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  • 更新日 : 2024年8月21日

キャンセル料の領収書の書き方・無料テンプレート

当記事では、キャンセル料の領収書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。

また、領収書の無料テンプレート、領収書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。

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キャンセル料の領収書が必要なケースは？

キャンセル料は、予約をキャンセルした際に発生する料金であり、さまざまな業種で発生することがあります。

キャンセルポリシーを明確にしておくこと

キャンセル料には、単に解約に伴う事務手数料として徴収するものや、解約に伴って本来得られたはずの収入に対する賠償として徴収するものなどがあります。

後者の例として、飲食店の予約をしていて直前にキャンセルされた場合、飲食店側は材料費や人件費をすでに負担しているため、これらの費用が損失になります。このような場合、キャンセルが可能な期限を明確に定め、キャンセル時期に応じた段階的な返金率を示すことが一般的です。この方針をキャンセルポリシーと言います。

キャンセルポリシーを設定するにあたっては、トラブルを​避ける​ため、​あいまいな​表現、​誤解を​生む​表現は避けましょう。支払われたキャンセル料に対して、支払者から求められた場合には領収書の発行が必要となります。

キャンセル料の領収書の書き方・ポイント

キャンセル料が発生するのは、先に予約があるものについてです。ここではキャンセル料の領収書について、いくつかの点を見ていきましょう。

キャンセル料の領収書には但し書きを明記

キャンセル料について領収書を作成する場合、通常の領収書と大きく変わりませんが、但し書きには、何に対するキャンセル料であるのかを明記しましょう。例えば「但し、〇月〇日宿泊予定のキャンセル料として」などのように記載し、現金で支払うことは少ないと思われるため、支払方法も明記しておくとよいでしょう。

電子メールなどに領収書を添付する際には、改ざん防止のためPDFファイルにするなど、セキュリティに配慮します。また領収書に記載する、宛先、金額、日付などはよく確認しましょう。

キャンセル料の消費税について

解約手続きなどの事務手続きの対価としてキャンセル料を受け取る場合には、消費税が課税されます。これは時期に関係なく、払い戻しのための手数料を受け取るような場合です。

一方、予約の取り消しにあたるキャンセルの中には、本来得られる利益がなくなったことに対する賠償金もあり、このような場合には消費税は不課税となります。

したがって、一つのキャンセルに払い戻し手数料と取り消し手数料が区分できる場合には消費税の課税と不課税があるため、領収書の内訳欄に明記しておくとよいでしょう。

また、事務手数料部分と賠償金部分を区分せず、一括して受領するときは全額を不課税として取り扱うことになります。

参考：No.6253 キャンセル料｜国税庁

事前決済におけるキャンセル料発生のケース

旅行料金などでは、事前にクレジットカードで全額決済するケースがあります。このような場合にキャンセルが発生すると、すでに受け取った旅行料金からキャンセル料を差し引いて返金する手続きとなります。

また、キャンセルの時期によっては一旦、旅行料金の全額を受け取り、後でキャンセル料との差額分を返金するケースもあります。このような場合では、一旦精算書を作成し、金銭の授受についてよく分かるように説明したほうがよいときもあります。その後、改めて領収書を発行するなど、丁寧に対応したほうがよいでしょう。

いずれにしても、キャンセルポリシーに基づきトラブルのないように配慮し、次回の予約につなげましょう。

なお、電子データでの領収書発行の場合やクレジットカードにてキャンセル料支払処理をする場合には印紙税は不要です。

参考：
取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い｜国税庁
クレジット販売の場合の領収書｜国税庁

キャンセル料の領収書にも活用できる「領収書の無料エクセルテンプレート」

「マネーフォワード クラウド請求書」では、領収書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。

領収書テンプレート①領収書テンプレート②領収書テンプレート③領収書
オーソドックスな領収書テンプレートインボイス（適格請求書）を兼ねた領収書テンプレートシンプルな領収書テンプレートオーソドックスな領収書テンプレート（横）

このほかにも、たくさんの領収書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った領収書をぜひお気軽にご利用ください。

領収書のテンプレート

ここまで見てきたとおり、領収書は市販のものを使わなければならないわけではありません。正しい形式と記載内容であれば、エクセルで作成されたものであっても、領収書として認められます。

マネーフォワード クラウド請求書

※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます

なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く領収書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。

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そもそも領収書とは？

領収書

領収書とは、金銭等の支払いを受けたことを証明する書類のことです。領収書には支払いを受けた者及び支払った者の氏名や取引日付、金額、取引内容などが記載されます。
領収書は、会計上及び税務上の根拠書類としても重要な役割を果たし、領収書やレシートがないと会計上認められず税金が増えてしまうこともあるため、一定期間の保存が求められるものもあります。

領収書はその性質上複数の法律に関与しているため、様々な観点から解釈をすることが可能であり、それによって予期せぬトラブルが発生しやすいという面もあります。

領収書を発行する意味

領収書は商品やサービスに対して、お金を支払う側が確実に代金を支払ったということの証明に、またお金を受け取った側が確実に代金を受け取ったことを証明するために発行されます。

レシートとの違い

領収書は主として「支払いの証明」として利用され、レシートは主として「購入の証明」として利用されている傾向があり、多くの場合、レシートには支払いについての情報まで記載されています。

したがって、レシートであったとしても領収書と同じ役割を果たすものであれば、領収書として認められるのが通例です。具体的には領収日付、売上代金に係る金額、発行元、受領した事実が認められる表記があるものは、すべて領収書に該当します。

【基礎編】領収書の書き方と見本・注意点

領収書の書き方と注意点

領収書を作成する上で最も重要なことは、以下の2点です。

  • 金銭授受の事実を証明するための事項を記載すること
  • 改ざんされないための措置をとること

詳しくは、以下の記事も参考にしてください。

請求書の基礎知識
領収書とは？書き方の見本・無料テンプレート20種類以上！

※以下は上記の抜粋版となります。

タイトル

中央寄せにして領収書であることがよくわかるようにしましょう。

日付

領収書に記載する日付は実際の領収日です。先に商品を引き渡して後日代金が支払われた場合は、実際に支払いがあった日付になります。日付の書き方は西暦、和暦どちらでも構いません。

宛名

相手先の、正式名称を記入しましょう。

金額

領収書には金銭を受け取った法人名や金銭授受日、売上金額などを記載します。金額の改ざんを防止するために金額の先頭には「￥」や「金」を、末尾には「※」や「−」を付けます。さらに金額の0表示3つごとに「,」を付けて記載します。

但し書き

但し書きには、具体的に何の代金を領収したのかを記入します。

金額の内訳

領収書以外に請求書等があり、一定の記載がある場合には不要ですが、領収書のみが取引の証拠である場合に内訳には、税率の異なるごとに合計した金額や消費税額を記載します。

発行者

領収書の発行者の住所・名称を記入します。

収入印紙

印紙税法により、領収書は「金銭または有価証券の受取書」にあたり、5万円以上の場合は収入印紙が必要です。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：岡 和恵　（税理士 / CFP）

    大学卒業後、２年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

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