• 更新日 : 2022年3月17日

受領書とは?納品書受け取り後のメールについても解説!

受領書とは?納品書受け取り後のメールについても解説!

企業や個人事業主との取引などで、受領したことを証するために発行するのが受領書です。受領書をメールやWeb上で発行する場合もあります。

この記事では受領書とは、どのような役割を果たしているのかについてご紹介していきます。

また、ビジネス上の文書のやり取りをする上で気をつけたほうがいいことや、受領書にどんな決まりがあるのかについても詳しく触れていきます。

受領書とはいつ発行するもの?

ビジネスをしていると、あらゆるタイミングで文書をやり取りすることがあり、見積書や発注書など、似たようなフォーマットの書類が多々あります。

ここでは、文書・書類がどんなタイミングで発行されるか、その意義についてご説明していきます。

ビジネス書類のやり取りの流れ

  • 見積書
  • 発注書(注文書)
  • 納品書
  • 受領書
  • 検収書
  • 請求書

ビジネスでは、上記の順番のとおりに発注者と受注者の間で書類のやり取りをします。なおこれら以外にも書類が必要な場合もあります。また、検収がないものには検収書がありません。各々の書類には以下のような関連があります。

見積書と発注書(注文書)

見積書とは、受注者がだいたいどれくらいの費用がかかるかの試算をした書類です。この見積書を受けて、実際に発注することになると、発注者が発注書や注文書を発行します。

納品書と受領書

納品書は、受注者が受注したものを発注者に届ける際に送付する書類です。そして、その商品や製品の受け取りの証明として、発注者が受領書を発行します。

検収書と請求書

検収書は、発注者が発注したものを受け取った後、不良品はないか、想定通りに作動するかなどを発注者が確認(検収)し、問題がなかった時に発行するものです。(これを「検収作業」と言います。)

検収書を受け取って初めて、受注者は請求書を送れます。

ただ、実際は発注書や納品書、受領書や検収書を発行しないビジネスシーンも多くあります。ビジネス文書には、発行義務がありません。すべては、ビジネスのやり取り、状況を明確にするための確認書類の役割を果たしています。

取引相手とのルールに沿って受領書を発行

受領書は先述のとおり、相手に納品物が確かに届いたことを証明し、次の検収フェーズに入ったことを伝えてくれる受領確認の書類です。

受注者が納品物を送っても、発注者に不達という可能性もあります。確実に相手が発注したものを受け取ったということは、受注者が納品したことを示し、それが一つの安心になるのです。

受領書の返送は相互で取り決めたルールに基づき、きちんと取引をしてくれているという安心感を相手に与え、受注者への信頼を高めるツールでもあります。納品書に対し受領書を発行するルールとなっている限り、受領書の発行はビジネス上の大切な書類となります。速やかに対応しましょう。

受領書には何を記載する?

受領書は、発注者が発行するものです。受領書の発行が必要な場合には、以下を参考に発行するようにしましょう。

受領書に記載すべき項目は以下のとおりです。記載事項は基本的に、納品書に記載されたものがベースになります。

  • 発行日、取引相手名、発行者名
  • 受領した案件、商品名
  • 受領した商品の単価
  • 受領した商品の数
  • 受領した商品の合計金額 など

受領書

取引内容によっては、金額等を記載しないケースもあります。基本的には、発行日や取引相手の名前、発行者名、受領した案件や商品の名前、商品の数などを記載します。

金額については、見積書や発注書の時点で確認をしているものですが、発注から納品までに時間がかかる商品などを受領した場合、その金額を間違えて認識していることもあるかもしれません。見積書を複数回に渡って受け取った場合などには、どの見積書が最終的なものだったか、あやふやになることもあります。

こういったトラブルを防ぐためには、どの見積書、どの納品書に対する受領書であるのかを明記しておきましょう。受領書発行の際には見積番号や納品書番号を付記するほか、見積書や納品書のコピーを添付してもよいでしょう。要するに、受領書を他の取引書類と結びつけて発行するということです。

また、取引先によっては、受領書のフォーマットが決まっている場合もあります。こちらが受領書を発行する際には、そのフォーマットに則って発行したほうが、取引がスムーズです。

場合によっては、受領書受け取りの段階で売上を計上する企業もあります。受領書を発行するルールが確立している場合には相手企業が経理処理に困ることもありますので、納品物や商品を受け取ったら、すぐに受領書を送るようにしてください。

受領書のテンプレート・ひな形【無料ダウンロード可】

受領書の形式は、先方の納品書に合わせて作成するのが一番かと思います。
受領書のテンプレートを添付しますので、適宜変更してお使いください。

受領書サンプル.xlsx

納品書の受領メールは送るべき?

受領書の発行は、電子メールで送付するほうが即時性もあり、検収がない場合の先方の請求書発行事務が早く進むため、特段の制約がなければ電子メールで問題ないでしょう。

受領メールを送付し、さらに受領書を郵送するのを避け、受領書をPDFファイルなどにして添付するのも一案です。この場合、送付した添付資料を控えとして保存することを忘れないようにしましょう。

添付ファイルの運用については、取引ルールだけでなく社内のセキュリティ方針(電子メールのルール)に従ってください。

【受領メールの例】
 「先日発注しました商品×××につき、〇月〇日に弊社に到着いたしました。つきましては受領書を添付いたしますのでご査収くださいますようお願い致します。」

納品書を受け取ったら受領書を発行しましょう

ビジネス上、よくやり取りがあるのは見積書や請求書であることが多いです。しかし、受領書にも役割があること、そこに記載した方がいい項目があることをご理解いただけたと思います。

よりよい取引相手との信頼を築くためにも、ビジネス書類はきちんと発行したいものです。取引相手とのルールに沿ってきちんと対応できるようにしておきましょう。

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よくある質問

受領書はいつ発行するもの?

納品書を受け取った際に、その証明として受領書を発行します。詳しくはこちらをご覧ください。

受領書には何を記載する?

「発行日、取引相手名、発行者名」「受領した案件、商品名」「商品の単価」「商品の数」 「商品の合計金額」を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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