• 作成日 : 2023年2月17日

見積書を英語で作成するには?テンプレートをもとに記載項目を解説

ここ数年、中小企業の海外取引が増えています。背景には、オンラインを活用したビジネスの広がりや、自国から海外に対して電子商取引を通じて商品を販売する越境EC市場の成長などがあるでしょう。

海外取引では、契約の前段階で「見積書」のやり取りが生じますが、英文での作成が必要になることがあります。

本記事では、英語の見積書の書き方のほか、よく使われるフレーズなどについて解説していきます。

見積書を表す英語は?

見積書に該当する英単語には、「Quotation」と「Cost estimate」の2つがあります。

両者はまったく同じ意味ではないため、用法に注意しなければなりません。

「Quotation」は、正式見積もり、または確定見積もりを意味し、金額が確定しているときに用います。

一方の「Cost estimate」は、概算見積もりを意味し、金額が未確定である場合に使用します。

こうしたことを踏まえ、取引金額が正確に確定している場合は「Quotation」、見積もり段階ではまだ未確定で金額が変更になる可能性もある場合は「Cost estimate」にするという使い分けをする必要があります。

英語の見積書のテンプレート/ひな形

英語の見積書の記載事項に関する概要は次項で説明しますが、ここでは基本的なテンプレートを紹介します。

英語で見積書を作成する際に記載すべき項目

英文の見積書の書き方について、記載事項を挙げて説明していきましょう。テンプレートを参照しながら確認していただければと思います。

タイトル

前述のように取引金額が確定しているか、概算なのかによって「Quotation」と「Cost estimate」を使い分けます。

発行者情報

見積書を発行する自社に関する情報です。具体的には、「Company name(企業名)」「Address(住所)」「Phone number(電話番号)」「E-mail address(メールアドレス)」を記載します。

なお、住所については、①ビル名・階数、②丁目・番地、③町、④市、⑤県、⑥郵便番号、⑦国名という順序になります。

<例文>

日本語:〒000-0000 東京都××区××町2-3-4 JKビル5F

英語:JKBldg. 5F, 2-3-4, ××-cho, ××-ku, Tokyo, 000-0000, Japan

発行日

見積書を発行した日付(Date)を記載します。住所と同様、日付についても日本とは順番が異なります。

<例文>

日本語:2023年1月20日

英語:01/20/2023

※アメリカ英語圏での表記。イギリス英語圏では「20/01/2023」となるため注意。

有効期限

見積書に記載する取引金額は、仕入価格の値上がりなど諸般の事情で一定の時間経過によって変わる可能性があります。

したがって、発行日だけでなく、見積書の有効期限も記載します。

<例文>

日本語:発行日から14日間有効

英語: Valid for 14 days after the date above

見積書番号

継続的に特定の顧客と取引する場合、取引記録を整理するために見積書番号(Quotation No)を記載します。

先方から問い合わせがあった場合に見積書番号で内容を確認することができて便利です。

見積もりの合計金額

商品・サービスごとに合計金額(Amount)を記載します。

見積もりの内容

内訳(Description)として、商品・サービスごとに名称(Item name)、単価(Unit price)、数量(Qty/Hr rate)を記載します。

各項目の小計、消費税、合計金額

取引の対象となる商品・サービスの小計(Sub total)のほか、運賃(Freight cost)と税(Tax)を合算した合計金額(Total amount)を記入します。

以上の記載事項だけでなく、相手方の会社名と連絡先(Billed to)、見本などの発送が必要となる場合の送付先(Ship to)や見積書の内容について補足すべき事項がある場合は、テンプレートのように取引条件(Terms and condition)を記載してもよいでしょう。

英語の見積書をメールで送る際の文言例

海外との見積書のやり取りは、メールや郵便で行うことになります。時系列で英文の文例をいくつか紹介しておきます。

<例文>

日本語:お見積書をご依頼くださり、ありがとうございます。
英語:Thank you for your request for a quotation.

日本語:ご依頼いただいた見積書をお送りします。
英語:I’m sending you the quotation as requested.

日本語:ご不明な点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
英語:Please contact me if you have any questions.

日本語:今後ともよろしくお願い致します。
英語:We look forward to doing business with you.

英語での見積書の書き方を知っておこう!

英語の見積書の書き方のほか、よく使われるフレーズなどについて解説してきました。

中小企業においても、今後、海外との取引は増えていくものと思われます。まずは、英語での見積書の書き方の基本から始めましょう。

よくある質問

見積書を表す英語は?

「Quotation」と「Cost estimate」を使い分けます。詳しくはこちらをご覧ください。

英語で見積書を作成する場合に記載すべき項目は?

タイトル、発行者情報、発行日、有効期限、見積もりの合計金額、見積もりの内容、各項目の小計、消費税、合計金額などがあります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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