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  • 更新日 : 2024年10月17日

就職活動で使う送付状の書き方や注意点をひな形をもとに解説

就職活動では履歴書やエントリーシート等の書類の郵送を求められるケースがあります。書類送付の段階で自分をしっかりアピールするためにも、ビジネスマナーに沿った適切な送付状を同封するようにしましょう。

ここでは就職活動に適した送付状の書き方と注意点を、雛形をもとに具体的に解説します。

就職活動で送付状は必要？

ビジネスにおいて書類を郵送する際は、一般的に送付状が添えられています。就職活動において履歴書や職務経歴書を郵送する際も、送付状を添えることが一般的です。

送付状の同封は商習慣であると同時に、届ける相手に対する気遣いの意味もあります。ここでは送付状がなぜマナーとされるのか、その理由と目的について考えてみましょう。

送付状を同封する目的

送付状とは、郵送の際に同封されている書類がどのようなものか、また何部入っているかを伝えるための書類です。差出人と宛先を明確にし、確実に受け取ってもらうために添えます。

適切な送付状を添えれば、自分がビジネスマナーを身につけていると示すことになります。ただし、書き方を誤れば、印象を損ねてしまうかもしれません。送付状はマナー通り、適切に作成することを意識しましょう。

就活に使える送付状のテンプレート

就職活動に適した送付状とビジネス用途の送付状に、大きな違いはありません。記入すべき項目も非常にシンプルで、項目の配置や文字の大きさ、書式がまったく同じものもあります。

就職活動には、原則として無地の白いコピー用紙にシンプルに書くことが大切です。以下のリンクから、飾り文字やイラストなどがないシンプルな送付状テンプレートを無料でダウンロードできます。ぜひ活用ください。

就活での送付状の書き方

就職活動での応募書類に同封する送付状は、必須項目を書く位置や大きさがおおむね決まっています。この書式は、一般的なマナーといえるため、変えてしまうと先方によくない印象を与えかねません。

それぞれの項目を、どの位置にどのように書くか、注意点は何かについて1つずつ詳しくみてみましょう。

日付

送付状の最も上段、右端に位置するのは日付です。この日付には送付状や履歴書など、書類の作成日や面接希望日ではなく、封筒を投函する日、または投函する予定の日を記載します。

年数には「2023年」という西暦、「令和5年」という和暦のどちらで書いても構いません。ただし、同封する書類と表記を統一するようにしましょう。

宛名

日付のすぐ下の段には、左寄せで宛名を記載します。就職活動では応募先の企業名や部署名、もしわかっていれば採用担当者の氏名まで明確に記載するのがマナーです。

このとき、企業名や部署名を省略してはいけません。たとえば「株式会社〇〇」を「（株）〇〇」としたり、「〇〇」だけを記載したりするのは失礼にあたります。求人情報に正確な表記がなければ、公式Webサイトなどで確認してでも正確に記載しましょう。

また宛名の敬称は、企業名や部署名であれば「御中」、企業名・部署名の後に担当者氏名など個人名であれば「様」を用います。また、敬称は「株式会社〇〇御中　採用ご担当者様」のように併用するのは不適切です。

差出人

宛名の下段に右寄せで記載するのは、差出人の情報です。郵便番号と住所、電話番号、メールアドレス、氏名の順で記載しますが、特に指定がなければメールアドレスは省略しても構いません。

ただし、宛名と同様、名称は省略してはいけません。都道府県名、アパートやマンション名、部屋番号も省略せずに書くのがマナーです。新卒の場合は卒業する学校名や学部名なども正確に記載しましょう。

タイトル

宛名の下段、中央寄せで記載するのは、送付状を含めた書類の郵送の目的でもある「タイトル」です。求人への応募であれば、わかりやすく「選考書類の送付につきまして」と記載するとよいでしょう。

タイトルは送付状の中でも重要な文言です。他の文字のフォントより大きめに書くことをおすすめします。

本文

本文は頭語、通常は「拝啓」から始めて1文字空白を開け、最初に時候の挨拶を記入します。その後、どの媒体によって求人情報を得たかを記入し、面接の機会を得られるよう願い出る内容を簡潔にまとめましょう。自己アピールなどは履歴書や職務経歴書に任せ、送付状は本来の役割にとどめることが大切です。

最後は結語です。「拝啓」であれば「敬具」を右寄せで記入し、本文を終わります。

同封書類名と部数

本文の下には、左寄せで同封する書類を箇条書きで記載します。履歴書と職務経歴書を各1部同封するときの形式は次の通りです。

記
  • 履歴書　1部
  • 職務経歴書　1部
以上

まず、書類名の上段に中央揃えで「記」と記入し、その下段に1段に1種類の書類名称と、1文字空白を開けて部数を記入します。すべての書類を書き終えたら、その下段に右寄せで「以上」と記入すれば、送付状は完成です。

就活で送付状を書く際の注意点

送付状の形式がわかっていても、就職活動での送付状の書き方はどうすればよいのか、どのような封筒に入れればよいかなど、不安な部分も多いかもしれません。

ここでは送付状にまつわる形式以外の、書く際の注意点やポイントを解説します。

手書きとパソコンのどちらにするかは応募先次第

送付状を作成するとき、手書きにするかパソコンでプリントアウトするかで悩むこともあるかもしれませんが、パソコンでの作成がおすすめです。

パソコンであれば文字の調整が容易で、訂正や訂正後の印刷も簡単に行えます。手書きの場合、間違えてしまうと再度書き直すことになり、パソコンでの作成に比べ時間や手間がかかります。

ただし、応募先によっては手書きの送付状が「温かみがある」と好評価を得る可能性もあります。そのため、応募先の業種や業態によって、適切だと思える方法で作成しましょう。

誤字・脱字には細心の注意を払う

ビジネスに限らず、名称にまつわる誤字・脱字は大変な失礼にあたります。また失礼である他に、注意力が低い、準備不足、志望度が低いなどネガティブに評価されやることもあるため、細心の注意を払うことが大切です。

送付状を作成したら印刷前に確認、印刷した紙でもう一度確認、最後に封筒へ入れる前に確認と何度も見直し、誤字・脱字の防止に努めましょう。

送付状には自己PRを記載しない

送付状の本来の役割は、送付する書類の内容をわかりやすく伝えることです。そのため、自己PRは書かないようにしましょう。自己PRが求められるのは、履歴書などです。

送付状に不要な情報が記載されている場合、マナーが身についていないと捉えられ、せっかくの送付状が逆効果になってしまいます。くれぐれも、必要事項だけの記入にとどめましょう。

送付に使う封筒にも配慮する

就職活動における応募書類は、A4サイズで作成し、折らずに郵送するのがマナーです。郵送の途中で曲がったり破れたりしないようクリアファイルにおさめた状態で封筒に入れましょう。こうすれば書類がキレイなままの状態で担当者に届く可能性がアップします。

また封筒は、白の無地のものを使いましょう。縦書きで宛名を記載し、左下に目立つように「応募書類在中」と書いて四角で囲みます。また、宛名は水に濡れてもにじまない油性ペンで書くのがおすすめです。

封筒に入れる書類の順番

応募書類を入れる順番も、先方で確認しやすいよう配慮する必要があります。応募書類が履歴書と職務経歴書の場合は、一番上に送付状を置き、あとは送付状に記載した箇条書きの順番に並べるのがマナーです。封筒から出した後、先方の担当者も混乱せずにスムーズに確認できます。

就職活動では送付状もしっかり用意しよう

送付状は就職活動において、応募で郵送する書類の内容を伝えるために添える書類です。応募に必須というわけではありませんが、同封することで適切なマナーが身についていることをアピールできるメリットがあります。

よくある質問

就職活動で送付状は必要？

必須ではありませんが、正しく作成した送付状を添えることで、適切なマナーが身についていること、相手に対して配慮できることなどがアピールできます。詳しくはこちらをご覧ください。

就職活動で送付状を書く際の注意点は？

書く項目には誤字・脱字や誤りがないよう細心の注意を払い、相手に見やすいよう配慮することが大切です。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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