• 更新日 : 2024年11月1日

労働基準監督署への送付状テンプレート、例文や書き方を解説

労働基準監督署に書類を郵送する場合、安全性を考慮し、確実な方法で送付することが重要です。この記事では、労働基準監督署へ書類を郵送する際の注意点や送付状の例文、書き方を解説します。

また、効率的に送付状を作成できる無料テンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

労働基準監督署に添える送付状の無料テンプレート

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労働基準監督署への送付状の例文

労働保険年度更新申告書の送付状

一般的な書類を送る場合の送付状

個人から書類を送る場合の送付状

労働基準監督署への送付状の書き方

労働基準監督署に提出する書類の送付状は、シンプルで要点がわかりやすいことが求められます。送付状は1枚にまとめ、相手がすぐに内容を把握できるように心がけましょう。以下の項目を含めることで、伝わりやすい送付状を作成できます。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

1. 送付年月日
2. 送付先（宛先）
3. 差出人情報
4. タイトル
5. 本文
6. 以上

①送付年月日

送付状には、送付した日付を記載します。送付日を右上に記載することで、書類の受理日を確認しやすくします。

②送付先（宛先）

宛先として労働基準監督署の担当部署名や担当者名を記載します。部署宛の場合は「御中」、担当者名がある場合は「様」をつけましょう。

また、送付先が企業や部署の場合は「御中」を使用し、個人名がわかっている場合は「様」を使います。同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。

③差出人情報

送付者の情報（会社名や担当者名、連絡先など）を記載しておくことで、万が一の際に労働基準監督署が連絡を取りやすくなります。

④タイトル

送付状の内容を示すタイトルをつけます。「書類送付のご案内」や「●●申請書類の送付について」など、簡潔で内容がわかるものにしましょう。

⑤本文

簡潔に何の書類を送付しているのか、また必要な補足説明や挨拶を添えます。例えば、「所定の申請書類を同封いたしましたので、ご確認をお願い申し上げます。」などです。一般的なビジネス文書と異なり、頭語や結語を用いずに、挨拶文も控えめにすると簡潔な印象を与えられます。

⑥以上

記書きの最後には「以上」をつけるのが原則で、文末が完結したことを示す役割があります。「以上」は右揃えに配置します。

労働基準監督署に書類と送付状を郵送する場合の注意点

36協定届書類は労働基準監督署ごとに提出方法を確認する

36協定は、各事業場の管轄労働基準監督署に届け出を行います。まずは自社の事業場がどの管轄にあたるかを確認し、適切な提出方法を確認しましょう。

また、管轄の労働基準監督署宛てに36協定届書類を郵送する際は、日数に余裕をもって早めに郵送する必要があります。
封筒には「36協定届 在中」と朱書きで表記し、内容物がわかるようにします。

普通郵便での郵送は時間を問わずポスト投函が可能ですが、相手に届くまでに数日から1週間程度かかるため、余裕を持って早めに送ることが大切です。

なお、36協定はポスト投函日ではなく、労働基準監督署で受理された日が有効日となります。そのため、未提出の期間が生じると、36協定が無効となり、その期間中に法定労働時間を超える時間外労働や休日労働を行うと、労働基準法違反となる恐れがあるため注意が必要です。

詳しくは下記をご覧ください。
参考：36協定・就業規則等の届出にあたってのお願い｜中央労働基準監督署

送付状は一番上に添える

保険証を郵送する際には、送付状を書類の一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。

封筒の裏面には〆マークを書く

封筒の裏面には、しっかりと封をしたことを示すために「〆」マークを記入します。この記号は、中身の保護や開封の確認のために使われます。

宛先と差出人を正しく記入する

労働基準監督署に書類を郵送する際、宛先と差出人の情報を正確に記入します。管轄の労働基準監督署名や担当部署名、必要に応じて担当者名を記載し、相手先が一目で分かるようにします。
また、差出人には自社の名称や部署名、担当者名、連絡先を明記しておくことで、書類に不備があった場合にスムーズに連絡を取れるようにします。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

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