• 更新日 : 2024年11月5日

司法書士事務所の送付状の例文、無料テンプレートや書き方を解説

送付状には、書類の内容を一目で確認できるように送付状を添えることがビジネスマナーとなっています。この記事では、司法書士事務所向けや、司法書士事務所に書類を郵送する際の送付状（添え状）の例文やテンプレート、書き方を紹介します。

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司法書士の敬称は「先生」の方が良い？

司法書士や弁護士、税理士、公認会計士などのいわゆる「士業」と呼ばれる専門家には、法律の専門職であるため、敬称として「先生」が一般的に用いられます。ただし、送付状や宛名では「〇〇司法書士事務所 △△様」や「〇〇司法書士 △△先生」といった形で「様」を付けることも多く見られます。なお、事務所全体に送る場合は「〇〇司法書士事務所 御中」を使用します。

司法書士事務所向けの送付状の例文

司法書士事務所に書類を送る送付状の例文

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司法書士事務所の送付状の書き方

送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

1. 送付年月日
2. 送付先（宛先）
3. 差出人情報
4. タイトル
5. 頭語と結語・挨拶文
6. 本文
7. 送付内容（記・以上）

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、相手の事務所名や会社名、担当者名（○○ 様）などを記載します。個人宛なら、氏名を記載します。 企業宛であれば「御中」、個人宛であれば「様」を使用し、相手に対する敬意を示します。

その際に、同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。

③差出人情報

差出人の情報や連絡先、メールアドレスを記載します。相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「書類送付のご案内」や「委任状送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。その際に、季節の挨拶や日頃の感謝を伝える文章を加えます。

例として以下のような挨拶が適切です。

例文：
「拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
「拝啓　平素より格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。」
「拝啓、春の陽気が心地よい季節となりました。」

⑥本文

司法書士事務所や法律事務所など、専門事務所には「貴所」を使用するのが適切です。「貴社」は企業向け、「貴所」は専門事務所向けの表現であるため、混同しないようにしましょう。

また、送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「ご依頼いただきました書類を同封いたしましたので、ご査収のほどお願い申し上げます。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

⑦送付内容（記・以上）

本文の最後には、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「〇〇書　1通」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。

ビジネスでの送付状の送り方

ビジネスシーンで送付状を添えて送る場合は、郵送による方法とFAXによる方法があります。メールやチャットで送る場合は、送付状を添付する必要はありませんが、メールの件名を工夫して重要な文書を送っていることを伝えましょう。

送付状と書類を郵送する場合

ビジネス文書を郵送する際には、送付状を書類の一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。封筒は白色や淡いクリーム色など、落ち着いた色合いのものを使用するとよいでしょう。

封筒の表面には、住所や会社名・担当者名を正しく書きます。切手は過不足のないよう、封筒の左上に、まっすぐに丁寧に貼ります。

封筒の裏面には、自社の住所と名前を記入します。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

請求書の基礎知識

送付状の三つ折りのマナーは？折り方や封筒への入れ方について解説

送付状と書類をFAXする場合

FAXで送る場合も、送付状を一枚目に送るのが一般的です。送付状があると、相手が受け取った内容をスムーズに理解できるようになります。FAXの際は、送信する枚数を明記します。「1/3」「2/3」「3/3」のようにページ数を記載しておくと、受信側が全ての書類を受け取ったか確認しやすくなります。また、送付状には送り主の連絡先を記載し、万が一不備や不明点があった場合に迅速に対応できるようにしましょう。

FAX専用の送付状は以下よりダウンロードいただけます。必要に応じて内容をカスタマイズしお使いください。

書類をメールやチャットで送る場合

メールやチャットで送る場合は、送付状は必要ありません。メールの件名に「【重要】〇〇〇の送付」などと入れておくと、相手が迷惑メールと間違えないようにできます。送付書類はPDFにし、添付漏れがないか、メールアドレスや相手の名前に間違えがないか確認して送付しましょう。

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