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  • 更新日 : 2024年10月17日

スマホで送付状を作るには？無料テンプレート付き

スマホで送付状を作るには、Web上のツールを使う方法とWordやExcelなどで作成する方法の主に2種類があり、後者の場合は無料のテンプレートを利用すると便利です。

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スマホは音楽や動画の視聴だけでなく、ショッピングやネットバンキング、転職や就職時には情報収集から応募まで対応できます。もちろん、履歴書や請求書などを送付する際に同封する送付状を作ることも可能です。しかし、実際に使ってもよいものか不安に感じる方も多いでしょう。

ここでは、送付状をスマホで作る方法と注意点をご紹介します。

スマホからもダウンロードできる送付状の無料テンプレート

送付状

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マネーフォワード クラウドでは、スマホからも無料でダウンロードできる送付状のテンプレートを多数用意していますので、ぜひご利用ください。

送付状一覧

ほかにも、全20種類以上の送付状テンプレートを用意していますので、お好きなものをご使用いただけます。

スマホで送付状を作ってもよい？

スマホはさまざまなことができる便利なツールです。しかし、求人応募の履歴書や請求書などの書類と一緒に送る送付状を作ってよいものか不安を覚える方もいるかもしれません。

ここでは、送付状の役割を確認しつつ、スマホで作成してもよいと考えられる根拠について解説します。

履歴書にとって送付状はなんのための書類？

履歴書の添え状とは、履歴書や職務経歴書、ビジネス文書などを郵送する際に添えるあいさつ状のことです。送付先への挨拶と共に、「誰が何を送ったか」を知らせる役割を持っています。書類と一緒に送ることにより、相手に丁寧な印象を与えることが可能です。

例えば、何の説明もなく請求書や見積書だけが送られても、受け取る側はなぜ送られてきたのかわからない場合もあります。重要な書類こそ、誰に宛てたものなのか、どのような理由で送ったのかを明確に伝えることが大切です。

求人応募の際の履歴書も、重要な書類の1つです。挨拶文や書類の書き方、そもそも送付状を添えようという気遣いは、採用担当者によりポジティブな印象を与える可能性もあるでしょう。

履歴書の送付状は必須ではありませんが、社会人のマナーとして、ぜひ添えておきたいものです。

送付状はスマホで作っても問題ない

履歴書の送付状は手書きやパソコンで作成することが一般的です。近年は、スマホで作成する方も増えています。ただしスマホで送付状を作成する場合には、必要な項目が網羅されていることが必須です。

送付状の項目は右上に日付、左上に宛先、その下段に右寄せで送付者の住所や氏名というように、位置や書き方が定められています。

送付状の作成は手書きでもパソコンでもよいと考えられているため、形式さえ整っていればスマホで作っても問題はないでしょう。スマホはパソコンと違ってキーボードや画面が小さく、書類を作成する上で快適に操作できるデバイスとはいえませんが、送付状の作成は可能です。

また近年はコンビニなどで、スマホに保存したファイルを簡単に印刷できます。

スマホでの送付状の作り方

スマホでも簡単に送付状を作ることが可能です。ここでは、送付状をスマホで作成する方法を2つご紹介します。

Web上のツールを使う

1つ目は、Web上にあるツールを使った方法です。送付状は必要な項目と記載する位置が概ね決まっているため、何を書くのか決まっていれば簡単に作成できます。

一般的なツールでは、日付や宛先情報、差出人情報、タイトル、挨拶文、送付する書類の内容を入力してフォントを指定し「作成」ボタンをクリックすると送付状のファイルを作成することが可能です。

スマホの場合、ファイルの保存場所がわかっていれば、いつでもファイルを開いて印刷できます。右寄せや左寄せ、改行といった調整は自動で行ってくれるものが一般的ですが、念のため印刷前にプレビュー画面で確認することをおすすめします。

WordやExcelなどで作成する

2つ目は、WordやExcelのアプリを活用する方法です。この場合、ゼロからでも作れますが、Web上にあるテンプレートを活用することで、より手早く作成できます。テンプレートはWord用、Excel用と分けてあるため、作りやすいほうを選ぶとよいでしょう。

ただし、テンプレートの項目を最低限変更するだけで使うのはあまりおすすめできません。テンプレートを活用する際には、挨拶文の時候の挨拶が日付の季節と合っているか、宛先の住所や電話番号、担当者名が間違っていないかなど、細心の注意が必要です。

またスマホは画面が小さく、プレビュー画面では文字が潰れて表示されない場合もあるため、部分的に拡大して確認しなくてはいけません。きちんと確認して、印刷後も改めて全体的に確認する慎重さが必要です。

スマホで作った送付状を印刷する方法

スマホで作った送付状は、送付する書類に同封するためにもプリンターで印刷しなければなりません。

ここでは、スマホで作った送付状を印刷する2つの方法をご紹介します。

データをパソコンに移してプリンターで印刷

1つ目は、スマホの送付状のデータをパソコンに移動し、接続しているプリンターで印刷する方法です。スマホのデータをSDカードやUSBメモリに移し、さらにパソコンへ移して印刷します。Google ドライブやiCloudといったクラウドサービスを利用するのもおすすめです。

またプリンターの中には、スマホと直接通信して印刷できるものもあります。通信にはWi-Fiやモバイルネットワークを使い、プリンターのディスプレイでファイルを移すことにより、印刷できる仕組みです。印刷する際には、プリンターごとに決められた専用のアプリケーションなどでスマホとプリンターを接続します。

なお、スマホをプリンターと同じWi-Fiネットワークに接続できれば、ネットワークを経由して直接印刷することも可能です。その場合は、スマホとプリンターの両方に各種設定が必要になります。

スマホのデータのままコンビニで印刷

日本の大手コンビニでは、スマホからデータを直接印刷できる以下のようなサービスを提供しています。

サービスごとに、印刷できる文書のファイルタイプが限られており、それぞれ専用のアプリケーションへのログイン（利用者登録）が必要です。

実際に利用する際は、事前に各サービスのWebサイトなどを参照し、必要な準備や印刷までの手順を確認しておきましょう。

スマホで送付状を作成する際の注意点

送付状をスマホで作成して印刷する場合には、いくつか注意すべき点があります。

まずスマホで作成したファイルが、プレビュー画面で確認した通りに印刷できない可能性がある点に注意しましょう。同じWordを使っていても、印刷するデバイスにフォントのデータがないと、すべての文字が別のフォントに差し替えられてしまいます。フォントによっては1ページに収まらなかったり、文字化けしたりするため注意が必要です。

この不具合を解消するためには、文書を一旦PDFファイルに変換して印刷する方法をおすすめします。PDFは、文書をディスプレイで見たままのレイアウト、フォントで保存できるファイル形式です。文字の大きさもそのままで、文字化けすることもありません。

また作成段階では、画面が小さく全体のバランスや文字単位のチェックに時間がかかるでしょう。ミスを見逃したりしないよう注意が必要です。

スマホで送付状を作成、印刷するのは可能ですが、仕上がりを入念にチェックするよう心がけましょう。

スマホでは送付状の仕上がりを入念にチェックしよう

履歴書への添え状として使う送付状では、一般的な形式に則った書式であれば、作り方は手書きでもパソコンでも、スマホでも問題はありません。もしプリンターを持っていなくても、ファイルさえ準備できればコンビニで印刷できます。

印刷するときは事前にPDFファイルに変換し保存しておくと、文字化けや強制的なレイアウト変更が防げるのでおすすめです。印刷前には、スマホでのプレビュー画面や実際の仕上がりを入念にチェックする必要があります。

送付状は履歴書と一緒に送る重要な書類です。仕上がりを入念に確認したうえで、送付するようにしましょう。

よくある質問

スマホで送付状を作成してもよいですか？

スマホで作成して問題ありません。必要な項目を適切な位置、大きさに記載できているか入念に確認しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。

スマホで送付状を作成するにはどのような方法がありますか？

スマホでダウンロードしたテンプレートをもとに作成したり、Webサービス上で必要項目を入力して作成するという方法もあります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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