• 更新日 : 2024年10月22日

記念品を贈る際の送付状の書き方・例文・無料テンプレート

「記念品を贈る際の送付状」は、受取人に感謝の気持ちや祝福の意を伝える重要な役割があります。

送付状には、宛名や挨拶、本文、結語など、特定の形式が求められ、礼儀を重んじるビジネスシーンでは特に注意が必要です。適切に作成された送付状は、贈り物の価値を引き立て、相手に対する敬意を示すことができます。この記事では、送付状の具体的な書き方や無料で使えるテンプレートを紹介します。

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記念品を贈る際の送付状の書き方

記念品を贈る際の送付状の書き方を順番に紹介します。

①宛名

送付状における宛名の書き方は、非常に重要なポイントです。適切な宛名の記載は、相手への敬意を示すだけでなく、送付状の目的を伝える役割もあります。

ここでは、宛名の書き方について詳しく解説します。

基本的な宛名の書き方

宛名を書く際は、以下のポイントに注意しましょう。

• 相手の名前：受取人の氏名は正確に記載します。名前の敬称は「様」を使用することが一般的です。
• 役職名：取引先などの相手の場合は、役職名を併記します。役職名の後に「様」をつけることが一般的です。
• 企業名：取引先へ送る場合は、企業名も必ず記載します。企業名は正式名称を使用します。
• 住所：宛名の下に住所を記載します。住所は省略せずに、詳細に記載することが望ましいです。

宛名の書き方例

以下は、宛名の書き方の具体例です。
〒123-4567
東京都港区芝公園1-1-1
ABC株式会社
営業部　山田 太郎　様

このように、郵便番号、住所、企業名、役職名、氏名を順番に書きます。特に、相手の名前や企業名は間違えないように確認することが大切です。

注意点

宛名を書く際は、以下の点に気をつけましょう。

• 記載の際には丁寧に書き、読みやすさを心がけます。
• 敬称や名前の表記に誤りがないか確認します。
• 手書きの場合は、できるだけ綺麗に整えることが大切です。

相手に失礼のない宛名を心がけましょう。正確で丁寧な宛名は、送付状全体の印象を引き立てる要素となります。

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②頭語

送付状の「頭語」とは、文書の冒頭に記載される、相手に対する敬意を表す挨拶の言葉のことです。

一般的に、ビジネス文書では形式に則った頭語が用いられ、送付状の場合は「拝啓」が最も一般的です。これは「敬具」で結ぶことが多く、文の始まりと終わりで相手に対する敬意を示します。

時候の挨拶を入れることもあり、例えば「拝啓　初夏の候」といった形で季節の挨拶を加えることができます。

1. 拝啓 – 一般的に最も多く使われる頭語で、公式な文書に適しています。
2. 前略 – すでに何らかの接点がある場合や、かしこまった挨拶を省略したいときに使います。
3. 敬具 – 文書の結びの言葉としても使われるが、非常に短い通信で頭語として用いることもあります。

これらの頭語は通常、「敬具」で結び、間に本文を挟む形で使われます。また、季節の挨拶を加えることで、少し親しみを込めることも可能です。

例えば、以下のように使うことができます。

• 拝啓 春の候 – 春に送る場合の頭語。
• 拝啓 初夏の候 – 初夏に送る場合の頭語。
• 拝啓 残暑お見舞い申し上げます – 夏の終わりに送る場合の頭語。

相手に敬意を表し、かつ、時候の挨拶を通じて季節感を表現するのに適しています。

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③挨拶

送付状における「挨拶」の部分は、受取人に対しての心遣いや礼儀を示す重要な要素です。この部分では、相手への感謝の気持ちや状況に応じた一言を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。それでは、どのような内容が適切か見ていきましょう。

基本的な挨拶の例

ビジネスシーンにおいては、一般的な挨拶文がいくつかあります。以下の例を参考にして、自分の状況に合った挨拶文を選んでください。

• 「拝啓、いつもお世話になっております。」
• 「拝啓、貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。」
• 「拝啓、春の陽気が心地よい季節となりました。」

シチュエーションに応じた挨拶文

送付状を出す際のシチュエーションによって、挨拶文は変えるべきです。以下に、いくつかのシチュエーション別の挨拶文を挙げます。

• 取引先への挨拶: 「貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。」
• 社内への挨拶: 「日頃のご協力に感謝申し上げます。」
• お祝いの品を贈る際の挨拶: 「心よりお祝い申し上げます。」

以上を参考にすることで、送付状の挨拶部分を効果的に作成することができます。相手の状況や関係性を考慮しながら、心のこもった挨拶を心がけましょう。

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④本文・末文

送付状の本文は贈り物の意図や感謝の気持ちを伝える大切な部分です。また、末文には今後の関係を大切にする気持ちを表現することが求められます。以下に具体的な内容の書き方を説明します。

本文の書き方

本文では、贈り物の背景や目的を明確に伝えます。具体的には、相手に対する感謝の言葉や、お祝いの気持ちを表現する内容が好ましいです。

• 感謝の気持ち：どのような点に感謝しているのかを具体的に述べます。
• 贈り物の理由：記念日や特別な日について触れ、その日を共に祝いたいという想いを伝えます。
• 相手の健康や繁栄を祈る言葉：今後も良好な関係を続けたいという意向を示します。

例えば、以下のような文例があります。

「このたびは、弊社の創立記念を迎えるにあたり、心より感謝申し上げます。日頃のご愛顧に深く感謝するとともに、これからもより一層のご支援をお願い申し上げます。」

末文の書き方

末文は文を締めくくる重要な部分で、今後の関係性への期待を込めて表現します。感謝の意をもう一度伝えたり、相手の幸せを願う言葉を使ったりします。

• 再度の感謝の表現：贈り物を送ることによって、相手に対する感謝を再確認します。
• 今後の関係を大切にしたい意向：相手との関係が今後も続くことを願う言葉を加えます。

例えば、次のような文が考えられます。

「今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」

このように、本文と末文はお互いの心を通わせる大切なパートです。一つ一つの言葉を大切にして、相手に想いが伝わるように心がけましょう。

⑤結語

送付状の「結語」とは、文書の最後に記載される言葉で、相手に対する敬意や感謝を表す締めの挨拶です。

これによって、文書の内容を締めくくり、礼儀正しい印象を相手に与えます。一般的な結語には以下のようなものがあります。

1. 敬具 – 最も一般的に使用される結語で、どのようなビジネス文書にも適しています。
2. 謹言 – よりフォーマルな状況や非常に公的な文書で使われることがあります。
3. 草々 – もっとカジュアルな文書や親しい間柄の相手に使うことがありますが、現代のビジネス文書ではあまり一般的ではありません。

結語は、頭語と対をなす形で使われることが多く、文書の形式や相手との関係に応じて選ぶことが重要です。

⑥日付

送付状において日付は重要な要素です。相手にいつのことかを明確に伝えるだけでなく、ビジネスシーンでは時期の特定や行事の関連性を示す役割もあります。

日付の書き方や配置について詳しく説明します。

日付の書き方

送付状の日付は、一般的には以下のフォーマットで記載します。

• 西暦：2024年10月1日
• 和暦：令和7年10月1日

どちらの形式を使用するかは、送付先の方がどちらの方式に親しんでいるかによって選択するとよいでしょう。ただし、ビジネスシーンでは西暦が広く使われているため、特に指定がなければ西暦を用いることをおすすめします。

日付の配置

送付状における日付の位置は、一般的に以下のように配置します。

• 右上に配置する
• 宛名の記載の前に配置する

この配置は、日本のビジネス文書に共通する習慣であり、相手にとってもわかりやすい形式です。日付は明確に読み取りやすいように、フォントやサイズに注意して記載しましょう。

⑦差出人

送付状において、差出人の情報は非常に重要です。受取人が誰から贈られたのかを明確にすることで、信頼感を高めることができます。また、差出人の情報には、相手に対する敬意や礼儀も感じられます。ここでは差出人の書き方について詳しく説明します。

差出人の表示方法

差出人の情報は、送付状の左下または右下に記載することが一般的です。特に、手書きの場合は、受取人の宛名とは別に、しっかりとわかるように書くことが重要です。

• 会社名（又は個人名）
• 役職名（必要に応じて）
• 連絡先（電話番号やメールアドレス）
• 住所（必要であれば）

記載例

以下に差出人の記載例を示します。
株式会社ABC
営業部 部長
山田 太郎
電話: 03-1234-5678
メール: [email protected]
住所: 東京都〇〇区〇〇町1-2-3

差出人の重要性

差出人の情報を正しく記載することで、以下のようなメリットがあります。

• 受取人が贈り主を容易に特定できる
• 今後のコミュニケーションがスムーズになる
• 信頼関係を築く一助となる

送付状を通じて、相手に対する敬意を表現し、良好な関係を築くためにも、差出人の情報はしっかりと記載することが大切です。

記念品を贈る際の送付状の例文

取引先に送る場合の送付状例文

取引先に記念品を送る際には、ビジネスの礼儀を守ったしっかりとした送付状が必要です。ここでは、実際に取引先へ送る場合の送付状の例文を具体的に紹介します。

送付状の例文

以下は、取引先に送付する際の送付状の例文です。必要に応じて、会社名や日付、贈り物の内容などを変更してください。

ポイント解説

この例文では、以下のポイントに注意しています：

• 宛名：取引先の会社名や担当者名を正確に記載します。
• 頭語と結語：ビジネス文書として適切な頭語（拝啓）と結語（敬具）を使用しています。
• 挨拶：季節の挨拶を交えることで、相手に対する配慮を表現しています。
• 本文：贈り物の目的と感謝の気持ちを丁寧に伝えています。
• 日付と差出人：送付状の日付と差出人情報が明記されています。

このように、取引先に送付する場合は特に慎重な表現が求められます。相手に失礼のないよう、丁寧な文章を心がけましょう。

社内に送る場合の送付状例文

社内で記念品を贈る際には、よりカジュアルで親しみやすい表現が求められます。それでも、ビジネスマナーを踏まえた丁寧な文面が重要です。以下に、社内に送る場合の送付状の例文を示します。

送付状例文

粗品を送る場合の送付状例文

粗品を送る際に付ける送付状は、相手に対する敬意と感謝の気持ちを表す重要な役割を果たします。ここでは、粗品を送る場合の送付状の例文をいくつかご紹介します。なお、例文には一般的なビジネスシーンで使われる表現を取り入れていますので、参考にしてください。

取引先に送る場合の例文

社内に送る場合の例文

粗品を送る際は、相手への感謝や気遣いをしっかりと伝えることが大切です。送り先の方に合わせた言葉遣いや表現を選んで、心温まるメッセージを届けてください。

周年記念のお祝いの場合の送付状例文

周年記念は、企業や団体にとって重要な節目となるイベントです。このような特別な日には、関係者への感謝の気持ちを込めて記念品を贈ることが一般的です。その際には、送付状を添えることで、より一層の敬意と心遣いを表現できます。以下に、周年記念のお祝いにふさわしい送付状の例文をご紹介いたします。

送付状例文

本例文は、周年記念における送付状の標準的な書き方を参考にしています。ぜひ、ご自身の想いを込めてアレンジしてご利用ください。

このように、周年記念のお祝いにふさわしい送付状は、相手に対する敬意や感謝の気持ちをしっかりと伝えることが大切です。ビジネスシーンでのコミュニケーションを大切にしつつ、気持ちのこもった言葉を選びましょう。

創立記念のお祝いの場合の送付状例文

創立記念は、企業にとって非常に重要な節目となります。この機会に感謝の気持ちを伝えるために、送付状を丁寧に作成することが大切です。以下に、創立記念のお祝いの場合の送付状の例文をご紹介します。状況に応じて調整してください。

送付状の例文

このような形式で送付状を作成することで、創立記念のお祝いにふさわしい礼儀を尽くすことができます。宛名や内容は、受取人や状況に応じて適宜修正してください。

株式上場記念のお祝いの場合の送付状例文

株式上場は企業にとって大きな節目であり、関係者や取引先への感謝を表す絶好の機会です。

株式上場記念のお祝いとして送付状を書く際の注意点と具体例を示します。

送付状の基本構成

送付状の基本的な構成は、宛名、頭語、挨拶、本文、末文、結語、日付、差出人からなります。以下に、株式上場記念のお祝いに特化した内容を盛り込んだ送付状の例文を示します。

送付状例文

気持ちや今後の関係構築を意識した文面が重要です。

送付状は受取人に気持ちを伝える大切なツールであるため、誠意をもって作成することが求められます。

記念品を贈る際の送付状では忌み言葉をしないように！

記念品を贈る際に書く送付状には特に注意が必要です。特に、忌み言葉に関しては、相手に不快な印象を与えないよう配慮しなければなりません。

忌み言葉についての理解を深め、具体的な避けるべき言葉の例を紹介します。

忌み言葉とは？

忌み言葉とは、縁起が悪いとされる言葉や、好意を持って贈りたい内容とは真逆のイメージを持つ言葉のことです。送付状に使う言葉として不適切なこれらの言葉は、特にビジネスシーンにおいては慎重に扱う必要があります。

忌み言葉の例

送付状で避けるべき忌み言葉の具体例を以下に挙げます。

• 死：死ぬ、逝くなどの表現は避けましょう。
• 切れる：関係が切れることを連想させます。
• 苦しい：苦痛やネガティブな感情を引き起こします。
• 失う：失うことに関連する表現は好まれません。
• 滅びる：終わりを連想させる言葉です。

注意すべき表現

送付状では、忌み言葉だけでなく、その表現方法にも注意が必要です。以下の点に気を付けて、相手に心配をかけない言葉遣いを心掛けましょう。

• ネガティブな感情を抱かせる言葉の使用を避ける。
• 相手への配慮や感謝の気持ちを込めたポジティブな表現を選ぶ。
• 敬意を表す表現を工夫する。

このように、記念品を贈る際の送付状には忌み言葉を避け、相手に良い印象を与える内容にすることが重要です。言葉一つで印象が大きく変わるため、慎重に選ぶようにしましょう。

• 【監修】マネーフォワード クラウド請求書

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