• 更新日 : 2023年7月28日

送付状には住所も記載しよう!ビジネス書類を送る際のポイント

送付状には住所も記載しよう!ビジネス書類を送る際のポイント

送付状は、送付した物品や書類の内容を一目でわかるようにする書類です。領収書請求書と一緒に送付します。送付状には住所を記載すべきか悩む方も多いのではないでしょうか。

送付状に住所を記載することは、ビジネスマナーとされています。本記事では、送付状に住所を記載する理由や住所の書き方、送付状の記載項目について解説します。

送付状には送付元の住所を記載しておこう

送付状とは「いつ、誰が、何を、どれだけ」送付したかを記した書類です。送付状があると、送付物の内容や送信者情報を受領者が一目で理解できます。企業に物品や書類を送付する際は、送付状を添付することがビジネスマナーです。また、送付状には送付元の住所を記載することがビジネスマナーとされています。

個人の住所は、個人情報保護法により保護されていますので、企業が業務上知りえた個人の住所を、目的外で利用することは禁止されています。しかし、個人事業主が書類を送付する場合は、個人情報の観点から住所を書きたくない場合もあるのではないでしょうか。

そのような事情から住所を記載しなかったとしても、送付状は成立します。

送付状に住所を記載する目的

それでは、なぜ送付元の住所を記載するのでしょうか。主な目的として次のようなものが挙げられます。

郵送での連絡に使用するため

送付状は、送付物の内容を確認するための書類です。相手方が送付物を確認し、必要な場合は封書で連絡します。送付状に住所の記載がないと、封筒を見て送付先を確認しなければならないため、手間がかかってしまいます。

封筒を処分してしまっている場合や、雨に濡れて送付先が読めなくなっている場合は、送付先への電話確認が必要です。送付状の電話番号も読めなかったり、間違っていたりすると、連絡が取れず郵送ができません。

上記のようなことから、送付状への住所記載は、相手に手間を取らせないためのビジネスマナーともいえます。

社会的な信用を得るため

送付状に実際の住所を記入することで、送付先に対して社会的な信用を与える効果があります。就職活動で会社に書類を送付する場合は、住所を明記することで身元が確かであることを証明できるでしょう。

近年は個人情報保護法があるため、企業が個人の住所を入手しても目的外で利用される恐れは減少しています。個人が住所を記載するのは、所在を明確にするという点で、学生が大学名や学部・学科名を書くのと同義です。

送付状に記載するのはどの住所?

送付状に住所を記入する主な理由は、返送先の明記と相手に対して社会的な信用を与えるためです。そのため、送付状の目的に適った住所を記載しましょう。

会社の拠点や自宅

送付状を添付する際、企業名で書類を送付する場合は、原則として会社の拠点住所を書きます。拠点が複数ある場合、今自分が所属している拠点の住所を記載しましょう。個人の場合は、今住んでいる自宅住所です。

例えば、支社から送付しているのに送付状の住所を本社にした場合、本社に書類が送付され、書類を受け取れなくなる可能性があります。送付状には、自分で書類を受け取れる拠点や住所を記載しましょう。

バーチャルオフィスでも良い

バーチャルオフィスを契約している場合は、バーチャルオフィスの住所でも問題ありません。

ただし、中には書類への使用を認めていないバーチャルオフィスもあります。バーチャルオフィスの住所を記載する場合は、バーチャルオフィスで郵便物を受領可能か、勤務先としてバーチャルオフィスの住所を使ってもいいか、事前に確認しておきましょう。

送付状の住所の書き方

送付状ではどのように住所を記載すべきでしょうか。ここからは送付状における住所の書き方について解説します。

送付状の右上に記載する

送付元は、宛名の次に右寄せで記載します。会社名、部署名、名前、住所、電話番号、連絡先の順に記載しましょう。

送付状の住所は省略してはいけません。必ず都道府県名から記載しましょう。ただし、正式には「1丁目1番1号」となる場合に「1-1-1」と記載するのは問題ありません。

電話番号や連絡先は必要か?

送付物に不備や不明点があった際は、送付先に連絡することも想定されます。

送付状に電話番号や連絡先がないと、連絡が取れなくなる恐れがあります。送付状に電話番号を記載するのは、ビジネスマナーでもあります。取引先が連絡しやすくなるよう、送付状には電話番号を記載しましょう。

電話番号以外の連絡先として、FAX番号やメールアドレスもあります。個人のメールアドレスや部署のFAX番号のように、電話以外での連絡先がある場合は、電話番号以外の連絡先も記載しておきましょう。

捺印は必要か?

送付状への捺印は不要です。

送付状は、あくまでメインの書類や送付物の補助です。したがって、本人を証明する意味をもつ捺印は不要となります。

送付状に記載すべき項目

請求先や納品先に添付する送付状は、相手が送付物の内容を知るために作成された書類です。相手が送付内容を一目で理解するためには、必須といえる記載事項がいくつかあります。

送付状に記載すべき項目は、次のとおりです。

  • 送付した日付
  • 送付先の会社名、部署名、役職名、氏名
  • 差出人の会社名、部署名、役職名、氏名
  • 差出人の住所、電話番号(必要に応じてFAX番号、メールアドレス)
  • 送付状のタイトル
  • 送付状本文
  • 送付物一覧

送付状の詳しい書き方は、こちらの記事をご覧ください。

送付状の無料テンプレート・ひな形

送付状の作成には、テンプレート・ひな形の利用が便利です。以下のページより、Word形式の送付状のテンプレートがダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

送付状への住所の記載はビジネスマナー

送付状への住所の記載は必須ではありませんが、ビジネスマナーとしてあった方が良いといえます。送付状に住所があることで、返信や連絡がしやすくなるからです。

送付状の住所は、原則として会社、バーチャルオフィスの住所や自宅になります。住所は省略せず記載しましょう。電話番号は記載が必要ですが、捺印は不要です。

送付状に住所や電話番号を記載することで、社会的信頼が得られる側面があります。ビジネスマナーでもあるので、送付状には住所を記載しましょう。


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