- 更新日 : 2024年11月5日
表彰状の送付状の例文や無料テンプレート、書き方を解説
社員や取引先に表彰状や感謝状を郵送するの送付状には、受賞理由や功績を簡潔に伝えましょう。送付状は郵送時に添えるのがビジネスマナーですが、ただ形式的に書くだけでなく、受賞の意義や感謝の気持ちをわかりやすく伝えるとより効果的です。こうした丁寧な対応が、安心感を与え、信頼関係を深めるきっかけとなります。
この記事では、表彰状や感謝状を送る際の送付状の具体的な書き方や無料で使えるテンプレートをご紹介します。
すぐに使える送付状の無料テンプレートは下記よりダウンロードいただけます。ぜひご活用ください。
目次
表彰状を郵送する際の送付状の例文
表彰状で商品を送るシーンの送付状の例文やメッセージを紹介します。なお、本文のみ掲載しておりますので、テンプレートをダウンロードいただき、自社に合わせて編集してご利用ください。
①社員への表彰状の送付状例文
表彰状送付のお知らせ
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
日頃より、貴殿には日々の業務においてご尽力いただき、誠にありがとうございます。
この度、貴殿の業務への貢献と功績を称え、ここに表彰状を授与いたします。
つきましては、同封の表彰状をご査収ください。
今後も健康に留意し、貴殿がさらなる成長を遂げ、引き続き社業においてご活躍いただけるよう期待しております。
敬具
②社員への感謝状の送付状例文
感謝状送付のご案内
拝啓 貴殿におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素より、貴殿には業務において多大なるご尽力を賜り、心より感謝申し上げます。
この度、貴殿の日頃の努力と責任感が会社に多大な貢献をもたらしたことを称え、感謝状をお送りいたします。
引き続き、貴殿の持つ豊かな経験と情熱を活かし、社業の発展にご協力いただければ幸いです。今後ともよろしくお願い申し上げます。
敬具
③取引先のコンクール受賞者への賞状送付状例文
賞状送付のお知らせ
拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
日頃より、貴社におかれましては格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、貴社の優れた製品が弊社主催のコンクールにおいて見事に評価を受け、栄誉ある賞を受賞されたこと、心よりお祝い申し上げます。
つきましては、表彰の証として賞状をお送りいたしますので、どうぞご査収いただきますようお願い申し上げます。
引き続き、貴社との信頼関係を大切にし、共に成長していけることを楽しみにしております。まずは、受賞のご報告まで申し上げます。
敬具
④優秀社員賞への表彰状の送付状例文
優秀社員賞 表彰状送付のご案内
拝啓 貴殿には日頃より業務に励んでいただき、誠にありがとうございます。
この度、貴殿の努力と優れた成果が認められ、「優秀社員賞」の栄誉に輝かれましたことをお祝い申し上げます。
また、今後も健康に留意し、さらなる飛躍を遂げられますことを心より期待しております。
敬具
⑤長期勤務者への感謝状送付状例文
勤続○年感謝状送付のお知らせ
拝啓 貴殿には長年にわたり弊社にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
この度、貴殿の勤続○年を記念し、これまでの努力と貢献に感謝の意を込めて、感謝状を贈らせていただきます。
感謝状には、長きにわたり一貫してご活躍いただいたことへの敬意と感謝が込められております。貴殿の働きが、会社にとって大きな支えとなり、他の社員の励みでもあります。
今後も変わらぬご健康とご活躍をお祈り申し上げるとともに、引き続き弊社の発展にご協力賜りますようお願い申し上げます。まずは感謝状送付のご案内まで。
敬具
表彰状の送付状の無料テンプレート
表彰状を送付する際の送付状の無料テンプレートは、こちらからダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。
表彰状の送付状の書き方
送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。送付状には日頃の感謝や業務に対する貢献を労う挨拶を入れることで、相手に丁寧な印象を与えます。
送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。
- 送付年月日
- 送付先（宛先）
- 差出人情報
- タイトル
- 頭語と結語・挨拶文
- 本文
①送付年月日
送付状には、送付した日付を入れておきます。これにより、相手が書類を受け取った日付を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。
②送付先（宛先）
送付状には、相手の会社名、部署名、担当者名（○○ 様）などを記載します。個人宛なら、氏名を記載します。 企業宛であれば「御中」、個人宛であれば「様」を使用し、相手に対する敬意を示します。
その際に、同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。
③差出人情報
自社や自身の情報も忘れずに書いておきます。住所や氏名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。
④タイトル
送付状に、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「感謝状送付のご案内」や「表彰状送付のお知らせ」といったものがよく使われます。
⑤頭語と結語・挨拶文
送付状の冒頭には「拝啓」などの頭語で始め、季節の挨拶や日頃の感謝を伝える文章を加えます。最後には「敬具」などの結語で締めくくります。
例として以下のような挨拶が適切です。
例文：
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
「拝啓 平素より格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。」
「拝啓、春の陽気が心地よい季節となりました。」
⑥本文
送付状の本文では、相手への敬意と感謝の気持ちを的確に伝えつつ、表彰状の趣旨や意義を簡潔に説明しましょう。「貴殿の業務における多大な貢献を称え」「卓越した成果を挙げられたことに感謝し」など、受賞の理由を具体的に伝えることで、表彰の意義が相手に伝わります。
また、末文には今後のさらなる活躍を期待していることを伝える一文を加えると、相手にとって励みとなります。
「引き続きのご活躍をお祈り申し上げます」「今後も社業の発展にご尽力いただけるよう期待しております」などです。こうした配慮のある締めくくりを通して、結語へと自然につなげましょう。
表彰状の送付状を書くときのポイント
感謝の気持ちを込める
送付状には、受賞者様への心からの敬意と感謝の気持ちを込めて記載することが大切です。日頃のご貢献やご尽力に対する謝意を、誠意を持って表現しましょう。例えば、具体的な功績や成果に触れながら、会社や組織にとってどれほど価値のある貢献だったかを明確に伝えることで、より心のこもった送付状となります。
このような丁寧な表現を心がけることで、受賞者への栄誉を称えるとともに、今後の更なる活躍への期待も込めることができます。
忌み言葉を使用しない
忌み言葉とは、縁起が悪いとされる言葉や、好意を持って贈りたい内容とは真逆のイメージを持つ言葉のことです。送付状に使う言葉として不適切なこれらの言葉は、特にビジネスシーンにおいては慎重に扱う必要があります。
忌み言葉の例
送付状で避けるべき忌み言葉の具体例を以下に挙げます。
- 死：死ぬ、逝くなどの表現は避けましょう。
- 切れる：関係が切れることを連想させます。
- 苦しい：苦痛やネガティブな感情を引き起こします。
- 失う：失うことに関連する表現は好まれません。
- 滅びる：終わりを連想させる言葉です。
表彰状への送付状には忌み言葉を避け、相手に良い印象を与える内容にすることが重要です。言葉一つで印象が大きく変わるため、慎重に選ぶようにしましょう。
送付状は1枚に収める
送付状は基本的にA4用紙1枚にまとめ、シンプルで見やすい形式にすることが大切です。要点を簡潔に伝え、相手がすぐに内容を把握できるようにしましょう。郵送する際は、送付状を一番上に添えて、開封後すぐに内容が確認できるようにすると丁寧です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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