- 更新日 : 2024年10月21日
領収書と支払明細書の違いは？発行義務や注意点について解説
領収書と支払明細書は、どちらも金銭の授受を伴う取引の内容が記載されている書類です。しかし、両者は発行する目的や記載内容が異なります。
本記事では領収書と支払明細書の違いについて説明し、それぞれの役割や記載項目、発行義務の有無などを解説します。
領収書と支払明細書の違い
領収書と支払明細書は、どちらも金銭の支払いを確認できる書類です。しかし、両者は以下のように発行する目的が異なります。
- 領収書：商品やサービスに対して金銭の支払いがあったことを証明するもの
- 支払明細書：商品やサービスに対する金銭の支払いのなかで、その内訳を詳細に記載したもの
ここでは、領収書と支払明細書の違いを確認するため、それぞれの役割と主な記載項目をご紹介します。
領収書の役割と主な記載項目
領収書は商品やサービスを受けたときや支払いした際に発行される書類です。国税庁が「金銭又は有価証券の受取書」として定めている書類であり、領収書があることで商品やサービスに対して金銭の支払いがあったことを証明できます。
経費を計上するとき、確定申告をするときに必要になり、証明力を発揮するには以下の記載が必要です。
- 書類を発行したときの日付
- 宛名（金銭を支払った側）
- 支払い金額
- 提供した商品・サービスの内容（但し書き）
- 発行した側の名称・住所
- 収入印紙（5万円以上の取引の場合）
上記で挙げている「但し書き」とは、どのような商品・サービスに対して取引したものなのかを証明するために必要な項目です。「お品代」と書かれることもありますが、本来は認められません。使途不明金として扱われる可能性もあるため、少なくとも主要な品目の記載は必要です。
領収書の詳細や書き方については、以下の記事で解説しています。
支払明細書の役割と主な記載項目
支払明細書とは、請求内容に相違がないことを確認する目的で発行される書類です。取引代金の内訳について、取引内容などが詳しく記載されています。支払う側・受け取る側の双方が、取引内容と代金に間違いがないかを確認する役割があります。
支払明細書の主な記載事項は、以下のとおりです。
- 支払明細書の発行日
- 支払先の企業名や担当部署名、氏名
- 支払明細書を発行する側の企業名や担当部署名、氏名
- 支払いの明細
- 角印の捺印
必要最低限の記載があれば、記載したい項目を増やすことはかまいません。管理ナンバーなどを記載しておけば、管理しやすくなるでしょう。
支払明細書の書き方など、以下の記事が参考になります。
支払明細書でも経費精算はできる？
領収書は商品やサービスの支払いを証明し、経費計上の際も必要になる重要な書類です。しかし、以下のような場合は領収書を発行してもらえないことがほとんどです。
- クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済
- 電車やバスなどを利用した際の交通費
- ご祝儀や香典などの支出
- 自動販売機
また、領収書をなくしてしまう場合もあるでしょう。このように領収書がない場合でも、支払いがあったことを証明できるものであれば代替できます。支払先や日付、金額、支払内容の4点が確認できれば、領収書の代わりとして利用が可能です。
支払明細書もこの4点が記載されているため、経費精算や税務申告にも利用できます。
領収書と支払明細書に発行義務はある？
領収書と支払明細書は、発行義務に違いがあります。領収書には発行義務がありますが、支払明細書にはありません。
領収書については、民法486条で「弁済したものは、弁済を受領した者に対して受取証書の発行を請求できる」と規定があります。弁済とは代金の支払いを指し、受取証書は領収書のことです。この規定により、支払う人は相手に領収書の発行を請求できることから、領収書の発行を請求された場合に受取人は領収書を発行する義務があると解釈されています。
ただし、一度発行すれば再発行の義務はありません。いつでも発行請求できるとすると、経費の架空請求などトラブルにつながる可能性があります。
一方、支払明細書は法律に特別な規定はなく、発行義務はありません。あくまで取引の当事者が互いに取引内容について間違いがないか確認する書類であり、発行は任意といえます。
領収書と支払明細書の違いを把握しよう
領収書と支払明細書はどちらも金銭の授受が記載された書類です。ただし、発行の目的や記載項目が異なります。領収書には発行義務があるものの、支払明細書は義務がないという違いもあるため注意しなくてはいけません。このように性質の異なる書類ですが、領収書がない場合、証明書類として支払明細書を代用することは可能です。
両者の違いを把握し、正しく作成・利用するようにしましょう。
よくある質問
領収書と支払明細書の違いは何ですか？
発行する目的と発行する主体が異なります。詳しくはこちらをご覧ください。
支払明細書でも経費計上はできますか？
支払明細書でも経費計上は可能です。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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