• 作成日 : 2023年2月10日

送付状は英語でどう書く?テンプレートやメールの文例を紹介

海外の取引先とやり取りをする場合など、書類送付時に英語で送付状を作成して添付するケースもあるかと思います。英語で作成する場合は、シンプルな文面にするのがポイントです。記事内では、ダウンロードして使用できる英語版送付状のテンプレートも紹介していますのでぜひご活用ください。

海外とのやり取りで英語の送付状を同封するケースはある?

日本国内の取引において、請求書や契約書などの書類を送付する際は、対象の書類とは別に送付状を添付するのがマナーです。国内向けの送付状には、あいさつ文や添付している書類の種類・枚数などを記載します。

海外取引も同様に、郵送により書類を送付する場合は送付状を作成して同封するのが一般的です。英語の送付状など、取引先の国の商習慣に合わせて作成します。

英語版の送付状のテンプレート(ひな形)

海外宛てに書類送付をする場合の英語の送付状はどのように作成すれば良いのでしょうか。Word版のテンプレートを用意しましたので、ダウンロードしてご活用ください。(※送付状の書き方は後述します。)

なお、書類をメールに添付して送付する場合のメールの文面は、送付状よりもシンプルです。例えば請求書を添付した場合は、次のようにメール文を作成します。(※メールの例文はInvoiceの部分を送付する書類名に変えてほかの書類の添付にも活用できます。)

【英語版メールの例文】

Title:Invoice (#◯◯)

Dear Mr.(もしくは Ms.)◯◯,

Please find attached our Invoice(#◯◯).
Feel free to contact us if you have any questions.

With best regards,
◯◯

 

【日本語訳】

タイトル:請求書(番号◯◯)

○○様

請求書(番号◯◯)を添付いたしましたのでご確認ください。
質問がございましたらお気軽にお問い合わせください。

よろしくお願いいたします。
○○(送付者の名前)

英語での送付状の書き方

契約書や請求書などの書類とともに同封する英語の送付状は、固定のあいさつ文などがない分、日本版と比べてシンプルです。一般的に記載される項目と書き方をテンプレートに沿って見ていきましょう。

送付状は英語で「Cover Letters」

送付状を、英語ではCover Lettersといいます。アメリカ式では左寄せで送付状の文章を書くことが多いです。

英語版の送付状に記載すべき項目

英語版の送付状に必ず記載しなければならない項目はありませんが、次のような項目を記載するのが一般的です。テンプレートを例に、記載項目について解説していきます。

英語版の送付状

■Letter Hed(送付主の会社情報)

送付状のトップには、送付者の会社名や住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。国内向けの送付状とは送付主の会社情報を記載する場所が異なりますので注意しましょう。

■Date(送信日)

Jan 15, 2022(月/日/年)のように、書類の送信日を記載します。15th Jan 2022(日/月/年)のように表記することもあります。

■送り先の情報

送付状を送る相手の名称や住所を記載します。

■Dear(書き始め)

送付状の本文に入る前に、Dear Mr.(もしくはMs.)◯◯:のように送付先の担当者名を記載します。Mr.は男性の敬称、Ms.は女性の敬称です。最後のコロンをつけ忘れないようにしましょう。

■本文

本文を記載します。請求書を送付する場合は、「Thank you for your order of Jan 1」(1月1日に注文をいただきありがとうございます。)などのようにお礼の言葉を先に加えると良いでしょう。テンプレートでは、お礼の文以降、「以下の文章を添付いたしました。質問がございましたらお気軽にお問い合わせください。」と英文で記載しています。状況に合わせて文章を加えても良いです。

■締め

Sincerely yours, などの締めの文言を記載した後、その下に自筆で署名をします。

■送付主の名前や役職

自筆の署名の下に、送付主の名前や役職、会社名を再度記載します。

■Enclosures(送付する書類の情報)

同封している書類を示す欄です。「INVOICE #0100」のように、送付する書類の名称と書類の番号を記載します。

形が分かれば英語の送付状作成は難しくない

英語版の送付状は日本版と比べてシンプルな構造になっていますので、形さえ覚えてしまえば作成は難しくありません。ダウンロードできるテンプレートも用意していますので、送付状作成の際にご活用ください。

よくある質問

海外とのやり取りで英語の送付状を同封するケースはありますか?

日本国内の取引と同じように、請求書などの書類を取引先に送付する場合は、英語などで作成した送付状を同封することもあります。詳しくはこちらをご覧ください。

英語で送付状を書く際に記載すべき項目はありますか?

送付主の会社情報、送信日、送り先の情報、本文、締め文と署名、送付者と役職、同封している書類を記載するのが一般的です。 詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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