• 更新日 : 2024年2月29日

適格請求書番号はどう確認すべき?確認方法や作業効率化のコツを解説

企業の経理担当者は、適格請求書番号を効率的に確認する方法を知りたいのではないでしょうか。業務でミスのないよう、確認すべき項目をおさえておくと良いでしょう。

本記事では、適格請求書番号の確認方法や、照会が必要なケースについて解説します。番号を一括で照会する方法についても解説しているため、業務効率化の参考にしてください。

適格請求書番号の確認・照会が必要なケース

適格請求書番号とは、適格請求書(インボイス)発行事業者の登録を受けた者に発行される番号のことです。登録番号は「T + 数字13桁」で構成されています。法人の場合は法人番号が用いられており、個人事業主等の場合は事業者ごとの番号が通知されます。

インボイス制度が導入された2023年10月1日以降は原則として、仕入税額控除の適用を受けるために「適格請求書等の保存」が必要です。ただし、インボイス制度の経過措置として、制度開始後6年間は一定の割合を控除できる特例が設けられています。

適格請求書の記載要件を満たしていないと仕入税額控除が適用できないため、買い手側である「経理担当者」や「営業担当者」は、適格請求書番号等の確認を徹底するようにしましょう。

適格請求書番号の確認・照会が必要なケースは以下の通りです。

  • 適格請求書を受領したとき(営業担当者)
  • 各事業者の登録状況を確認するとき(経理担当者)

なお、インボイス制度の概要については、以下の記事で詳しく解説しています。

では、上記それぞれのケースについて詳しく見ていきましょう。

【営業担当者など】適格請求書を受領したとき

適格請求書(インボイス)を受領したときは、適格請求書番号などが記載されているかを確認しましょう。最終的には経理担当者が記載事項を確認しますが、適格請求書を受領する営業担当者なども要件を把握しておくと良いでしょう。

適格請求書(インボイス)の要件

【経理担当者】各事業者の登録状況を確認するとき

適格請求書を処理する経理担当者は、適格請求書発行事業者の登録があるかを確認します。登録状況は新規取引先だけでなく、既存の取引先も確認が必要です。

適格請求書発行事業者の登録はいつでも取り消せるため、取引の期間が空いてしまった場合は、登録を取り消している可能性があるからです。登録が取り消されるのは翌課税期間からですが、取引先が多いと管理が難しいため、登録状況を効率的に確認できる仕組みを構築しておくと良いでしょう。

適格請求書番号を確認する方法

適格請求書番号の確認方法は以下の通りです。

  • 適格請求書発行事業者公表サイトで検索する
  • 登録事業者一覧のデータをダウンロードして確認する
  • 法人番号公表サイトで法人番号を確認する
  • 適格請求書発行事業者公表サイトに法人番号を入れて適格請求書かどうか確認する

適格請求書番号を確認する場合は原則として、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」を利用します。サイトでは、登録番号を入力して検索が行えるほか、登録事業者の全件データをダウンロードできます。

個人事業主の適格請求書番号を確認する場合

個人事業主の適格請求書番号を確認する場合は、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」にアクセスして、登録番号を検索しましょう。

個人事業主の適格請求書番号を確認

※引用:国税庁「インボイス制度 請求書発行事業者公表サイト

「T + 数字13桁」の登録番号を入力すると、個人事業主の氏名や登録年月日などの公表情報が確認できます。登録番号が13桁未満の場合や、検索しても表示されない場合は、登録番号が間違っている可能性が高いため、連絡して確認するようにしましょう。

適格請求書番号の確認

※引用:国税庁「インボイス制度 請求書発行事業者公表サイト

法人の適格請求書番号を確認する場合

法人の適格請求書番号を確認する場合も同様です。国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」にアクセスして、登録番号を検索しましょう。法人の場合は、登録番号が「T + 13桁の法人番号」で構成されているため、国税庁の「法人番号公表サイト」でも確認することができます。そして、適格請求書発行事業者公表サイトに法人番号を入れて適格請求書かどうか確認すします。

名称や所在地などから法人番号を検索できるため、適格請求書番号が分からない場合は利用すると良いでしょう。ただしその場合は「適格請求書発行事業者公表サイト」でも検索するようにしましょう。

なお、法人番号だけでは、適格請求書発行事業者かどうかは確認できません。

適格請求書番号の照会作業は効率化できる?

適格請求書番号の照会作業を効率化する方法は以下の通りです。

  • 「適格請求書発行事業者公表システムWeb-API機能」を利用する
  • 自社で仕組み(システムなど)を構築する
  • 会計ソフトなどの機能を利用する

効率的に適格請求書番号を照会するためには、国税庁が提供している「適格請求書発行事業者公表システムWeb-API機能」を利用する方法があります。Web-API機能とは、利用者のシステムからインターネットを経由して、指定登録番号を取得する機能のことです。

適格請求書番号の照会

※引用:国税庁「インボイス制度 請求書発行事業者公表サイト

自社に社内システムがある場合はWeb-API機能を連携させることで、適格請求書番号を一括で検索・取得できるようになります。ただしシステムの構築にはWebサービスの設計に関する知識が必要です。社内に対応できる人材がいない場合は、時間と費用がかかります。

その場合は、会計ソフトなどの機能を利用すると良いでしょう。

例えばマネーフォワード クラウド会計では、以下のような機能が利用できます。

  • 適格請求書発行事業者登録番号の一括照会
  • 取引先情報の反映(取引先の新規登録)
  • インボイス経過措置の自動入力補完

上記のような機能を利用することにより、経理処理を効率化できます。

国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで照会できなかったら?

適格請求書番号を確認できなかった場合は、以下のいずれかの対応が必要です。

  • 取引先へ連絡して、適格請求書番号が合っているか確認してもらう
  • 法人番号公表サイトで確認する
  • 適格請求書発行事業者公表サイトからデータをダウンロードして個人名を検索する

最も確実な方法は、取引先へ連絡して確認する方法です。登録して間もない場合は公表サイトへ反映されていない可能性もありますが、入力ミスなどによる原因も考えられるからです。番号が合っているにもかかわらず照会できない場合は、適格請求書発行事業者ではないか、登録を取り消していることが予想されます。

一度チェックした番号も、取引の度に照会すべき?

適格請求書番号は、取引の度に照会することが望ましいでしょう。一度チェックして確認した場合でも、適格請求書の発行日には登録を取り消している可能性があるからです。

適格請求書番号を効率的に確認するためには、会計ソフトなどの「一括照会機能」を利用すると良いでしょう。会計ソフトの利用には費用がかかりますが、経理処理業務の負担を軽減できます。

会計ソフトを導入して経理処理を効率化しよう

本記事では、適格請求書番号の確認方法について解説しました。インボイス制度は導入されたばかりのため、しばらくは新規取引先へ適格請求書番号を確認する必要があります。また経理担当者は、適格請求書の必要事項を把握して、記載漏れがないかを確認するようにしましょう。

適格請求書番号は、適格請求書を受領する度に確認する必要があります。公表サイトで毎回検索していると業務に支障をきたしてしまうため、会計ソフトなどの導入により、確認作業を効率化してはいかがでしょうか。


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