• 更新日 : 2024年11月1日

「記」書きとは？意味や例文、送付状テンプレート、書き方を解説

「記書き」は「きがき」と読み、文書や送付状の本文後に、箇条書きで項目を整理して示す際の見出しとして用いられます。ビジネス文書やフォーマルな書類でよく見られ、特に送付物の一覧や連絡事項を明確に伝えたいときに役立ちます。
この記事では、「記書き」の意味や正しい使い方、ビジネス文書での適切な配置方法や、記書きを使う際の注意点について詳しく解説します。

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記書きとは？意味や使い方

「記書き」とは、「きがき」と読み、文書や送付状などで本文の後に箇条書きで項目を整理して記載する際の見出しとして使用されます。
「記」という文字を中央に配置し、その下に必要な内容を箇条書きで並べ、視認性を高める役割があります。
また、記書きの最後には「以上」を記し、記載事項が完結したことを示すのが一般的です。
ビジネス文書やフォーマルな文書で多く用いられ、例えば送付物の一覧や連絡事項の詳細を分かりやすく伝えたいときに活用されます。

記書きをしない、向かないケース

記書きは、すべての文書に適しているわけではなく、シンプルな案内や挨拶のみの文書、詳細な項目を並べる必要がない場合などは省略します。また、簡単なメッセージや親しい相手への書面には堅苦しい印象を与えるため、避けるケースが多いです。

記書きの送付状の例文

「記書き」を使った送付状の例文をいくつか紹介します。

請求書を送る場合の例文

契約書の送付時の例文

記書きの送付状の書き方

送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

1. 送付年月日
2. 送付先（宛先）
3. 差出人情報
4. タイトル
5. 頭語と結語・挨拶文
6. 本文
7. 送付内容（記・以上）

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。

また、送付先が企業や部署の場合は「御中」を使用し、個人名がわかっている場合は「様」を使います。同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。

③差出人情報

自身の情報も忘れずに書いておきます。住所や氏名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「見積書送付のご案内」や「請求書送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。

⑥本文

送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「書類一式を郵送させていただきましたので、ご確認をお願い申し上げます。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

⑦送付内容（記・以上）

本文の次に、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「〇〇書1通」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。

記書きの書き方の注意点

記書きを使う際は、正しい配置と書式で整えることで整った印象を与えられます。

「以上」は原則、省略しない

記書きの最後には「以上」をつけるのが原則で、文末が完結したことを示す役割があります。「以上」と書くことで、内容がすべて伝わったと明示できるため、相手に安心感を与えます。

「記」は中央揃え、「以上」は右揃えに配置

「記」は見出しとして中央揃えに配置し、内容がすぐに目に入るようにします。一方、「以上」は右揃えに配置することで、記書き部分が完結していることを視覚的に示します。これにより、文書全体が整った印象になります。

「以上」のあとには文面を続けない

「以上」は文末を示す言葉のため、原則として「以上」の後に内容を追加しません。これにより、記書きが明確に終わったことが相手に伝わり、内容に区切りがついていることが視覚的にも明示されます。

送付状は1枚に収める

送付状は基本的に1枚にまとめ、シンプルで見やすい形式にすることが大切です。要点を簡潔に伝え、相手がすぐに内容を把握できるようにしましょう。

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