代金の全額を取得代金として登録し、耐用年数に応じて減価償却処理を行うのが原則です。
上限金額を確認しておく
社内規定で会食時の費用上限を5,000円程度に定められている会社もあります。1万円以下の飲食代は経理上接待交際費ではなく飲食交際費として計上できることが主な理由です。
一方、接待交際費は損金として算入できなかったり、1人あたりの飲食代が1万円以上と定められていたりするケースも多いです。
事前に確認しておくことが重要です。上限を超える場合は、別の支払い方法を検討する必要があります。
分割払い決済にも活用できる「領収書の無料エクセルテンプレート」
領収書テンプレート(ひな形)をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。
たくさんの領収書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った領収書をぜひお気軽にご利用ください。
ここまで見てきたとおり、領収書は市販のものを使わなければならないわけではありません。正しい形式と記載内容であれば、エクセルで作成されたものであっても、領収書として認められます。
※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く領収書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
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そもそも領収書とは?
領収書とは、金銭等の支払いを受けたことを証明する書類のことです。領収書には支払いを受けた者及び支払った者の氏名や取引日付、金額、取引内容などが記載されます。
領収書は、会計上及び税務上の根拠書類としても重要な役割を果たし、領収書やレシートがないと会計上認められず税金が増えてしまうこともあるため、一定期間の保存が求められるものもあります。
領収書はその性質上複数の法律に関与しているため、様々な観点から解釈をすることが可能であり、それによって予期せぬトラブルが発生しやすいという面もあります。
領収書を発行する意味
領収書は商品やサービスに対して、お金を支払う側が確実に代金を支払ったということの証明に、またお金を受け取った側が確実に代金を受け取ったことを証明するために発行されます。
レシートとの違い
領収書は主として「支払いの証明」として利用され、レシートは主として「購入の証明」として利用されている傾向があり、多くの場合、レシートには支払いについての情報まで記載されています。
したがって、レシートであったとしても領収書と同じ役割を果たすものであれば、領収書として認められるのが通例です。具体的には領収日付、売上代金に係る金額、発行元、受領した事実が認められる表記があるものは、すべて領収書に該当します。
【基礎編】領収書の書き方と見本・注意点
領収書を作成する上で最も重要なことは、以下の2点です。
- 金銭授受の事実を証明するための事項を記載すること
- 改ざんされないための措置をとること
詳しくは、以下の記事も参考にしてください。
※以下は上記の抜粋版となります。
タイトル
中央寄せにして領収書であることがよくわかるようにしましょう。
日付
領収書に記載する日付は実際の領収日です。先に商品を引き渡して後日代金が支払われた場合は、実際に支払いがあった日付になります。日付の書き方は西暦、和暦どちらでも構いません。
宛名
相手先の、正式名称を記入しましょう。
金額
領収書には金銭を受け取った法人名や金銭授受日、売上金額などを記載します。金額の改ざんを防止するために金額の先頭には「¥」や「金」を、末尾には「※」や「−」を付けます。さらに金額の0表示3つごとに「,」を付けて記載します。
但し書き
但し書きには、具体的に何の代金を領収したのかを記入します。
金額の内訳
領収書以外に請求書等があり、一定の記載がある場合には不要ですが、領収書のみが取引の証拠である場合に内訳には、税率の異なるごとに合計した金額や消費税額を記載します。
発行者
領収書の発行者の住所・名称を記入します。
収入印紙
印紙税法により、領収書は「金銭または有価証券の受取書」にあたり、5万円以上の場合は収入印紙が必要です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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