• 更新日 : 2024年10月17日

就職活動で使う送付状の書き方は？封筒への入れ方も紹介

新卒で就職活動をする際に、書類の郵送で送付状が必要だと聞いたことがないでしょうか。就活で初めて送付状を書く方も、たくさんいるでしょう。

本記事では、エントリーシートや履歴書を送付する際に添付する送付状の書き方や、郵送する際の注意点などについて解説します。送付状のマナーを知っておきたい方は、ぜひ最後までお読みください。

就職活動で送付状が必要な場面は？

送付状とは「誰が、誰に、どの書類を、何枚送ったか」を伝えるための書面です。忙しいビジネスの場においては、書類を送付する際に送付状を添付することがビジネスマナーとされています。

新卒の就職活動でも、エントリーシートや履歴書を送付する際に送付状が必要です。一度エントリーシートを送ってから2回目に履歴書を送付するときも、送付状は必要となります。

送付状を入れ忘れたとしても、後から送る必要はありません。送付状を別途送付するのは、企業担当者に余計な手間をかけさせるので控えましょう。

企業側が「送付状は不要」と明記している場合もあります。その場合は、送付状の添付はなしで構いません。

エントリーシートなどに添付する送付状の書き方

送付状をパソコンで作る場合、WordやGoogleドキュメントなどの文書作成ソフトで作成するといいでしょう。体裁は横書きです。印刷は、A4のコピー用紙で行います。色や柄のある用紙は使いません。

以下のページより、すぐ使えるテンプレートをダウンロードできますので、こちらもご利用ください。

日付

送付状の先頭には、投函する日付を右寄せで記載します。送付状の作成日ではない点に注意が必要です。

日付の書き方は2種類あります。「2023年」という西暦と、「令和5年」という和暦です。どちらでも構いませんが、同封する書類の記載と揃えた方がいいでしょう。例えば、エントリーシートや履歴書を「2023年」と書いているなら、送付状も「2023年」にします。「令和5年」と書いていた場合は、送付状の記載も「令和5年」です。

送付先

日付の次に、会社名・部署名・担当者名の順で送付先を左詰めで記載します。会社名・部署名・担当者名は、それぞれ改行します。

送付先は、（株）（有）といった略称を使ってはいけません。株式会社、有限会社など正式な社名や部署名を記載しましょう。

部署名や担当者名には敬称をつけます。部署宛へ送付する場合は「御中」、個人宛の場合は「様」です。担当者の個人名がわからない場合は「○×ご担当者様」で構いません。

また、個人宛の場合は、社名や部署名の後に「御中」をつける必要はありません。

差出人

送付先の次は、差出人の情報を右寄せで記載します。

記載順は、所属（学校名・学部学科名）、氏名、住所、電話番号、メールアドレスです。学部学科名は、正式名称を書きましょう。送付先と同様に、省略してはいけません。

一方、住所の「丁目」や「番地」は、通常使っている表記で問題ありません。心配であれば、○番×号と正式に書いてもいいでしょう。

電話番号は携帯電話で問題ありません。日中に連絡が取れる番号を記載します。

タイトル

タイトルには、送付状の主旨がわかる内容を書きます。配置は中央揃えです。送付状を見たときに何の送付状かすぐわかるように、フォントを大きめにするといいでしょう。

タイトルの文言は「選考応募書類の送付につきまして」「履歴書の送付につきまして」など、簡潔に記載します。

頭語

頭語とは挨拶の代わりに使われる言葉です。

頭語には「拝啓」「謹啓」「前略」などがあり、ビジネスでは「拝啓」がよく使われます。

「前略」とは「挨拶を省略します」という意味です。ビジネスでは、挨拶を省略するのは失礼と解釈されるため、「前略」は使いません。新卒の就活で作成する送付状には「拝啓」を使うのがいいでしょう。

時候の挨拶

頭語の次は1文字スペースを入れ、「時候の挨拶」を書きます。

「時候の挨拶」とは、季節に応じて変わる挨拶文です。ビジネス文書では、時候の挨拶の代わりに、季節に関係なく使用できる挨拶文が用いられることも多くあります。

時候の挨拶は、使える時期が細かく決まっている場合があります。そのため、季節に関係なく使用できる挨拶文の方が無難です。

本文

時候の挨拶を入れた次に、本文にあたる部分を記載します。同封する書類の内容を、A4用紙1枚に収まるよう簡潔に記載しましょう。

送付状の目的は「誰がどの書類を何枚送ったか」をわかりやすく応募先企業に伝えることです。目的に合わない自己PRや希望条件を書くのは控えましょう。

結語

文章の最後に、頭語に対応する結語をつけます。

結語とは「さようなら」の代わりの言葉です。「拝啓」の後は「敬具」、「謹啓」の後は「謹白」のように、頭語に対応した結語があります。エントリーシートや履歴書を送付する際の送付状では、主に「拝啓」と「敬具」を使用します。

記書き

記書きとは、本文中で触れた書類の詳細を別途記載することで、相手に何を確認して欲しいかわかりやすく伝える方法です。

まず、中央揃えで「記」と記載します。次に、改行しさらに1行空け、添付する書類を「1.　エントリーシート　1枚」「2.　履歴書　1枚」のようにナンバリングして記載します。

書類一覧の配置は、左揃えです。「インデント」機能を使ってリストを中央に寄せると、見やすくなります。

以上

「以上」には「これで送付状の内容は終わりです」と相手に伝える役目があります。書類の最後に、右下に「以上」と記載します。

「以上」と書いた後は、追記しません。書きたいことがある場合は、「以上」の前に記載しましょう。

送付状を手書きで書く場合

送付状を手書きする場合、縦書きとなります。修正ペンや修正テープは、使用できません。便箋は無地の白がおすすめです。罫線はあってもなくても構いません。

手書きの送付状は、次の順番で作ります。

1. 頭語
2. 時候の挨拶
3. メッセージ
4. 同封書類の枚数（数字は漢数字に）
5. 結語
6. 日付
7. 名前
8. 宛名

手書きで送付状を作成する方法は、以下の記事で詳しく説明しています。

請求書の基礎知識

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ビジネスでは、パソコンで書類を作成する場合がほとんどです。その中であえて手書きの送付状を送ると「パソコンができないのでは？」と採用担当者に不安を持たれる可能性もあります。

手書きが指定されている場合を除き、送付状はあえて手書きにせず、テンプレートを使ってパソコンで作る方が無難でしょう。

エントリーシートや送付状を封筒へ入れる際のマナー

履歴書やエントリーシートと送付状は、次の順番で並べます。

1. 送付状
2. エントリーシート
3. 履歴書

送付状に記載する順番もエントリーシート→履歴書の順にしておくと、送付状を見た採用担当者が書類を確認しやすいです。

並べた書類は、折り曲げずにA4サイズのクリアファイルに入れます。クリアファイルは、新品を使いましょう。色は、無色透明がおすすめです。クリアファイルに入れることで、郵送中に折れ曲がることや濡れることを防ぎ、採用担当者にきれいな状態で書類を見てもらうことができます。

書類を入れる封筒は、A4のクリアファイルが折れずに入る角2サイズを使います。清潔感があり他の封筒と混ざったときに目立つため、白封筒がよりおすすめです。

新卒の就活ではルールに沿った送付状を作ることが大切

新卒の就活でエントリーシートや履歴書を企業に送付する際は、送付状が必要となります。送付状があることで、企業の採用担当者が書類の内容を確認しやすくなるからです。

送付状は、書くべきことや書き方がある程度決まっています。ルールに沿った送付状を送付することで、採用担当者の印象が良くなる可能性があるでしょう。

学生のうちに送付状の書き方や送付のルールを知っておくことは、就職してからも大いに役立ちます。送付状の書き方を知り、就職活動や今後の社会人生活を有利に進めていきましょう。

よくある質問

就職活動で送付状が必要なケースはある？

新卒の就職活動では、エントリーシートや履歴書を送付する際に送付状が必要です。基本的には、会社に書類を送付する際は送付状が必要と覚えておきましょう。詳しくはこちらをご覧ください。

送付状に記載すべき項目は？

送付状に記載すべき項目は、次のとおりです。日付、会社名・担当部署名・担当者名、住所、氏名、頭語、時候の挨拶、本文、結語、 書類の枚数。詳しくはこちらをご覧ください。

• 監修：高橋龍二（税理士）

  1957年、山形県尾花沢市生まれ。1982年に税理士試験に合格し、1987年に税理士として登録。
  長年にわたり、個人・法人問わず、税務申告、経営支援、相続、事業承継、財務戦略の策定に携わる。
  2022年、税理士法人伊藤・高橋事務所を開設し、代表社員税理士として、地域密着型の税務サービスを提供。地方経済の発展を支援しながら、税務・法務の最新知識を活かした実務に従事している。