更新日 : 2024年10月21日

請求書をデータで送ってもいい？ファイル名の付け方やメール文例も

取引先とメールで連絡をとっていると、請求書などお金のやり取りが発生する書類や、税務に関係する書類をデータで送ってよいのか気になるのではないでしょうか。

ここでは請求書に焦点を当て、請求書をデータで送る可否や、送ってもよい場合のファイル名の付け方やメール文例などについて、詳しく解説します。

請求書はPDFなどのデータで送ってもいい？
請求書をデータで送るメリットは？
- 請求書の管理がしやすい
- コストの削減ができる
請求書をデータで送るデメリットは？
請求書をデータで送る時のファイル名の付け方は？
請求書をデータで送る時のメールの文例は？
請求書をデータで送る時の注意点は？
- 取引先の合意を得る
- セキュリティに気を付ける
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請求書はPDFなどのデータで送ってもいい？

請求書を取引先にデータで送る場合、PDF化することが多いです。結論から言うと、請求書をPDF化してデータとして取引先に送っても問題ありません。

請求書をPDFなどのデータで送る場合、注意しなければならないのがインボイス（適格請求書）と電子帳簿保存法です。請求書をインボイス（適格請求書）としている場合、データで送った請求書にも紙の請求書と同じように、適格請求書発行事業者の登録番号などの必要事項を記載する必要があります。

また、電子取引においては、請求書や領収書などを原則電子データとして保存する義務があります。PDFのデータを削除しないように気を付けましょう。

PDFの請求書が法的に認められるかどうかについては、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひご確認ください。

PDFの請求書は法的に認められる？電子帳簿保存法との関係も解説

請求書をデータで送るメリットは？

請求書をデータで送ると、さまざまなメリットがありますが、代表的なものとして「管理のしやすさ」と「コスト削減」が挙げられます。それぞれについて、見ていきましょう。

請求書の管理がしやすい

請求書は、発行して終わりというものではありません。期日になったら入金がされているか、入金額が請求書に記載された金額と合っているのか確認する必要があります。

また、請求書の内容について問い合わせがあった場合は、請求書を確認して対応しなければなりません。請求書の控えを紙で保存している場合は、手作業で控えを探す必要があり、古いものを探すときには手間や時間がかかります。一方、請求書をデータで送っている場合は、ファイル名などで検索すれば必要な請求書を簡単に確認できるので、管理がしやすくなります。

コストの削減ができる

紙の請求書を送る場合、パソコンなどで請求書を作成した後に紙に印刷し、郵便などで送付する必要があります。インク代や封筒代、郵送料など金銭的なコストがかかるほか、作業する時間のコストもかかります。また、請求書の控えを保管するためのスペースも必要です。

一方、請求書をデータで送る場合は、紙に印刷をする必要や封筒に請求書を詰める必要もないので、金銭的なコストや作業する時間のコスト、請求書を保管するためのスペースを削減できます。

請求書をデータで送るデメリットは？

請求書をデータで送るデメリットは「データが消失する可能性がある」ことです。

データで送った請求書にも保存義務があり、電子データ保存が必要です。電子データ保存をするには、タイムスタンプ付与などの「真実性の要件」や、操作マニュアルを備え付けるなどの「可視性の要件」を満たさなければいけません。そのため、真実性の要件や可視性の要件を満たすことができるシステムを導入する必要があります。

また、データで送った請求書は個人事業主なら原則5年、法人なら原則7年（欠損金の生じた年度は10年）保存しなければなりません。

しかし、システムエラーなどが起こると、データが消失する可能性があります。決められた期間の保存ができないと、税務調査で不利になることがあります。システムのエラーなどでデータが消失しないように、バックアップを残しておくなど対策を講じておきましょう。

請求書をデータで送る時のファイル名の付け方は？

請求書をデータで送る時のファイル名は、電子帳簿保存法の検索要件を満たすものにする必要があります。

電子帳簿保存法の検索要件を満たすためには、取引年月日などの日付、取引金額や取引先を含めたファイル名を付けます。また、ファイルごとにルールを変えるのではなく、会社として統一したルールを作成し、そのルールに則ったファイル名にします。

例えば「20241020_A社_550000_商品販売請求書」といったファイル名を付けます。日付と金額のどちらかで範囲指定による検索が必要なため、ファイル名を短くしたい場合は日付と金額のどちらかを省くことが可能です。一般的に日付で検索することが多いため、ファイル名を短くしたい場合は金額を省きましょう。

請求書をデータで送る時のファイル名の付け方については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ、こちらもご参照ください。

請求書を送信する際のファイル名は？電子帳簿保存法の検索要件も解説

請求書をデータで送る時のメールの文例は？

請求書をデータで送る際、メールの文面について特に決まりはありませんが、一般的に以下のような事項を盛り込みます。

件名
宛先（社名、担当者名）
挨拶文
請求書の内容（取引内容、請求金額、支払期日）
送り側の担当者名

文例は以下のとおりです。

件名：請求書送付のご案内（PDF添付）

〇〇株式会社

〇〇部〇〇様

いつもお世話になっております。××株式会社の××と申します。

△△のお取引につきまして、下記のとおり請求いたします。

請求書を添付しておりますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

取引内容
請求金額（消費税）
支払期日

ご不明点がございましたら、××までお問合せください。

請求書をデータで送る時の注意点は？

請求書をデータで送る時の注意点には、次のものがあります。

取引先の合意を得る

請求書をデータで送る時、まずは取引先の合意を得る必要があります。取引先が会社の方針として、請求書を紙で保存や管理をしていることも多いです。その場合は請求書をデータで送っても、後から紙の請求書の送付を希望されるので、請求書をデータで送るメリットが少なくなります。

データで送られた請求書は、電子データ保存の対象となります。電子データ保存の対象者は、請求書の発行者だけでなく受け取った側も該当します。取引先も電子データ保存への対応を求められるため、あらかじめ請求書をデータで送ってよいかどうか同意を得ておきましょう。

セキュリティに気を付ける

データで送った請求書は、システム上で管理することになります。そこで気を付けたいのがセキュリティ上のリスクです。コンピュータウイルスに感染すると、請求書のデータの消失や改ざんが起こるだけでなく、請求書の情報が漏洩して取引先などからの信頼を損なう可能性があります。

そのため、バックアップを取り、ウイルス対策ソフトや安全性の高いシステムを使うなどセキュリティに気を付けなければなりません。

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また、IPアドレス制限機能やSSO（シングルサインオン）ログインができるので、セキュリティも万全で安心して使うことができます。ぜひ、この機会にマネーフォワードクラウドインボイスの導入をご検討ください。