- 更新日 : 2024年10月17日
請求書控えの保存はコピーでも大丈夫？適切な保管方法や電子化について紹介
請求書や領収書を発行した側の控えは保存義務がなく、原本のコピーで保存しても問題ありません。保存方法はコピーのほか、電子データによる保存も可能です。
本記事では、請求書をコピーで保存できるかについて解説します。2023年10月から始まるインボイスの保存についても説明しますので、参考にしてください。
目次
請求書控えの保存はコピーでも大丈夫？
自社が発行した請求書の控えは、コピーでも大丈夫か迷うことがあるかもしれません。発行した請求書の控えに原本の保管義務はなく、コピーで保管しても大丈夫です。
2023年10月に開始されるインボイス制度では、発行する側に保存の義務はありますが、その際もコピーで問題ありません。
ここでは、請求書控えの保存がコピーでも大丈夫かを解説します。
発行した請求書の控えはコピーで保管できる
請求書を受け取った場合、その原本には原則7年間の保管義務があります。原本で保管しておくことが必要であり、コピーを作成して原本の代わりに保管することは原則としてできません。税務調査が入った場合、偽造を疑われる可能性があるためです。
請求書を適切に管理するためにも、取引先から受領した請求書は原本で保管するようにしましょう。
一方、取引先に送った請求書の控えは保管する義務がありません。そのため、コピーで控えを保管しておくことも問題ありません。発行した請求書の控えを保存・管理するのは、未入金のものと入金済みのものに分けて分類し、請求した金額の回収をわかりやすくすることが主な目的です。
発行者側も保存義務があるインボイスはコピーでも保管できる
2023年10月から、消費税の仕入税額控除の方式としてインボイス制度が開始されます。インボイス（適格請求書）とは、販売先に対して税率と税額を正確に伝えるため、従来の区分記載請求書に必要事項を追記した請求書です。インボイス制度は、消費税の仕入税額控除を行う際にインボイスが必要となる制度です。
インボイス制度の詳しい説明は、下記記事を参考ください。
インボイス制度のもとでは、請求書を発行した側にも控えを保存する義務が発生するため注意しなければなりません。
ただし、保存方法はコピーでも問題ないとされています。さらに、インボイスの記載事項が確認できる一覧表や明細表などでも保存が可能です。
請求書やインボイスの発行者側に求められる保存義務
自社が発行した請求書には保存義務がなく、インボイス制度のもとではインボイスの保存義務があります。
保存義務のない通常の請求書は、保管方法も自由です。
ここでは、通常の請求書とインボイスの保存義務・保管方法を紹介します。
通常の請求書に保存義務はない
通常の請求書の控えは保管義務がなく、コピーをはじめ自由な方法で保管できます。取引先に発行する請求書をExcelや専用ソフトなどで作成した場合、自社用の控えをプリントアウトせず、電子データのまま保管することも可能です。
ただし、電子データのまま保管するには、電子帳簿保存法が定める「真実性の確保」や「可視性の確保」といった要件を満たす必要があります。
また、電子データで送付した請求書は、保存要件のもとに電子データのまま保存することが義務付けられています。紙で送付した請求書の控えのように、出力して紙で保存することは認められていません。
インボイスの写しは保存義務がある
一方、自社が発行したインボイスの写しは原則7年間の保存義務があります。保管はコピーでもできるほか、自社のシステム等で作成したインボイスを書面で発行した場合に、システムにある電子データをそのままインボイスの写しとすることもできます。
また、インボイスを電子データで提供した場合、提供した電子データをそのまま保存することも可能です。この場合も、電子帳簿保存法が定める保存要件を満たさなければなりません。
電子帳簿保存法について、詳しくは下記記事を参考にしてください。
請求書の控えを保管する際の注意点
自社が発行した請求書の控えは、取引先から入金が済んでいるかどうかの確認のために保管が必要です。
そのため、保管の際は、未入金のものと入金済みのものを分けて管理しなければなりません。入金を確認できたものは入金済みのファイルに移動し、領収書を発行します。
未入金の請求書控えは、支払い期日を確認できることが大切です。支払い期日がすぐにわかるよう日付順にファイルし、期限が過ぎたものは督促などの連絡を行います。
入金済みの請求書控えは、あとで参照したいときにすぐに見つけられるよう、月別か取引先別などわかりやすい方法に分けて保管しておきましょう。
なお、取引先から受け取る請求書は保管義務がありますが、紙で保管する場合は決められた期間を過ぎたらすぐに処分しないと場所をとる一方です。期間が過ぎたらすぐ処分できるよう、「保管期間は◯年◯月まで」など処分の時期を記載しておくと役立つでしょう。
発行した請求書の控えはコピーで保存できる
自社が発行した請求書には原本の保管義務がなく、コピーで保存できます。請求書を保管する理由は主に入金確認のためで、未入金と入金済みに分けてファイルしておくと便利です。入金済みになった請求書のコピーは、あとから参照する際にすぐ見つけられるよう、月別などに分類しておくとよいでしょう。
2023年10月から始まるインボイス制度では、インボイスを発行した側に保存義務が発生します。ただし、その場合でも保管はコピーでもかまいません。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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