- 更新日 : 2024年10月18日
領収書の貼り方は？紙のまま保管する方法を解説
領収書の保管方法の1つに、ノートに貼る方法があります。この記事では、ノートに貼って保管する場合の領収書の向きや順番など、どのような整理の仕方が望ましいのか説明します。また、スクラップブックや出納帳の使い方、金額の部分を見せる方法などもまとめました。
いずれもスムーズな経理と確定申告を実現するために必要な要素のため、ぜひご覧ください。
領収書の台紙などへの貼り方
領収書をスクラップブックの台紙などに貼るときは、重ねないことが基本です。重ねてしまうと一目で確認できないため、細かな金額の領収書が多数あるときでも、並べて貼りましょう。ただし、長すぎる領収書や大きい領収書は端を折るほうがまとまります。
次の手順で貼ると見やすくまとまります。
- 領収書を日付順に並べる（取引先で分ける場合も、取引先内で日付順にする）
- 台紙に日付を記載する（日付を書くスペースがないときはインデックスをつけて日付を記載する）
- 領収書の上部にのりをつけて貼る
- 台紙を日付順に並べる
- 直射日光の当たらない場所で保管する
ページ上では、日付順に上から下に順番に貼りましょう。横向きに並べるときは、左から右と規則性を持って貼ることが大切です。のりでもテープでもよいのですが、スクラップブックから落ちないようにしっかりと貼ってください。
また、スクラップブックに貼る前に、出納帳にレシートの内容を記録しておくことが大切です。記録していないレシートを貼ってしまうと、経理作業の手間と時間の無駄も増えます。
領収書を紙のまま保管する方法
領収書やレシートの保管方法には、紙のまま保管する方法とデータ化する方法の2つがあります。紙のまま保管するときは、出納帳に領収書の内容を記帳してから、スクラップブックやノートに日付順に貼って保管しましょう。
また、領収書の貼られたノートをコピーして保管する方法もあります。とりわけレシートはインクが消えやすいため、コピーを取っておくほうが安心です。経理担当者の手間は増えますが、可能であればコピーをしておきましょう。
紙で保管しない場合は、スキャンをする、写真を撮るなどの方法でデータ化して保存します。保管場所の省スペース化を実現できるだけでなく、簡単に検索できるため、領収書を探す手間も省けます。
領収書を保管する際の注意点
領収書を保管するときは、次のポイントに注意をしてください。
- 感熱紙は文字が消える可能性もあるため注意が必要
- 重ねないで貼る
- 領収書のサイズが大きく一部を折るときは、金額が見えるようにする
- 上から下、左から右など、貼る順番と向きを統一する
- のりやテープがはがれることがあるため、丁寧につける
のりで貼った台紙をスクラップブックのようにシートやファイルに入れると、万が一剥がれても領収書が紛失しにくくなります。丁寧に領収書をまとめ、確定申告時の作業を簡便化しましょう。
領収書の保管期間
領収書は原則として7年間（法人・個人事業主）の保管義務があります。金額が明確にわかる状態を少なくとも7年間は維持しましょう。
ただし、白色申告の個人事業主は5年間、欠損金がある青色申告の個人事業主は9年（2017年4月1日以後は10年）の保管義務となります。ルールを守って保管しておくことで、確定申告や税務調査のときに経理担当者の作業負担を軽減できます。詳しくは次の記事をご覧ください。
領収書を正しい貼り方で管理しよう
領収書を正しく貼っておくと、後で見返しやすくなります。1日に1回まとめて貼るのも良いですが、領収書の枚数が多くはないのなら、週に1回や月に1回などのタイミングを決めて整理をしましょう。
また、領収書のインクが消えてしまうと、確定申告や税務調査のときに役立ちません。感熱紙などに印字されている場合は、データ化するかコピーを取っておき、万が一に備えるようにしましょう。
よくある質問
領収書の貼り方にコツはありますか？
重ねないこと、日付順に貼ること、万が一に備えて領収書を貼った台紙をファイルやシートの中に入れておくことなどに注意して貼ります。詳しくはこちらをご覧ください。
領収書を紙で保管する場合、どのような方法がありますか？
ノートに貼る、スクラップブックの台紙に貼るなどの方法があります。感熱紙などでインクが消えるリスクがある場合は、領収書を貼ったノートや台紙のコピーを取り、保存しておく方法も検討できます。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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