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  • 更新日 : 2024年10月21日

請求書における電子データの扱い！電子データを送付・受領する時の注意点

近年、紙に印刷された請求書を折りたたんで封筒に入れ、顧客宛に郵送する業務の流れが大きく変わろうとしており、背景には電子帳簿保存法の存在があります。請求書を電子データに切り替えることは、業務の流れを変更することであり、様々な影響があります。

この記事では、請求書等の書類を電子データ化することについて、多方面から考えます。

電子請求書＝電子データ化された請求書

「電子請求書」とは何を指すのでしょうか？デジタル庁における紙の請求書の電子化については次のような構想があり、現状としては下表の中ほどにある電子請求書の段階まで進んでいます。

【紙の請求書からデジタルインボイスへの流れ】

紙の請求書➡電子請求書➡デジタルインボイス
紙と郵送による送受信可視化できるデータや紙のスキャン後データの運用構造化されたデータの出現構造化されたデータの送受信

標準仕様（Peppol）

なお、ここで言うインボイスとは消費税のインボイス制度のみに関連するものではなく、一般に請求書を英語にし、より電子化イメージに近づけたものと解釈できます。さらに、構造化とは、ソフトウェアも人間もアクセス可能となるように標準化された形式を持つデータのことです。

電子化の目標となっているデジタルインボイスは、請求情報を売り手のシステムから買い手のシステムに対し「直接」データ連携して、どのようなシステムであっても自動処理される仕組みを言います。

この記事において「電子請求書」とは、PDFや写真などの可視化できる電子データや紙をスキャナによって電子化したデータのことを指します。

現在、わが国ではバックオフィス業務におけるデジタル完結を目指して、データ構造化の本格的運用を試行している段階です。

参考：事業者のデジタル化等に係る関係省庁等連絡会議｜デジタル庁、「デジタルインボイスについて」

電子請求書を導入するメリットは？

2024年10月から郵便料金の値上げにより、25g以内の定形郵便は84円から110円となりました。これだけを考えても、電子請求書を導入するメリットがあるでしょう。ここでは、電子請求書を導入するメリットについて2点にまとめてみました。

コスト削減

電子請求書の導入により、大幅にコスト削減を実現できます。印刷していた紙の使用量の減少、印刷コスト、郵送コストが不要になります。紙の請求書の保管に充てていたスペースを削減することも可能です。

また、月末や月初に発生していた繁忙期が緩和され、これらの作業に要した人件費についても長期的には削減が可能となります。

業務効率化

電子請求書を作成するためにシステムを導入することで、請求書の作成、発行等のプロセスが大幅に効率化されます。また、データ化された請求書は検索速度が向上し、業務効率が上がると見込まれます。

さらに、導入するシステムにもよりますが、請求書作成などが自動化されることにより、請求漏れや金額相違などの人為ミスを防ぐことができます。

電子請求書を導入するデメリットは？

何かが便利になると、その影響を受けるものもあるはずです。電子請求書導入のデメリットについて、その対応策とともに2点挙げていきます。

導入・運用コストの発生

電子請求書のために新たにシステムを導入する場合、初期費用や月々の費用が発生します。請求書だけの電子化ではない場合、さらにコストは増加します。また、全体的なペーパーレス化構想を段階的に実現するとなると、長期的なコスト計画が必要です。

導入にあたっては複数のシステムを比較し、自社の業態や規模にふさわしいものに絞り込むことで必要以上のコストを抑えるようにしましょう。

社内外における調整の必要性

（社内）

新システムの導入に伴い、従業員教育が必要です。業務フローの変更によって、一時的な業務停滞などが発生する可能性もあります。段階的な導入で従業員のスキルを徐々にアップすることや、マニュアル整備や従業員からのフィードバックを積極的に採用するなどの対応が求められます。

（社外）

すべての取引先が一斉に電子請求書に対応できるわけではありません。紙での請求書発行を希望する取引先も残る可能性があります。その結果、紙と電子請求書の両方の管理が必要になり、一部の業務が複雑化することも考えられます。

取引先には電子請求書の取り扱い方を含めた話し合いを続けながら、段階的に移行（紙→紙と電子→電子）するなどの対応を考えますが、紙の運用が一部残る可能性も視野に入れましょう。

電子請求書を送付する時の注意点は？

電子請求書の送付業務はシステムにより異なりますが、基本的には画面操作により完結します。したがって、送付時の注意というより事前のチェックを入念に行うことが大切です。

ここでは、適格請求書（インボイス）を電子データとして送付する時の注意点を例にとって考えてみましょう。

インボイス制度の要件を満たした適格請求書を発行する

まず、請求データを作成する段階でよく確認しましょう。インボイス制度においては、適格請求書に記載を求められる項目は決まっており、次の6項目は必須です。

  • 適格請求書発行事業者の名称および登録番号
  • 取引年月日
  • 取引内容（軽減税率の旨）
  • 税率ごとに合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
  • 税率ごとの消費税額等
  • 交付を受ける事業者の名称等

適格請求書は、1種類だけではなく、納品書や他の明細書と組み合わせて「1組」で認識する場合もあるため、会社独自のルールも勘案してください。

これらの項目以外に「支払期限」「繰越金額」等、請求書で重要となる項目を確認するほか、請求関係が複雑な取引先については「請求締め」の前によくチェックしておきましょう。前回請求分の未回収が解消できていない場合については別途対応する必要があります。

次に、電子化する際のルールとして、取引先との間で「タイムスタンプ」を自社で押すことが決まっている場合には対応しなければなりません。タイムスタンプ付与については費用もかかるため、請求書電子化の検討段階から対応方法については考えておくべきこととなります。

最後に、請求管理画面のオペレーションについては、当初は複数人で確認しながら進めるなど、決して担当者のみに大きな負担がかからないように配慮しましょう。

参考：インボイス制度に関する情報ガイド｜国税庁、「適格請求書等保存方式の概要」

電子請求書を受領する時の注意点は？

次は、仕入業者等から受領する電子請求書の取り扱いについて見ていきましょう。

電子帳簿保存法の要件をもとに電子データのまま保存する

電子取引により取引先から受領した書類ですが、取引先と紙でやりとりしていた時に保存する必要があった情報についての電子データは、すべて保存する必要があります。例えば、請求書、領収書、見積書、納品書等で、データの形式としては、PDFやスクリーンショットによる保存が認められています。

電子帳簿保存法によって、電子取引における電子データによる保存は最低次の2要件を満たすこととされています。

可視性の確保

    • ディスプレイやプリンタ、マニュアルなどの備え付け
    • 「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

一定の事業者においては不要となるケースもある

真実性の確保（次のいずれかの措置による）

    • タイムスタンプが付された後のデータ授受
    • 速やかなタイムスタンプ付与
    • データの訂正削除の記録が残るシステム等を利用した授受および保存
    • 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定し運用

参考：電子取引関係｜国税庁、「電子取引データの保存方法」

電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法（電子取引）一問一答（問15ご参照）」

電子請求書の送付・受領ならマネーフォワード クラウド

請求書業務では、送付業務は債権管理に結びつき、受領業務は債務管理に結び付きます。請求書の送付も受領もどちらも電子化し、両方の業務フローを変更するケースもありますが、送付と受領のうちどちらかだけの件数が多く、多いほうから電子化したい場合もあります。

マネーフォワード クラウドインボイス 請求書受領・送付システムは、受領・送付機能どちらかのみの契約も可能で、かゆいところに手が届くサービスです。

請求書送付については、CSVやPDFの帳票データをアップロードすると、取引先ごとに振り分けられ、ワンクリックでそれぞれの取引先に応じた方法で送付されます。請求書の受領については、紙やメール等の形式を問わずデータで一括管理をすることにより、オンラインで情報を確認できるのでテレワークにも対応しています。

電子請求書のシステムを導入する場合には、複数のシステムを検討するほうがよいことを述べましたが、検討の一つとしておすすめのシステムです。

参考：マネーフォワード クラウドインボイス – 請求書受領・送付システム

これからは電子請求書の対応を！

会計業務におけるデータ化は、単に技術の進歩の結果ではなく、変化し続ける経済社会の要請に応える必然的な結果だと言えます。電子データのもつ効率性、正確性、透明性が、企業の持続可能性と競争力、つまり次の一歩を踏み出す重要な支えとなっています。

その中で、請求書発送業務や受領業務の変更は小さなことかもしれませんが、このような変更の積み重なりによって生まれた企業価値を高める努力が、将来の実力となっていくでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：岡 和恵　（税理士 / CFP）

    大学卒業後、２年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。

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