更新日 : 2024年10月21日

注文書を電子化・ペーパーレス化する方法は？電子帳簿保存法の保存要件も解説

注文書とは、買い手が売り手に対し商品やサービスの提供を「正式に」要求する書類です。契約の成立を示すため、その取引においては重要な証拠となります。

近年は、ペーパーレス推進により注文書もデータ化されることが多くなりました。この記事では注文書の電子化・ペーパーレス化や電子帳簿保存法などとの関係を解説します。

注文書は電子化・ペーパーレス化できる？
注文書を電子化・ペーパーレス化するメリットは？
注文書を電子化・ペーパーレス化するデメリットは？
注文書を電子化・ペーパーレス化する方法・流れは？
- 紙の注文書を電子化する流れ
- 会社全体をペーパーレス化する流れ
注文書を電子化・ペーパーレス化する際の注意点は？
- セキュリティ対策等の徹底
- 従業員の抵抗感への対応
電子帳簿保存法に対応した注文書の保存要件は？
- 電子取引における保存要件の概要
注文書を電子化・ペーパーレス化するならマネーフォワードクラウド
電子化・ペーパーレス化には安定したツールの導入を！

注文書は電子化・ペーパーレス化できる？

ここでは、注文書の「電子化」や「ペーパーレス化」について取り上げます。そこでまず、「電子化」と「ペーパーレス化」の違いを明確にしておきましょう。

電子化とは、情報やデータを電子データに変換し、コンピューターや各種デバイスで処理・保存・共有できるようにすることを言います。これに対し、ペーパーレス化とは、紙の利用を極力抑え、可能な限り電子データを活用して情報を管理・共有することを目指す取り組み全体を指します。

例えば、注文書をPDFファイルに変換することは「電子化」ですが、そのことによって電子データによって注文書を管理し、結果的に紙の利用をなくすことは「ペーパーレス化」となります。このように「電子化」と「ペーパーレス化」は密接に関連するものの、全く同じ概念ではありません。

電子帳簿保存法においては、電子データで発行または受領した注文書（いわゆる電子取引でやりとりした注文書等）は、電子データ（電磁的記録）のまま保存することを求めています。この前提には、電子署名法などにより注文書のような国税関係書類を電子データ化することが認められていることがあります。

したがって、商取引において注文書を電子化することは可能であり、社内においても電子化によりペーパーレス化の推進ができます。

以下においては、電子化によってペーパーレス化を進めることを、「電子化・ペーパーレス化」と略して記載しています。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答」（問1ご参照）

注文書を電子化・ペーパーレス化するメリットは？

注文書の電子化によるペーパーレス化は、単なるコスト削減に留まらず、業務効率化や自然環境への貢献といった多方面にメリットをもたらします。つまり、企業の持続可能な成長を目指す上でも有意義な取り組みと言えます。以下、注文書の電子化がもたらす3つのメリットをご紹介します。

コスト削減

注文書の電子化によって次のようなコストの削減が可能となります。

印刷コスト、用紙コスト、郵送コスト
用紙保管スペース、保管倉庫コスト、用紙等の管理コスト
廃棄コスト（定期的な廃棄が必要であるため）

業務効率化

注文書の電子化によって、次のような効率化が進みます。

注文書に係る処理のリードタイム大幅短縮
過去の注文書などの検索性向上
文書データ共有化によるコミュニケーションの円滑化や誤解防止

環境への貢献

注文書の電子化によって、次のような環境への影響が考えられます。

紙の消費量削減による、CO2排出量の削減
紙の廃棄量削減による、ごみの減量

注文書を電子化・ペーパーレス化するデメリットは？

注文書の電子化・ペーパーレス化におけるデメリットについても、3つご紹介します。

システム導入における課題

電子化だけでなくペーパーレス化を視野に入れた場合、管理システム導入が前提となり、次の点が懸念されます。

システム導入コスト
従業員の教育コスト
既存システムとの連携のためのコスト

セキュリティリスク

多くのデータをシステムに委ねるほど、懸念されるのがセキュリティリスクです。注文書の電子化だけに起こるものではありませんが、次のようなリスクが考えられます。

情報漏えいリスク
データ改ざんリスク
システム障害リスク

運用上の課題

電子化・ペーパーレス化には、従来の業務フローの変更が必要です。事前説明や従業員教育により解決策を立てておくことが求められます。

システム導入当初のフロー変更時における現場の混乱
業務フロー移行に対する従業員の抵抗

注文書を電子化・ペーパーレス化する方法・流れは？

単に書類を電子化することと、会社全体をペーパーレス化することは方法が異なります。それぞれに分けて紙で運用している現体制からの移行方法について解説します。

紙の注文書を電子化する流れ

紙で運用している「注文書」を電子化して、業務フローを変えるには次のような方法が考えられます。

手順	処理	概要
1	対象となる書類の洗い出し	すべての書名が「注文書」ではない場合、どの書類を対象とするかを確認します。大量にやり取りされるものや、保管期間が短いものなどを対象にするとよいでしょう。
2	電子化ツールの導入	スキャナー、OCRソフトウェア、専用の管理ソフト等どのツールからどのようにして電子化するかを決定します。
3	保存場所等の決定	データ形式や解像度などの選定や、電子データの格納場所などを決定します。
4	アクセス権限の設定	誰が電子データを閲覧できるかを設定します。
5	運用ルール策定	電子化後のデータの管理運用についてのルールを決めます。
6	従業員教育	ソフトの操作方法や新たな業務フローについて従業員に周知徹底します。

会社全体をペーパーレス化する流れ

社内の業務全般をデジタル化し、紙の利用を極力減らすことを目指すためには、次のようなアプローチが考えられます。

手順	処理	概要
1	現状分析	各部門における紙の利用調査を経て、どの書類が電子化できるかを調査・分析します。
2	目標設定※	例えば「3年後に紙の使用量を50%削減」など、会社全体のペーパーレス化の目標値を決めておきます。
3	ペーパレス化計画表を策定	目標達成までの計画表を作成し、「段階的な」取り組みとなるようにし、社内に周知します。
4	ワークフローの改善	紙運用の業務フローを見直し、電子化に適した業務ワークフローとなるように修正します。
5	従業員の意識改革	従業員全員がペーパーレス化の重要性を理解できるように教育を図り、個々の従業員がペーパーレス化に積極的に取り組めるような社内環境づくりを行います。

※2で設定した目標値に対しての評価を定期的に実施します。

注文書を電子化・ペーパーレス化する際の注意点は？

既存の業務を電子化・ペーパーレス化するにあたって、主に注意すべき点は以下の2つです。

セキュリティ対策等の徹底

電子化に伴って情報漏えいのリスクが高まります。セキュリティ対策だけでなく、自然災害やシステム障害へのBPO対応策が必要です。技術的な面だけでなく、従業員のセキュリティへの意識を高め、セキュリティリテラシーの向上を図る必要があります。

従業員の抵抗感への対応

長い間親しんできた紙の書類から電子データへの移行に対し、抵抗感や不安を感じる従業員も多いものです。決して従来の業務を否定しているものではなく、今までの業務を踏まえた新たなステップであることが理解できるよう、サポート体制を充実させるなどの対応策が必要です。

電子帳簿保存法に対応した注文書の保存要件は？

注文書の電子化に伴い作成した注文書の電子データ（控え）は、電子帳簿保存法に定められた要件にしたがって保存することが義務付けられています。

電子取引における保存要件の概要

まず、大前提として取引に利用した電子データをそのまま保存しなければなりません。その上で、次の要件を満たすことが求められます。

電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備え付け

自社開発のプログラムにより管理する場合に限ります

可視性の確保

1. 1. ディスプレイ、プリンターの備え付け等
  2. 検索機能の確保

原則として①および②を満たすこと。ただし、2年度前の売上高が5,000万円以下の場合で一定の者については②の要件は不要となる。（下記一問一答の問45ご参照）

真実性の確保

次のいずれかの措置を行う

- - タイムスタンプが付された後の授受
  - 速やかにタイムスタンプを付す
  - 訂正削除の記録が残るシステム等を利用した授受および保存
  - 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備え付け

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答」（問15、45ご参照）

注文書を電子化・ペーパーレス化するならマネーフォワードクラウド

注文書を電子化し、さらに社内のペーパーレス化を推進するためのツールとして、マネーフォワードクラウド請求書をご紹介します。

マネーフォワードクラウド請求書は、一連の見積書、発注書、納品書、請求書等の作成・送付・保管までを一元管理できるソフトウェアです。電子帳簿保存法、インボイス制度にも対応し、既存の販売管理システムとも容易に連携ができます。

マネーフォワードクラウド請求書においては、「見積書 → 納品書 → 請求書 → 領収書」の流れの中で、「見積書」を元に変換して顧客用の「発注書」を作成します。作成した発注書を顧客にそのままデータで送付することも可能です。

見積書作成から領収書に至るまで、すべて電子データで残すことができるため、電子化・ペーパーレス化のツールとして、ぜひ導入をご検討ください。

参考：マネーフォワードクラウド請求書

電子化・ペーパーレス化には安定したツールの導入を！

新たに電子化・ペーパーレス化するには、電子化ツールの検討が必要となってきます。その際、ツールの機能、操作性、導入コスト、拡張性、サポート体制、セキュリティ、法対応など項目別に比較検討することとなりますが、それぞれのシステムのデモ版を利用して実際に操作してみることをおすすめします。画面設計やメニューなど、実際に操作してみてわかることも多いでしょう。

また、JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）では、市販のソフトウェア等が電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認し、法的要件を満たすと判断したものを認証しています。（JIIMA認証制度）これらの認証を受けたツールであることも、安定したツールを導入するときのポイントとなるでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。