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  • 更新日 : 2024年8月16日

ナンバーや通し番号が記載された領収書の書き方・無料テンプレート

当記事では、ナンバーや通し番号が記載された領収書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。

また、領収書の無料テンプレート、領収書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。

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領収書にナンバーや通し番号は必要？

領収書などの書類を発行する際、その書類に発行者が独自の番号を割り当て、書類に記載することがあります。これは、それぞれの書類に個別番号を付けることで取引を識別し、追跡などをしやすくするためです。領収書のナンバー、通し番号は絶対的に必要な項目ではなくとも、多くのケースで利用されています。

取引の管理や業務効率向上の一環

ナンバーや通し番号などの体系だった番号を用いることで、書類の整理や検索に役立ち、発行書類の重複などを防ぐ役割も果たしています。領収書等などの書類を受領した側も固有の番号で照会可能となるため、迅速なコミュニケーションも可能になります。

さらには、管理番号を個々の書類に振ることで、取引相手に対して商取引の一つ一つのステップに対する真剣な取り組み姿勢、公正な取引姿勢を示すことにつながります。

ナンバーや通し番号が記載された領収書の書き方・ポイント

領収書を始めとする書類の管理番号を考える際のポイントをいくつか挙げていきましょう。

一定の採番ルールを作成する

管理番号の付け方は会社によってルールが異なりますが、よくある採番ルールとしては「日付、書類コード、連番」等を組み合わせて連続した番号を作成するものです。この番号付けで大切なことは、「採番ルールを継続する」ということです。管理の混乱を防ぐために途中でルールを変えないようにしましょう。

新たに採番ルールを作成した場合は、マニュアル化して会社内で共有し、一貫した運用ができるようにすることも重要です。適切な番号付けシステムを導入することで、取引の透明性が高まり、業務効率も向上し、品質管理などにもよい影響を与えるでしょう。

複雑な採番ルールは避け、一意性を確保する

文書の管理番号については、あまり複雑な番号体系にならないようにしましょう。社内で容易に理解されるような、シンプルな構造を持たせるのがポイントです。

それぞれの書類に「固有の番号」を割り当てることで、重複のないようなルールを考えます。最も重要なことは、文書の特定や追跡のために、一意性（ただ一つだけであること）を確保することです。

採番ルールは部内で統一するのではなく、組織全体で一貫して使用し、あまり例外を認めないことも重要です。また、将来的な項目の増加や量的な対応ができるように、十分な桁数を確保して拡張性を持たせておくべきでしょう。

日付情報を含むと時系列的に整理しやすい

管理番号内にその書類を作成した日付を含めておくと、時系列的に整理しやすくなります。手書きで運用する場合、あまり長い書類番号は難しいですが、どこかに日付を入れておくとよいでしょう。例えば下記のような採番ルールが考えられます。

【採番ルールの一例】

YYYYMMDDA9999999999
日付部門コード書類コード通し番号版管理

書類コードは、見積書、納品書、領収書、請求書など会社内で利用する書類について予めコードを割り当てておきます。

適切な採番ルールを導入することで、取引の透明性が高まるとともに、業務効率の向上の一助になるでしょう。

ナンバーや通し番号が記載された領収書にも活用できる「領収書の無料エクセルテンプレート」

「マネーフォワード クラウド請求書」では、領収書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。

領収書テンプレート①領収書テンプレート②領収書テンプレート③領収書
オーソドックスな領収書テンプレートインボイス（適格請求書）を兼ねた領収書テンプレートシンプルな領収書テンプレートオーソドックスな領収書テンプレート（横）

このほかにも、たくさんの領収書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った領収書をぜひお気軽にご利用ください。

領収書のテンプレート

ここまで見てきたとおり、領収書は市販のものを使わなければならないわけではありません。正しい形式と記載内容であれば、エクセルで作成されたものであっても、領収書として認められます。

マネーフォワード クラウド請求書

※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます

なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く領収書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。

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そもそも領収書とは？

領収書

領収書とは、金銭等の支払いを受けたことを証明する書類のことです。領収書には支払いを受けた者及び支払った者の氏名や取引日付、金額、取引内容などが記載されます。
領収書は、会計上及び税務上の根拠書類としても重要な役割を果たし、領収書やレシートがないと会計上認められず税金が増えてしまうこともあるため、一定期間の保存が求められるものもあります。

領収書はその性質上複数の法律に関与しているため、様々な観点から解釈をすることが可能であり、それによって予期せぬトラブルが発生しやすいという面もあります。

領収書を発行する意味

領収書は商品やサービスに対して、お金を支払う側が確実に代金を支払ったということの証明に、またお金を受け取った側が確実に代金を受け取ったことを証明するために発行されます。

レシートとの違い

領収書は主として「支払いの証明」として利用され、レシートは主として「購入の証明」として利用されている傾向があり、多くの場合、レシートには支払いについての情報まで記載されています。

したがって、レシートであったとしても領収書と同じ役割を果たすものであれば、領収書として認められるのが通例です。具体的には領収日付、売上代金に係る金額、発行元、受領した事実が認められる表記があるものは、すべて領収書に該当します。

【基礎編】領収書の書き方と見本・注意点

領収書の書き方と注意点

領収書を作成する上で最も重要なことは、以下の2点です。

  • 金銭授受の事実を証明するための事項を記載すること
  • 改ざんされないための措置をとること

詳しくは、以下の記事も参考にしてください。

請求書の基礎知識
領収書とは？書き方の見本・無料テンプレート20種類以上！

※以下は上記の抜粋版となります。

タイトル

中央寄せにして領収書であることがよくわかるようにしましょう。

日付

領収書に記載する日付は実際の領収日です。先に商品を引き渡して後日代金が支払われた場合は、実際に支払いがあった日付になります。日付の書き方は西暦、和暦どちらでも構いません。

宛名

相手先の、正式名称を記入しましょう。

金額

領収書には金銭を受け取った法人名や金銭授受日、売上金額などを記載します。金額の改ざんを防止するために金額の先頭には「￥」や「金」を、末尾には「※」や「−」を付けます。さらに金額の0表示3つごとに「,」を付けて記載します。

但し書き

但し書きには、具体的に何の代金を領収したのかを記入します。

金額の内訳

領収書以外に請求書等があり、一定の記載がある場合には不要ですが、領収書のみが取引の証拠である場合に内訳には、税率の異なるごとに合計した金額や消費税額を記載します。

発行者

領収書の発行者の住所・名称を記入します。

収入印紙

印紙税法により、領収書は「金銭または有価証券の受取書」にあたり、5万円以上の場合は収入印紙が必要です。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：岡 和恵　（税理士 / CFP）

    大学卒業後、２年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。

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