• 更新日 : 2024年4月2日

入社書類を郵送する際の添え状の書き方や文例を解説

入社書類を郵送する際の添え状の書き方や文例を解説

入社書類を郵送するときには、添え状(送付状)の添付がマナーとされています。添え状は挨拶と内容物の確認という2つの目的があり、ビジネスマナーに沿って作成しなければなりません。

本記事では添え状の書き方や例文、送るときの注意点などをご紹介します。入社書類を送る際の参考にしてください。

入社書類を郵送する場合に添え状(送付状)は必要?

内定が決まって入社書類を提出する際、郵送で送る場合は添え状を同封することがマナーです。添え状は「送付状」や「送り状」とも呼ばれ、書類提出時の挨拶と内容物の確認という2つの役割があります。

添え状が必要になるのは郵送やFAXで送る場合であり、手渡しする場合には必要ありません。メールで送る場合は、メールの本文に添え状の内容を記載します。

郵送やFAXで送る書類に添え状をつけるのはビジネスマナーであり、同封しなければマナーを知らない印象を与えてしまう可能性もあります。添え状はただ一緒に送ればよいというわけではなく、記載内容もマナーに沿ったものでなければなりません。

入社後に仕事で書類を各方面に送る際、添え状の作成をする機会が出てくるでしょう。入社書類を送る際には、添え状の正しい書き方もしっかり覚えておいてください。

添え状のテンプレート

添え状を送るのは初めてで「どのように作ればいいかわからない」という方には、テンプレートの利用がおすすめです。

以下のサイトでは、添え状のテンプレートの一覧が掲載されています。無料でダウンロードできるため、入社書類の添え状としてぜひ活用してください。

さまざまなデザインがありますが、入社書類の添え状には特殊なデザインはできるだけ控え、シンプルなものを選ぶとよいでしょう。

内定承諾書の添え状の書き方・例文

内定承諾書の添え状には、次の6つの項目を記載します。

  • 日付
  • 宛名
  • 差出人
  • タイトル
  • 本文
  • 同封書類名と部数

それぞれ、書き方や例文を具体的にみていきましょう。

日付

まず、書類の一番上の右側に日付を記載します。日にちは作成日ではなく、投函する日を記載してください。

■日付の記載例

​​令和〇年〇月〇日

宛名

次に、宛名を記載します。宛名は会社名・部署名・担当者名を漏らさず書いてください。書く場所は、日付より下の左側です。

■宛名の記載例

株式会社〇〇
人事部 採用担当△△ 様

差出人

差出人は、宛先より下の右側に記載します。氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを書いてください。

■差出人の記載例

〒123-0000
東京都中央区〇〇〇〇
電話:090-1234-0000
E-mail:××××@××.××
フルネーム

タイトル

添え状のタイトルを、中央に記載します。添え状の目的がわかるタイトルにしましょう。入社書類を送る場合は「書類送付のお知らせ」などが適切です。

■差出人の記載例

書類送付のお知らせ

本文(挨拶)

本文は、ビジネスレターの基本である「頭語と結語」「時候の挨拶」「本題」の構成に沿って記載します。

頭語とは、「こんにちは」などの挨拶にあたり、「拝啓」「前略」といった言葉です。結語とは本文の結びに使う言葉で「拝啓」には「敬具」、「前略」には「草々」といった組み合わせがあります。

時候の挨拶とは、本題で最初に書く文章で、季節を表す言葉を使ったものです。「〇〇の候」や「花の色が美しい季節になりました」など、その季節に合った文章を選びます。

■本文の記載例

拝啓

晩秋の候、貴社におかれましてはますますご清栄のほどお慶び申し上げます。
この度は採用のご連絡をいただき、心より御礼申し上げます。

貴社の一員として一日も早く貢献できるよう、精進していく所存です。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

つきましては、ご指示いただきました下記書類を送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

同封書類名と部数

同封する書類の内容とその部数を中央に記載します。まず「記」と書き、その下に箇条書きで同封書類名と部数を記載してください。書類の一覧のあとは、「以上」と記載します。

■同封書類と部数の記載例

内定承諾書 1部
卒業証明書 1部
健康診断書 1部

以上

提出が遅れる場合のお詫びの例文

提出が期限を過ぎた場合は、遅れたことへのお詫びを書き添えましょう。本文に遅れた理由とお詫びの言葉を入れます。また、書類を送る前に送付が遅れることを電話で伝えてください。

なお、お詫びの添え状は急ぎの書類にあたるため、「時候の挨拶」は省略するのが一般的です。

■お詫びの例文

書類送付が遅くなり、大変御迷惑をおかけいたしました。お詫び申し上げます。

入社書類と送付状(添え状)を郵送する際の注意点

入社書類と添え状は、送り方にも注意しましょう。封筒は、A4サイズの書類が折らずに入る角形2号の白い封筒を使うのが理想的です。企業側から返信用封筒を用意された場合は、そちらを使用します。

書類を封筒に入れるときは、透明のクリアファイルを使いましょう。雨で書類が濡れたり折れたりするのを防げます。

書類を入れる順番は、1番上に添え状、その次に「記書き」で書いた順番に入れてください。

封筒には、表・裏面それぞれに下記の内容を記入します。

  • 表:企業の住所・送付先の宛名
  • 裏:投函日(添え状と同じ)自分の郵便番号・住所・氏名

表書きには、左端に「入社書類在中」と赤字で記入してください。

一部返信が必要となる書類がある場合は、切手を貼った返信用封筒も書類と一緒に同封します。

入社書類がきちんと配送されたかを確認できるよう、郵便物を追跡できる簡易書留や特定記録郵便で送りましょう。

入社書類を送るときは添え状を忘れずに

入社書類を郵送やFAXで送るときは、添え状を同封するようにしましょう。ビジネスマナーに沿って作成した添え状をつけて送りましょう。初めて送る場合はテンプレートを使用し、必要事項を漏らさないよう作成してください。

送り方にも注意事項があるため、よく確認して送りましょう。正しい添え状を同封することで、マナーを心得ている人という印象を与えられます。


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