• 作成日 : 2023年2月10日

見積書の送付メールに対する返信は?文例とポイントを解説

取引先から見積書メールを受信したら、ビジネスマナーとしてお礼メールの返信をするようにしましょう。承諾・発注するかしないかによって、メール本文の書き方は異なります。

本記事では、見積書の送付メールに対するお礼の例文や、送付する際の注意点などについて詳しく解説します。

見積書の送付メールに対するお礼・返信の書き方

取引先からメールで見積書を送ってもらったら、ビジネスマナーとしてそれに対するお礼メールを送るようにしましょう。見積書の送付メールを受け取った時に素早く返信できるように、あらかじめ例文などを参考にお礼・返信の書き方を理解しておきましょう。

送信者に見積書を受け取った旨を伝えることが、見積書の送付メールに返信する目的のひとつです。見積書は取引に関連するもののため、無事届いているのかはっきりしなければ、送信者は「メールが読み飛ばされたのではないか」「システム上の不都合などでメールが送れなかったのではないか」と不安になる可能性もあります。

なお、見積書がどのような書類なのか知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

見積書の送付に対するお礼メールの例文

見積書の送付メールに返信する内容は、状況によってさまざまです。今回は「受取を確認した旨のみを伝える場合」「承諾・発注する場合」「発注しない場合」の3つのシーンにあわせた文例について、「件名」を含めて紹介します。

受取を確認した旨のみを伝える場合

見積書を受け取っても、自分自身では取引判断ができない場合があります。まだ発注するか決めかねていても、相手を不安にさせないためにまずは返信しましょう。

受取を確認した旨のみを伝える場合は、時間がかかる理由や返答目処を伝えます。以下が文例です。

件名:見積書につきまして株式会社○○
第二営業部
田中太郎様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の山本です。

早々に見積書をご送付いただき、ありがとうございます。
社内精査のうえ、5月31日(水)までにあらためてご連絡いたします。

何卒宜しくお願いいたします。

承諾・発注する場合

見積書の送付メールを確認し、その場で決断した場合は、お礼とともに発注内容を文面に盛り込むとよいでしょう。承諾・発注する場合の文例は以下のとおりです。

件名:見積書につきまして株式会社○○
第二営業部
田中太郎様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の山本です。

早々に、見積書をお送りいただき、誠にありがとうございます。
上司からの承諾を得ることが出来たため、ご提示いただいた金額で正式に発注をお願いしたく存じます。

本メールに、発注書をPDFファイルで添付いたしました。
ご確認くださいますようお願い申し上げます。

内容に不備等ございましたら、お手数ですが山本宛にご連絡をお願いいたします。

発注しない場合

見積書の内容を検討した結果、発注しない場合もあります。今回取引に至らなくても、今後も付き合いが続く可能性があるため、丁寧に対応しましょう。

断る際は、直接的に「お断り」を使わず、「辞退」「見送り」などの言葉を用いると良いでしょう。発注しない場合の文例は以下のとおりです。

件名:見積書につきまして株式会社○○
第二営業部
田中太郎様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の山本です。

見積書をお送りいただき、誠にありがとうございました。

社内で内容を慎重に検討させていただいた結果、費用面での折り合いがつかず、誠に恐縮ではございますが、今回は見送らせていただくことになりました。

せっかくのご提案にお応えできず、大変申し訳ございません。
またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。

見積書の送付メールに返信する際におさえておきたいマナー

見積書の送付メールに返信する際、いくつかおさえておきたいマナーがあります。主なマナーは、以下の3つです。

  • お礼メールは早めに送る
  • 検討に時間がかかる場合は明確に伝える
  • 正しい敬語を使う

それぞれ詳しく解説します。

お礼メールは早めに送る

見積書の送付に対するお礼メールの主な目的は、相手を不安にさせないことのため、できるだけ早くメールを返送することが大切です。一般的に、目安時間は「24時間以内」とされています。

24時間以内に発注や見送りの回答ができない場合でも、まずは受領した旨を伝える返信することを心がけましょう。

検討に時間がかかる場合は明確に伝える

承諾または見送りについてすぐに回答できないのであれば、検討に時間がかかることを明確に伝えることもマナーです。たとえ24時間以内にお礼メールを送っていても、その見積書の内容でよいのか伝えていなければ、結局相手を不安にさせてしまうでしょう。

お礼メールを返信する際に、いつまでに正式な回答をするか、相手に目処を伝えることが大切です。

正しい敬語を使う

見積書の送付に対するお礼メールに限らず、正しい敬語を使うことはビジネスメール全般のマナーです。せっかくお礼のメールを送っていても、敬語に至らない部分があると、今後取引しにくくなるおそれがあります。

1つのフレーズに2つ以上の敬語を重ねる「二重敬語」の使用を避ける、日常会話で使用している言葉をそのままビジネスメールに持ち込まないなどに十分注意しましょう。

見積書を送付する側が気をつけること

見積書を依頼する側(お礼メールを送付する側)だけでなく、見積書を送付する側にも気をつけなければならない点があります。

まず第一に、見積書はPDFファイルに変換して添付することが必要です。ExcelやWordで作成してそのまま送付した場合、送付先の企業が簡単に書き換えられます。

またパスワード付きzipファイルでの送信は控えましょう。パスワード付きzipファイルには、情報漏洩リスクが残る点や受信側でウイルスチェックできない点などの問題点があります。

見積書の書き方・作り方については、以下の記事を参考にしてください。

見積書メールを受信したらお礼メールを送信

送信者を不安にさせないために、見積書メールを受信したらできるだけ24時間以内にお礼メールを送信しましょう。お礼メールの書き方は、発注する場合・しない場合など状況によって異なります。
また、ただ返信するだけでなく、マナーを意識することが大切です。検討に時間がかかる場合は明確に伝え、正しい敬語を使うことを心がけ、取引先とよい関係性を築きましょう。

よくある質問

見積書の送付メールに対するお礼・返信の書き方は?

「受取を確認した旨のみを伝える」「承諾・発注する」「発注しない」など、自社の状況にあわせた内容でお礼メールを作成し、返信します。詳しくはこちらをご覧ください。

見積書の送付メールに返信する際に気をつけるべき点は?

お礼メールはできるだけ早く返信し、検討に時間がかかる場合は明確に伝えるようにしましょう。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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