• 更新日 : 2019年10月10日

インストラクターの請求書の書き方

インストラクターという職業は、近年、より専門的な知識を持った指導者を意味するようになりました。それにしたがって、事業としてその指導力を求められることも多くなり、金銭授受の場面も増えることになります。

独立してインストラクターとして活動していくためには、事務処理も知っておかなければなりません。指導を事業として継続していくために必要なインストラクターの請求書の書き方についてみていきましょう。

インストラクターの請求書の書き方と他の書類との関連性

インストラクターには大きく情報系とスポーツ系の2つに分けられます。それぞれ指導者としての教育を受け、資格を取得してインストラクターとしての活動に携わるようになります。特に資格を要しないインストラクターの仕事も多くあります。

資格は競技団体や業界団体、メーカーやベンダーなどが基準を決めてテストを行い、受講者や受験者などにインストラクターとしての認定を与えています。指導可能と認定されるとインストラクターと呼ばれるようになりますが、一般的には認定を与えた団体・組織のもとで働くことになります。この場合は社員やパート・アルバイトと同じポジションになるため、請求書の必要性はほぼありません。

請求書の必要性が出てくるのは、独立して自分が教室やセミナーを開催する場合です。

依頼によって単発的な教室やセミナーを開催した際には、依頼者に対して請求書を発行し、インストラクターとして行った成果の確認と報酬の請求を行わなければなりません。

指導内容に関するメニューや時間ごとの単価などが決まっている場合には、依頼に合わせた明細と単価に基づく金額を記載して請求書を作成します。オプションや案件ごとのカスタマイズをして事前に契約や見積書がある場合には、その内容と請求書との間で整合性をとる必要があります。書き方に決まりはありませんが、公共機関へ提出する請求書で決められた書式がある場合は、それに従います。

インストラクターの請求書の書き方で必要な明細

インストラクターの請求書では、明細を一括した「インストラクター料」という書き方で済ませられると思うことも多いでしょう。

しかし、支払い側にとってはどういう目的でどういう内容の「指導」だったのかがわかるような記述でなければ困るということに配慮すべきです。支払い側の経理処理上で疑問が出るのを防ぐだけでなく、税務署からの不要な指摘を避けるためにも、目的と内容を付記した明細を考えたいものです。こうした書き方への配慮は、インストラクターとしての指導力への信頼を高めることにもつながります。

主な明細には「インストラクター指導料」「レッスン料」「講師料」「施設使用料」「装置使用料」「交通費」などがあります。

さらに、スポーツ系か情報系かによっても異なります。ダンス、水泳、エアロビクス、ヨガ、マシン・トレーニングなどのスポーツ系のインストラクターでは、競技や種目ごとに必要な設備や道具類などで請求書の書き方が違ってきます。パソコン操作やプログラム開発など情報系のインストラクターでは、機器のレンタル料金や教材の制作費などの扱い方によって請求書の書き方を変える必要があります。

インストラクターの請求書の書き方

スポーツ系インストラクターの請求書の書き方

福利厚生のために月4回、10人が参加するヨガ教室を開きたいという企業からの依頼とします。場所は依頼先の近くのレンタルスペースを借り、ウェアは各自持参ですがマットや音響装置などはレンタルで対応します。

・請求日
レッスンごとに請求書を発行すべきか、それともまとめてすればよいのかを依頼者に確かめましょう。
まとめての請求では、指定された締日に合わせて請求日とするのが一般的です。

・明細
「交通費」や「レンタル料」を記載する場合は、それぞれの内容を付記しておきます。また、見積書がある場合では備考欄に「見積書どおり」と添え書きすることで対応することもできます。「交通費」やほかの雑費について「出張料」としてまとめるためには、事前に依頼先が了解している必要があります。

情報系インストラクターの請求書の書き方

一般的なプログラミング言語で構築された社内イントラネットの操作方法について、電話とオンラインの遠隔操作による指導をするという内容です。請求は月末締めで、提出した作業報告書に合わせて対応回数をまとめます。

・明細
不定期で対応時間も決まっていないケースでは、作業時間の特定をしておかなければいけません。作業を行なうたびに報告書や他のレポートを発行することにしておけば、連動して請求書を作成することができるので便利です。

単価や計測単位が異なる明細はまとめずに、別々に項目を立てたほうがわかりやすくなります。

まとめ

インストラクターが独立して活動を続けていくには、請求書の書き方に慣れておく必要があります。
インストラクターの請求書の書き方では、分野や対象ごとに異なる明細の記載について留意しなければなりません。
依頼者の依頼を正確に反映したわかりやすい請求書の書き方をすれば、インストラクターとしての信頼度を高める営業ツールとしても活用できます。

マネーフォワード クラウド請求書の導入事例

複雑な料金計算のミスや、月末に関係者が集まって請求書を確認する作業がなくなりました。郵送代行もしてもらえるので、紙を折って、封入して、という手作業がなくなり効率的に。請求業務にかかる時間は1/3に減りました。

株式会社ワーク・ライフバランス
大西 友美子 様 / 堀江 咲智子 様

もっと読む