• 作成日 : 2023年1月27日

請求書の内訳の書き方は？請求明細書を発行するケースも解説

請求書とは、取引先へ商品やサービスを提供したあと、代金の支払いを請求するために作成する書類です。請求内容の確認にはそれぞれ商品やサービス名、単価などを内訳で明確にする必要があり、項目が多い場合は請求明細書を別に発行することもあります。

本記事では請求書の内訳の書き方や、請求明細書を発行する場合について紹介します。

請求書の内訳はどのように記載する？

請求書は商品やサービスを提供した取引先へ、代金の支払いを請求するために発行する書類です。請求内容を正しく確認するため、取引の内容は明確にする必要があります。

以下の例のように、個別に単価の決まっている場合は商品名・数量・金額など記載事項を一行に記載します。いくつかの項目がセット料金となっている場合には、セット料金を記載した行の下に、セットに含まれている内容を内訳として記載してください。ただし、セット内容に記載する商品のそれぞれの単価を記載する必要はありません。

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請求書に内訳を記載する際のポイント

請求書の書き方に正式なルールはありません。内訳はなく合計金額が記載されているだけの請求書でも、取引があったことを証明する書類となります。

しかし、実際の取引では請求書に内訳を記載するケースが一般的です。内訳を記載する目的は、取引に関わる請求する側、請求される側双方の認識にずれがないようにするためです。そのため内訳は誰が見てもわかるよう、明確でなければなりません。

ここでは、請求書に内訳を記載する際、押さえておきたいポイントを紹介します。

内容を明確にする

請求書に内訳を書くのは、請求の内容を明らかにする目的があります。合計金額だけ書かれていても、どのような取引で発生した金額なのかわかりません。

内訳を記載することで、どのような商品・サービスに対する請求であるのか、ひと目でわかるようになります。取引者間で請求に関する認識を合わせられるので、トラブルを回避できます。

取引内容を正確に記載する

請求書は取引内容を証明する書類であり、そのためには内容が正確でなければなりません。

正確性を担保するためにも、内訳の記載が必要になります。

通常とは異なる対応があった場合は、備考欄に書くなどの工夫も大切です。時間が経過して担当者が変わったあとに確認が必要になった場合にも、請求書を見ただけで取引内容がすぐにわかるようにしておけば適切に処理できます。確認のために問い合わせをする手間も、減らせるでしょう。

請求明細書を作成するのはどのような場合？

一般的に請求書で取引の内容がわかる場合には、請求明細書を別に作る必要はありません。しかし、記載項目が多いケースなどは詳細がわかりにくくなるため、別に請求明細書を作って取引内容を明確にすることもあります。

ここでは、請求明細書の概要や、いつ作成するのかなどを簡単に説明します。

請求書と請求明細書の違い

請求明細書とは、請求内容に関する細かい内訳が記載された書類のことです。これに対し、請求書には明細の記載がありません。消費税を含んだ請求の合計額が記載され、請求内容が把握できる形式であれば請求書として成立します。

また、特に取引先から要望がなければ、請求明細書を作成せず請求書のみを発行しても問題ありません。

請求明細書を作成するケース

記載項目が多くて内容がわかりにくい場合は、請求明細書を別に作成する場合があります。例えば、請求書に一定期間の内容がまとまって記載されていたり、包括的な内容になっていたりするケースです。

あとから請求の内容を調べた場合、どのような取引だったのかよくわからなくなりそうなものは、請求明細書を作成するとよいでしょう。

請求書と一緒に渡す

請求明細書を作成するときは、請求書と一緒に渡すことが大切なポイントです。一緒に送ることで取引先が請求内容の確認をスムーズに行えます。

また、別々に届いた場合、別の請求と勘違いして支払いを二重計上するといったミスが起こるかもしれません。同時に送ることで、そのような間違いを防ぐ目的もあります。

請求書の内訳は明確・正確であることが大切

請求書の内訳は、必ず記載しなければいけないものではありません。内訳のない請求書でも取引を証明する書類になります。しかし、請求内容を明確にして取引内容について双方の認識を一致させるためにも、内訳を正確に記載するとよいでしょう。

請求書に内訳を記載することは、トラブルを防ぐだけでなく請求の作業を円滑にするメリットもあります。また、あとから取引内容を確認する際にも役立ちます。内訳を書く場合は、商品・サービスの数量や個数などを正確に記載するようにしましょう。

よくある質問

請求書の内訳には何を記載する？

提供した商品・サービスの数量、単価など詳細な情報を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。

請求書に内訳を記載する際のポイントは？

どのような商品・サービスに対する請求書であるのかを明確にすることで、請求する側・請求される側の双方の認識を一致させます。詳しくはこちらをご覧ください。