• 更新日 : 2021年11月22日

見積書とはどんな書類か、請求書との違いや発行理由、作成のポイントなどを解説!

ビジネス上のさまざまな取引において必要となる書類は大きく4つあります。それが見積書、納品書、請求書、領収書です。そのなかでも、一般的に高頻度で使用されるのが、見積書と請求書です。どちらも取引上に必要なものなので、その内容をしっかりと把握しておきたいものです。

簡単にいえば、契約する前に必要となる資料が見積書、契約しその履行後の支払いの段階で必要なものが請求書です。

ここでは見積書と請求書の違いや、発行理由、作成のポイントについて詳しく説明します。また、マネーフォワード クラウドが提供するこれらの書類の使い方についても説明します。

見積書とは?

「見積書」とは、契約の前段階で提出するものです。契約を検討中のものについて、実際に契約をした場合にかかってくる費用が示されています。

見積書には内訳も記載されますので、取引先はその見積書を見て、契約内容の変更や交渉を行ってきます。お互いに見積内容に了承できれば、契約という流れになります。

また、あくまでも契約前の予想費用である為、不測の事態や契約後に追加変更等があった場合など、実際の金額と最終的に見積書の金額が異なってしまっていても、問題はありません。

請求書との違いは?

「請求書」には、契約内容の実施後、実際その契約に必要となった費用を記載します。これを受け取った側は、その記載された金額を支払う必要があります。

逆に、たとえ少額であっても請求書を発行しなければ支払を受けることはできません。月ごとの業務内容を基調し、忘れずに請求書を発行することが大切です。

また、この請求書は、支払の有無や支払金額の照合などでも必要となることがありますので、保管しておくようにしましょう。

請求書についてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。

見積書を発行すべき3つの理由

見積書を発行する理由は、主に3つあります。

依頼を検討する際に必要な情報を共有できる

1つ目は、依頼内容を検討する参考材料にするためです。依頼を請け負う側が見積書を発行することによって、「この条件であればその依頼を受けることができますよ」というのを示すことになり、依頼側が見積書に記載されている条件で依頼をするのか、条件に関する交渉を行うのかなどの判断を行うための材料とすることができます。

また、交渉を行うとしても、見積書での記載内容をベースとして交渉を始めることができるため、検討や交渉をスムーズに進めることができます。それにより、依頼側、請負側双方の間に認識違いが発生するのを防ぐことが可能です。

支払い時のトラブルを避ける事ができる

2つ目は、支払い時にトラブルが発生するのを避けるためです。見積書という形で、提供するもの、個数、単価のような取引条件に関する部分が明示されているため、条件のすれ違いが起こる可能性が低くなります。

それにより、支払い時に言った言わないなどの様な形でトラブルが発生する可能性も低くなると考えられます。

与信調査になる

3つ目は、取引先として信用できるのかを測るためです。見積書を発行できるということは、経費計算などをしっかりと行うことができるという証明にもなります。そのため、与信調査の一種として活用することができるのです。

反対に、見積書を発行できないということは、水増しのようにあまり良くないお金の管理をしている可能性があります。その確認のためにも、見積書を発行してもらうことは有効であるといえます。

もちろん一つの判断方法に過ぎず、見積書を発行できないから絶対に信用出来ないということではありません。相手がどういう人なのかをしっかり見て、判断をしてください。

見積書作成のポイントは?

見積書には、決まった書式はありません。どのような形式で作っても構いませんが、見やすいよう、書いておくべき内容を紹介します。

1. 形式を統一する

契約のたびに違う形式の見積書が届くのは、わかりにくく、間違いのもとでもあります。統一した規格の書類を作りましょう。フォーマットを用意しておけば簡単です。

2. 内訳を記載する

内訳は詳細に書いてある方が、取引先が検討をしやすくなりますし、追加変更等があった場合にもわかりやすいものになります。

3. 合計金額を記載する

内訳の後に、合計金額を記載します。小計と、消費税を記載し、最後に税込金額を記載しましょう。最終的な税込金額は分かりやすく太文字や文字を大きくするなど目立つように工夫するとよいでしょう。

4. 金額以外のものも記載する

備考欄などを設け、納品日程、支払方法等、その他の約束事も備考として記載しておきます。トラブルが避けられますし、約束したことを記録しておくことができます。

5. 作成日、作成者の情報、押印

作成日、作成者(会社名)を記載します。そして、会社の住所、代表の電話番号、FAX番号も記載し、最後に社印を押印しましょう。

見積書の押印については、社印、角印で構わないとされています。ただし、取引先によっては実印を求められることもあるようです。それだけ見積書は重要な意味を持つものだということです。

しかしながら、最近では電子商取引が進み、作成した見積書をそのままデータでやり取りする場合も増えています。上記したように法的には印鑑を押していない、データ上の見積書も有効です。

見積書の書き方に関する詳細は、以下の記事をご確認ください。

マネーフォワード クラウドが提供する見積書

見積書の形式は自由ですが、インターネット上のテンプレートを利用するのもよいでしょう。

また、マネーフォワード クラウド請求書を利用すれば、会社名・屋号やその住所、振込先の登録をしておくことで、次回から入力を省略することができます。

基本的には取引ごとに形式を変えない方が取引相手にもいい印象をあたえるため、このようなシステムを使うのも方法の一つです。

見積書をすぐに作成できるよう準備しておきましょう

見積書は取引に対する熱意や誠意を示すひとつのアピールポイントです。規模の大小にかかわらず、取引で必要となった場合はすぐに見積書を作成できるようにしておくことが望ましいです。また、形式が見やすく、内容が間違いなく把握できることも大切です。必要な情報を取引先にすぐにわかってもらえるように、きちんと見積書を作成しましょう。

取引先によって必要なものは変わってきますので、相手にとって大切な情報の記載漏れがないように気を付けてください。基本的には原本書類を郵送するのが良いとされていますが、最近はPDFでメールを使って発行することを指定する取引先もあります。こちらの常識を押しつけるのではなく、双方が間違いなく取引内容を把握し、金銭の受取ができるように、見積書の発行における工夫をしておきましょう。

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よくある質問

見積書とは?

契約の前段階で提出する書類で、実際に契約をした場合にかかってくる費用が示されています。詳しくはこちらをご覧ください。

見積書を発行すべき3つの理由は

依頼を検討する際に必要な情報を共有できること、支払い時のトラブルを避ける事ができること、与信調査になることです。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

【監修】マネーフォワード クラウド請求書

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