- 更新日 : 2024年10月17日
前払いの見積書の書き方・無料テンプレート
当記事では、前払いの見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
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目次
前払いの見積書が必要なケースは？
商売では商品やサービスを提供した対価として代金が支払われるのが一般的ですが、買い手と売り手が合意すれば前払いも可能です。この記事では前払いで見積書を書く際の方法や注意点について記載します。
前払いで商品・サービスの代金を受け取る場合
商品・サービスを納品する前に代金の全部もしくは一部を受領する場合、見積書に前払いであることがわかるよう記載する必要があります。例えば材料や機材の調達を要する場合、商品やサービスの提供が予約制である場合、不動産などの高額なものを販売する際には、手付金として前払いで代金の一部を受け取ることがあります。また、弁護士などの士業やコンサルタントなどに支払う費用も着手金として前払金を支払い、案件が完了した後に報酬を支払うという形態が取られるケースがあります。
前払いの見積書の書き方・ポイント
前払いの見積書の書き方
前払いで商品の代金を全部受け取る場合、支払条件の欄に「前払い」「支払期限：◯年◯月◯日まで」というように具体的な期日を記載しましょう。
また、代金の一部を前払金として受領する場合は、以下のように記載します。
| 明細 | 単価 | 数量 | 金額 |
|---|---|---|---|
| サービスA | 500,000 | 1 | 500,000 |
| （うち前払金として） | ▲200,000 | 1 | ▲200,000 |
上記のように記載すれば、代金の総額がいくらで、そのうち前払金がいくら必要になるのかがわかりやすくなります。
前払いであることを明記する
前払いで代金を受け取る際には、前払いであることをしっかりと見積書に明記しておきましょう。前述の通り、商売は商品やサービスを支払った対価として代金を支払うのが一般的です。特に取引先と普段後払いで取引をしている場合は、しっかりと見積書に前払いである旨と支払期限を明記しておきましょう。
相手方から前払いの了承を得る
前払いは買い手にとってリスクが高い取引となります。後払いであれば商品・サービスがしっかりと納品されてから代金を支払えば問題ありません。前払いの場合は代金を支払ってもしっかりと商品・サービスが納入されない、あるいは不備がある場合も考えられます。
一方、売り手側にとっては取引先が後払いと思いこんでいたために、前払いの期日までに代金が納入されないというリスクがあります。
前払いで代金を受け取る場合、あるいは代金を支払う際には、あらかじめ売り手と買い手がしっかりとすり合わせをして合意を形成しておき、その証として見積書に支払条件を明記しておくことが重要です。
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なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
そもそも見積書とは？
見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。
クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。
見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。
【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点
①宛名
宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。
一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。
書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。
まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。
②差出人の名前
相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。
また、宛名同様に所在地の記載も求められます。
差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。
③見積書の通し番号
事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。
通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。
④発行日
発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。
また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。
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⑤見積もりの合計金額
見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。
⑥見積もりの内容
見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。
品目名
品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。
単価
次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。
個数
それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。
合計
品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。
⑦各項目の小計、消費税、合計金額
各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。
⑧備考欄
備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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