更新日 : 2024年10月29日

FAXの送付状（エクセル）の例文・無料テンプレート

FAXを送る際は、受信者が書類内容と総ページ数を一目で確認できるよう送付状を添えることがビジネスマナーとなっています。適切な送付状を一緒に送ることで、万が一書類の送信トラブルが発生しても、いち早く対応できます。この記事では、個人から会社へFAXを送る場合の送付状の書き方や具体的な文例、FAXを送る際の注意点をわかりやすく説明します。
また、すぐに使えるFAX送付状（エクセル）のテンプレートを無料ダウンロードいただけますので、効率的に送付状を作成いただけます。効率的なFAX送信にお役立てください。

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FAXの送付状（エクセル）の例文

FAXを送る場合のケース別例文を紹介します。日付や宛先、差出人情報等を追記の上、内容を調整してお使いください。

見積書を送付する場合

FAX 送付状

X年X月X日

株式会社〇〇〇〇〇
ご担当：〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇〇
〇〇〇部〇〇〇課　担当：
TEL:XX-XXXX-XXXX
FAX:XX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXX@XXXXX

【件名】請求書送付のご案内
【総ページ数】2ページ（表紙含む）

拝啓　ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立て誠にありがとうございます。
早速ではございますが、請求書をお送りいたしますので、ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

記
〇〇〇〇　〇枚

以上

商品・サービスに関する提案を送る場合

FAX 送付状

X年X月X日

株式会社〇〇〇〇〇
ご担当：〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇〇
〇〇〇部〇〇〇課　担当：
TEL:XX-XXXX-XXXX
FAX:XX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXX@XXXXX

【件名】新サービスのご案内
【総ページ数】5ページ（表紙含む）

拝啓　ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立て誠にありがとうございます。
早速ではございますが、今回、貴社にご提案させていただきたい商品・サービスに関する資料をお送りいたします。ご検討いただけますと幸いです。

敬具

記
〇〇のご案内　　〇枚

ご質問やご相談などございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

以上

訂正書類を送る場合

FAX 送付状

X年X月X日

株式会社〇〇〇〇〇
ご担当：〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇〇
〇〇〇部〇〇〇課　担当：
TEL:XX-XXXX-XXXX
FAX:XX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXX@XXXXX

【件名】〇〇に関する訂正書類
【総ページ数】2ページ（表紙含む）

拝啓　平素より大変お世話になっております。〇〇でございます。

先日お送りいたしました「〇〇書類」につきまして、記載内容に誤りがございましたため、訂正した書類を改めてお送りいたします。つきましては、下記の訂正箇所をご確認いただき、恐れ入りますが、前回お送りしました書類は破棄していただけますようお願い申し上げます。

敬具

記

訂正箇所は以下の通りです。

訂正箇所：

該当ページ：〇ページ
誤：〇〇〇〇
正：〇〇〇〇

ご不明な点がございましたら、ご連絡いただければ幸いです。改めてお詫び申し上げます。

以上

FAXの送付状（エクセル）のテンプレート

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FAXの送付状（エクセル）の基本的な書き方

FAXの送付状に記載すべき項目と記載方法を、以下の例文を使って解説します。

（1）日付

FAX送付状の送付年月日は、最上部に右寄せで記載します。日付がないと、FAXがいつ送付されたかわからず、トラブルの元になってしまいます。

送付年月日の書き方は、和暦・西暦どちらでも問題ありません。

（2）宛先

日付の下の行に左寄せで宛先を記載します。社名は（株）や（有）などと省略せず、必ず正式名称で記載します。

会社名の下には、部署名と担当者名、敬称を記載します。会社や部署に送付する場合、敬称は「御中」です。個人宛に送付する場合、敬称は「様」となります。

（3）差出人情報

差出人情報は、宛先の次の行に右寄せで記載します。記載内容は、住所、氏名、電話番号、FAX番号、メールアドレスです。

（4）表題

表題は「何の目的でFAXを送付したのか」を伝えるために作成します。送付状を手にしたときすぐ目につくように、表題は本文より少し大きめのフォントで記載しましょう。配置は中央寄せです。

表題は「書類の送付について」など、わかりやすい文章にします。

（5）総ページ数

FAXは途中でページが欠けることがあるため、総ページ数の記載は非常に重要です。受信者がページの欠損を確認できるよう、以下の点に留意して記載します。

「総ページ数：〇ページ（表紙含む）」などと明記し、相手が表紙を含めた全体のページ数を認識できるようにします。
例えば3ページの書類を送る場合、「総ページ数：3ページ（表紙含む）」と記載することで、表紙＋本文2ページで3ページ構成であることが明確になります。
総ページ数を明記することで、万が一ページが欠けている場合に受信者が気づき、再送依頼をするなどの対応が取りやすくなります。

（6）頭語+挨拶文＋結語

頭語には挨拶の役割があります。手紙を書く際と同じく、ビジネスでも「拝啓」を頭語として添えることが一般的です。

「拝啓」の次に、挨拶文を記載します。挨拶文に時候の挨拶を入れると、テンプレートを作成した際、季節に合わせて変更が必要です。

結語は、送付状の締めの言葉となります。「拝啓」は頭語のため、対になる結語が必要です。こちらも手紙を書く際と同じで、「拝啓」を使用した場合は、対応する結語は「敬具」を使用します。

一般的なビジネス文書の例：

頭語：拝啓
挨拶文：平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
結語：敬具

季節の挨拶を入れた例：

頭語：謹啓
挨拶文：紅葉の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
結語：敬白

改まった場面での丁寧な文例

頭語：謹啓
挨拶文：貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃より格別のご支援を賜り、心より御礼申し上げます。
結語：謹白

（7）本文

本文は、何を送付したかを簡潔に記載する場所です。書類の送付と同時に伝えたい補足情報がある場合も、本文に記載します。

本文の最後は、丁寧な文章で締めましょう。

（8）「記」書き

記書きとは、箇条書きでわかりやすく伝えるために使われる記法です。「記」の後ろで改行し、同封物の内容と部数などを箇条書きで記載します。

箇条書きの内容が多く、1枚に収まらない場合は、箇条書き部分に「別紙参照」と記載し、送付内容を記載した別紙を添付しましょう。

（9）以上

「以上」と記載することで、記書きが終わった旨を送付先に伝えます。箇条書きの最後の項目で改行し、右端に記載します。

個人から会社へFAXを送る場合の注意点

送付状を1枚目にして送る

FAXを送る場合、送付状（FAX送信案内状）を1枚目に添付します。送付状があることで、受信側は送信者や送信内容を即座に確認でき、適切な対応ができます。また、FAXの未着や不備があった場合の連絡先としても重要です。

FAXは受信者以外も目にすることを考える

FAX受信機は通常、共有スペースに設置されているため、送信した書類は担当者以外の目に触れる可能性があります。そのため、個人情報や社内情報は必要最小限に留め、内容には十分注意を払いましょう。

送信の前後に電話連絡をする

送信前に受信可能な状態かを確認し、送信後は届いているかの確認を行います。特に重要な書類の場合は、必ず電話で到着確認をしましょう。これにより、未着や誤送信のリスクを大幅に減らすことができます。

FAX番号を間違えないようにする

FAXを送る際は、送信前に必ずFAX番号を複数回確認してください。特に新規の送信先は必ずダブルチェックを行います。もし万が一、FAXを間違った宛先に送信してしまった場合は、迅速な対応が必要です。最優先で誤送信先へ連絡を取り、深くお詫びすると共に、受信した書類の破棄をご依頼ください。その後、本来の送信先へ状況を説明し、謝罪の連絡をします。また、送信した書類内に取引先の重要情報が含まれていた場合は、該当する取引先様にも状況説明とお詫びの連絡が必要となります。