• 更新日 : 2023年4月14日

納品書を英語で作成するには?テンプレートやメール文面を紹介

納品書を英語で作成するには?テンプレートやメール文面を紹介

品物を納品する際に添付する「納品書」を英語で書かないといけない場合があります。一つは取引先が海外の場合、そしてもう一つが貿易を行った場合です。

英語の納品書を求められたときに困らないよう、入れるべき記載項目にはどのようなものがあるのか、および記入の仕方を確認しておきましょう。

納品書は英語で「delivery slip」などと表現する

納品書は英語で「delivery slip」と表現します。その他には「delivery note」「statement of delivery」という表現方法があります。この中でも、日本の納品書に近い意味のものは「statement of delivery」です。

海外では日本のように、届ける品物の内訳のみが記載された「納品書」はあまり使われません。品物に添付する書類は「納品書+請求書」という形式であることが多いです。

英語の納品書のテンプレート・ひな形

英語で納品書を作成する際は、テンプレートの利用が便利です。ページより英語の納品書テンプレート(エクセル)をダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

英語で納品書を作成する際に必要な項目と記載例

ご紹介した英語の納品書テンプレートに従い、書き方も確認しておきましょう。

タイトル

何の書類かすぐにわかるよう、一番上にタイトルを大きめに記載します。今回は「STATEMENT OF DELIVERY」というタイトルです。

宛名

相手の会社名を記載します。間違いがないよう気をつけましょう。日本語の御中の意味に近い「MESSRS:」を社名の前に入れるとより丁寧です。また、念のため、相手の電話番号やメールアドレスなども入れておくと良いでしょう。

会社名

発行した会社の会社名なども記載します。ここでは「MY COMPANY」と表記している部分です。連絡先も忘れずに入れておきましょう。

日付

納品書を送る日付を記入します。「DATE」の部分です。

発行番号

発行する企業が発行番号を交付している場合はそちらも記入します。「No.」などを使いましょう。

支払い

「PAYMENT DUE DATE」という項目を設け、支払期日を記載します。

納品内容の合計金額

小計は「SUB TOTAL」税は「TAX」、合計金額は「GRAND TOTAL」で記載します。

納品内容の内訳

納品内容を必ず記載してください。「ITEM」が品名、「QUANTITY」が量、「UNIT PRICE」が単価です。

納品書送付メールの英語の例文

納品書をメールで送信する際は、メール本文で納品書を送付した旨を伝えるようにしましょう。以下は、納品書を送っている旨の連絡、そして、内容に問題がないか確認依頼のためのメールの例です。

Dear Mr. ○○,
Thank you for your order of January 1.
Please find attached our delivery slip.
Please check if there are any mistakes in the number, size and so on of the delivered items with the attached PDF file.
We greatly appreciate your business.

【日本語訳】
○○様
1月1日のご注文誠にありがとうございました。
納品書をお送りしております。
内容やサイズ、数量に間違いがないか、添付のPDFファイルでご確認ください。
このたびは誠にありがとうございました。

貿易における納品書(インボイス)

ここまでは、納品した品物に添付する納品書の例をご紹介しましたが、貿易を行う際は、英語での納品書作成が必須となります。記載内容など注意すべき点が多くありますので、しっかり把握しておきましょう。

貿易における納品書(インボイス)は、基本的に英語での記載が必須となっています。納品書(インボイス)とは貨物通関手続きを行うときに必要な書類であり、商品を発送する際の納品明細書や、請求書としての役割をする書類にもなります。海外へ送る全ての荷物には、納品書(インボイス)をつけなければなりません。

貿易取引における納品書(インボイス)は2種類です。「商業送り状(Commercial Invoice)」「公用送り状(Official Invoice)」ですが、「インボイス」とだけいう場合は、商業送り状を指します。

商業送り状(Commercial Invoice)

商業送り状とは、売り手である輸出者が、買い手である輸入者宛てに発行する貨物の詳細を示した書類です。基本的に英語で作成されます。多くの場合、代金請求書、出荷案内書、納品書を兼ねています。記載される内容は、品名・個数・単価・合計金額・本船名・船積日・船積港・仕向港などです。
さらに商業送り状には、「船積送り状(Shipping Invoice)」「見積送り状(Proforma Invoice)」があります。

船積送り状は、商品を船積みした後に、売り手の輸出者が、買い手の輸入者に対して作成します。この書類は積荷の代金請求書であり、出荷案内でもあります。また、船積み前の輸出時にも使用されるものです。

見積送り状は、売買契約の前に、売買者が購入者に対して発行する試算用送り状のことであり、買い手である輸入者が輸入通関のために使用することもある書類です。

こうした書類も英語圏でない国との貿易であっても基本的に英語で表記されます。

公用送り状(Official Invoice)

公用の送り状には、「領事送り状(Consular Invoice)」「税関送り状(Customs Invoice)」 があります。

領事送り状は、脱税や不当に廉価販売するダンピングを阻止する狙いがあり、輸入税率の査定や統計資料作成にも用いられます。領事送り状は廃止される傾向にありますが、中南米諸国やアフリカ諸国の一部では現在も要求される場合があります。

税関送り状は、輸入国税関に輸出品が適正かつ公正な価格であることを明らかにするための書類です。輸入者の依頼で輸出者が作成する公用送り状です。税関送り状は、輸入者を介して輸入国税関に提出されます。

記載内容は領事送り状と同様ですが、違いは輸出国に駐在する輸入国領事のビザの必要の有無です。領事送り状はビザを必要としますが、税関送り状はビザを必要としません。

こうした書類も全て英語で記入することになりますが、難しい形式ではありません。不備なく用意をしておきましょう。

パッキングリストとは

貿易取引におけるインボイスとともに貿易において必要な書類が「パッキングリスト(packing list)」です。パッキングリストとは、箱や樽、バレットなど商品の単位や個数、重量、総重量などを英語で記載する書類です。商品が届いたときに、パッキングリストを見ればどんな状態で何が何個入っているかなどの内容がわかります。パッキングリストも納品書の役割を果たします。

輸送品は、コンテナなどで運ばれることも多く、納品書(インボイス)だけで商品を照合するのは難しいので、パッキングリストが不可欠になってきます。

デリバリーノートとは

もうひとつ貿易において発行される書類にはデリバリーノート(Delivery note)と呼ばれる書類があります。

デリバリーノートは、海外へ輸出する際に、発送者(輸出者)が受取主に宛ててパッケージに貼りつけたり、箱の中に封入したりする書類で、商品の明細や送付先、注文番号、供給業者などを記載した納品書に類するものです。

デリバリーノートは、1度に20箱を輸送する場合であっても発行するのは1通です。

貿易において、納品書(インボイス)とパッキングリストは各国で必須となりますが、パッキングリストと同様の情報を記載しているデリバリーノートについては、通関とは無関係に発送者から受取主に宛てた書類であり、当事者間で交わされる納品書なのです。

内容はパッキングリストと同様ですが、パッキングリストとの違いは、税関で見られることがないという点です。

また、会社によって内容や目的が違うため、受取側の要望に応じて発行することになります。そのため、指定フォーマットのデリバリーノートに記入して納品することを求められることもあります。

英語の納品書は事前準備が大切!フォーマットを作成しておこう

海外の企業と取り引きする場合、日本語で納品書をつけるわけにはいかないため、英語で作成する必要があります。しかし、何をどれだけ送っているかを知らせるためという場合は難しい書式などは必要ありません。時間の余裕があるときに簡単なフォーマットを作り、それを使います。

ちなみに、貿易の際の納品書は税関に関するものなどもありますが、ある程度は定型のものであり、慣れればそれほど難しくはありません。こちらも事前にフォーマットを作っておき、記載すべき事項についてもまとめておきましょう。

よくある質問

納品書は英語でなんという?

「delivery slip」「delivery note」「statement of delivery」という表現方法があります。詳しくはこちらをご覧ください。

納品書を英語で作成する際に必要な項目は?

「タイトル」「宛名」「会社名」「日付」「発行番号」「支払い」「納品内容の合計金額」「納品内容の内訳」を記載しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

納品書の関連記事

新着記事