- 更新日 : 2023年3月23日
請求書の保管方法は？管理のポイントや保存期間も解説
請求書は取引が行われたことを証明する「証憑書類」のひとつで、法律により一定期間の保存が義務づけられています。請求書の保管方法は、紙のままファイリングする方法と電子データに変えて保存する方法の2種類に大きく分けられます。
本記事では請求書の保管・管理が必要な理由や保管方法を説明し、電子化して保存する場合に必要なことなどを紹介します。
目次
請求書の保管や管理はなぜ必要？
請求書は取引の証拠となる大切な書類であり、証憑書類として法律で保存期間が決められています。紙で保管する場合は膨大な数になることもあり、適切な保管・管理が必要です。
ここでは、法的に保存が必要な証憑書類とはどのような書類かを説明し、管理方法も解説します。
法的に保管が必要な証憑書類は？
証憑書類とは取引の内容を確認し、成立したことを証明するための書類です。証憑書類にあたる書類は、以下のように多岐にわたります。
- 金銭のやり取りに関する書類：請求書や領収書、注文書など
- 物品に関する書類：納品書や受領書など
- 雇用に関する書類：履歴書、雇用契約書など
- 契約に関する書類：賃貸借契約書、念書など
- その他の書類：送り状など上記に該当しない取引関係の書類
証憑書類はどのように管理すべき？
証憑書類はただ保存すればよいというわけではなく、あとから確認しやすいよう管理することが大切です。
請求書を保存する場合、取引先へ発行した請求書（控え）と取引先から受け取る請求書の2種類があり、それぞれ別々に管理しておくべきでしょう。
また、請求書の控えは、未入金と入金済みに分けて保管します。まず取引先に送付した請求書の控えを「未入金」として分けます。支払い期日の順に整理しておくと、後から確認しやすくなります。支払い期日が来たものについては入金を確認し、「入金済み」として別に保管しましょう。
取引先から受け取る請求書も、未払いと支払い済みで分類します。支払い期日が迫っているものから順に整理することで、支払い漏れを防止できます。支払いが済んだものは支払い済みに分け、請求書に「済」のスタンプを押すなどして二重払いが起きないよう管理するとよいでしょう。
請求書の保管方法
請求書の保管・管理方法は、紙でファイリングする、もしくは電子化してデータを保存という2通りがあります。それぞれの方法をみていきましょう。
紙で保管
紙で保管するのは、従来より行われている一般的な方法です。請求書の控えは自社で作成し、受け取った請求書はそのままファイリングします。
取引の数に応じて書類が増えていくため、後からどこに何があるかわかるように整理することが大切です。手間がかかり、保管場所も必要です。取引先や取引数が限定された小規模な会社や個人事業主に適した保管方法といえるでしょう。
電子化して保管
証憑書類を電子的なデータとして保存する方法もあります。電子化して保管することは場所を取らず、検索も容易になるなどメリットが少なくありません。
なお電子帳簿保存法の改正により、2022年1月以降、電子的に受け取った証憑書類については、原則として電子保存が義務付けられるようになりました。紙で受け取った請求書を紙のまま保存することはできても、メール添付などで受け取った電子データの請求書は電子的に保存しなければなりません。
電子保存するには要件があり、法律で定められた内容のシステムを導入することが必要です。電子データで受け取った証憑書類の電子保存は、2023年12月末まで猶予期間とされていますが、早めの準備が必要です。
請求書の保管期間
請求書の保管期間は法律で保存期間が決められており、法人と個人事業主で期間は異なります。
それぞれの期間について、簡単にみていきましょう。
法人における請求書の保存期間
法人が請求書を保存する期間は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。ただし、2018年4月以降に発生した欠損金の繰越控除がある場合は10年間となります。
欠損金とは所得が赤字になる場合の金額のことです。青色申告では欠損金を繰り越して、将来の一定期間に発生した所得の黒字と相殺できます。このような欠損金の生ずる事業年度に発行された請求書は、10年間の保存が必要です。
個人事業主における請求書の保存期間
個人事業主の場合、青色申告・白色申告にかかわらず請求書の保存期間は確定申告書の提出期限の翌日から5年間です。ただし、個人事業主であっても消費税課税事業者の場合は7年間の保存が必要とされています。
保存期間については以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてください。
参考：国税庁 記帳や帳簿等保存・青色申告、国税庁 帳簿の記載事項と保存
請求書は電子化すると保管しやすい
請求書は電子化することで、さまざまなメリットがあります。電子化とは、請求書の発行から送付をオンライン上で行い、請求書を電子データで取引することです。
請求書を電子化することで保管・管理がしやすくなり、紛失や盗難などのリスクを抑えられます。保管の場所もとりませんし、ファイリングの手間がなくなって業務を効率化できます。データで検索できるため、必要な書類をすぐに見つけられるのもメリットです。
請求書を電子化して保存するフローには、紙で受け取った請求書をスキャナ保存する場合と、電子データとして授受した請求書を保存するフローの2通りがあります。どちらの場合も、以下の2つの要件が必要です。
- 真実性の確保：保存されたデータが改ざんされないこと
- 可視性の確保：保存されたデータを検索・表示すること
これら要件を満たすため、操作マニュアルやシステムの概要書の備え付け、データの検索ができるようにしておくなどの措置が必要です。
以下の記事では電子請求書について詳しく説明しています。合わせて参考にしてください。
請求書の保管方法を正しく把握しよう
請求書は取引関係を証明する証憑書類であり、保存期間が法律で定められています。保管方法には紙と電子データの2通りがあり、それぞれ適切に保管・管理が必要です。
法律の改正により、電子で受け取った請求書は原則として電子データで保管しなければなりません。電子データの保管には要件があるため、よく確認して対応するようにしましょう。
よくある質問
請求書を保管する際、どのような方法がありますか？
紙のまま保存する方法と、電子化してデータを保存する方法があります。詳しくはこちらをご覧ください。
請求書の保管期間は定められていますか？
確定申告書の提出期限の翌日から、法人は原則として7年間、個人事業主は原則として5年間です。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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