- 更新日 : 2025年2月5日
適格返還請求書とは？必要なケースや書き方を解説【ひな形つき】
適格返還請求書（返還インボイス）とは、適格請求書発行事業者が発行する請求書等のうち、売上にかかわる返品や値引きを行う際に交付する書類です。この記事では、適格返還請求書の発行のタイミングや保存、書き方や注意点などを解説していきます。
目次
適格返還請求書とは
適格返還請求書は、適格請求書発行事業者が売上返品や値引き、割戻しなど売上の返還などを行った際、インボイス制度に合わせて交付する書類です。無償返還ではなく、売上返品などにより対価を返還したときに発行するものです。適格請求書は、返還インボイスとも言われます。
免税事業者への売上返品などによる対価の返還には適格返還請求書の発行義務はありませんが、対象者が課税事業者の場合は交付の義務があります。
なお、値引きなどの額が1万円未満のときは、少額な返還として適格返還請求書の交付が免除されます。そのため、振込手数料相当を売上の値引きとして扱っている場合は、通常1万円未満となるため、適格返還請求書の交付を要しません。
なお、適格返還請求書の概要については下記の動画でも解説しています。
2023年10月1日から導入された適格請求書等保存方式（インボイス制度）により、適格請求書発行事業者の登録を受けた事業者は、適格請求書（インボイス）の発行が義務付けられました。適格返還請求書も適格請求書と同様に、適格請求書発行事業者に対して発行が義務付けられた書類です。
インボイス制度自体については、下記記事で詳しく解説しています。
しかし、令和5年度の税制改正大綱において、振込手数料分の値引きのように少額の返還を行う際には、適格返還請求書の交付義務が免除されることが固まりました。また、同税制改正大綱では、インボイス制度移行後も「弾力的な対応に努める」とされているため、今後もさらに制度が変更される可能性もあります。
適格返還請求書が必要なケース
売上の一部を返還することになったときは、発行の必要が生じます。例えば、次のようなケースでは売上の一部を返還することになるため、適格返還請求書が必要です。
- 商品が返品されたとき
- 販売後に値引きをしたとき
- 売上割引を適用したとき
- 販売奨励金や事業分量配当金を支払うとき
適格返還請求書が不要なケース
売上の返還にかかる税込み価額が1万円未満のときは、交付は不要になるケースもあります。なお、適格返還請求書に関するルールも、適格請求書のルールと同じく2023年10月1日以降に適用されます。
適格返還請求書はいつ発行する？
適格返還請求書を発行するタイミングは、課税事業者に対して売上返品などの売上対価の返還を行うときとされています。つまり、返還が確定した段階ではなく、実際に返還が行われるときに発行します。
ただし、買い手が仕入税額控除のために作成・保存している支払通知書が適格返還請求書としての要件を満たしている場合は、売り手は改めて適格返還請求書を交付する必要はありません。
適格返還請求書の保存期間
適格返還請求書は、法人税法や所得税法の帳簿書類等の保存期間にならって保存する義務があります。
法人は、対象の適格返還請求書に関わる事業年度の確定申告書の提出期限日の次の日から原則7年（青色申告書を提出事業年度に欠損金などが生じた場合は10年）、個人事業主は原則5年間の保存義務があります。
適格返還請求書のひな形・テンプレート
適格返還請求書のエクセルテンプレートと、適格請求書・適格返還請求書をまとめたテンプレートは、下記リンクから無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。
適格返還請求書に記載が必要な項目と文例
適格返還請求書（返還インボイス）には、次の記載事項を設けます。
インボイス発行事業者の名称や登録番号
適格返還請求書を発行する適格請求書発行事業者の名称（個人事業主の場合は氏名）と登録番号を記載します。
登録番号 T0000000000000
返還等の年月日
適格返還請求書に記載の対価の返還について、返還を行った年月日を記載します。適格請求書と適格返還請求書を1つにまとめて発行する場合で、当月の請求額から返還分を差し引くときは請求書の年月日で問題ありません。
返還等のもととなる取引の年月日
どの売上に対する値引きや返品か分かるように、返還に対応する取引が行われた年月日を記載します。
返還等の内容
何の売上に対する値引きや返品か分かるように、返還に対応する取引の内容を記載します。たとえば、特定の商品に対する値引きであれば、商品名を記載します。なお、軽減税率の対象になる取引については、軽減税率であることが分かるように記載しなければなりません。
税率ごとに区分し合計した返還等の額
課税事業者である取引先に対して返還する金額は、適用税率ごとに区分して、それぞれの税率で合計した額を表示させます。税込か税抜の明示も必要です（※文例の都合上、税抜または税込の表示は次の項目で示しています）。
10％対象 25,000円
返還等の額にかかわる消費税額または適用税率
返還される対価の額だけでなく、返還される金額にかかわる消費税についても適用税率で区分して記載しなければなりません。
10％対象 外税 2,500円
なお、適格請求書と適格返還請求書を1つにまとめて発行するときは、以下に挙げる適格請求書の要件も満たす必要があります。
- 発行事業者の名称と登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象が分かるようにすること）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率（税込か税抜か明確に示すこと）
- 交付を受ける事業者の名称
要件を満たすには、適格請求書にあたる請求項目の部分、適格返還請求書にあたる返還項目の部分を明確に区分する必要があります。さらに、適格返還請求書では求められなかった相手先の事業者の名称（または氏名）の記載が必要です。
適格請求書と適格返還請求書を1枚にまとめる方法
例えば、特定の条件を満たしたときに値引きする約束をしている場合などは、ほぼ毎回、適格請求書と適格返還請求書の両方を発行することになります。手間が煩雑になるだけでなく、書類が増えるため紛失などのリスクにもつながります。
適格返還請求書を発行することが多く、書類の煩雑さが気になるときは、適格返還請求書と適格請求書をまとめて1枚にすることも検討してみましょう。ただし、1枚にまとめるときは、次の2つについても書類に記載することが求められます。
- 当月の売上にかかる適格請求書の記載要件
- 前月売上の返還にかかる適格返還請求書の記載要件
振込手数料を売り手側が負担するときの対応方法
請求書に記載されている金額を買い手側が支払うとき、通常は買い手側が振込手数料を負担します。しかし、売り手側が振込手数料を負担することを事前に取り決めていた場合は、次のいずれかの方法で書類に反映します。
- 売り手側が振込手数料を「値引き」として記載した適格返還請求書を発行する
- 買い手側が振込手数料を「値引き」として記載した支払明細書を発行する
適格返還請求書を発行する際の注意点
適格返還請求書は、適格請求書発行事業者である売り手に発行義務があります。ただし、適格請求書発行事業者になるには登録が必要です。免税事業者でも課税事業者に請求書等を発行するケースが多い場合は登録を検討した方がよいケースもあるでしょう。
すでに取引先から話があるときは、適格請求書を発行できるなどのメリット、免税事業者は新たに消費税の納税義務が課されるなどのデメリット、両方を考慮したうえで適格請求書発行事業者を選択するか検討されることをおすすめします。
なお、適格返還請求書の発行では返還のもととなる取引年月日の記載が必要です。ただし、合理的な方法で返還が継続して行われている場合は、合理的な年月日、たとえば、前月の末日などにもできます。
また、原則として、適格返還請求書発行事業者が、課税事業者に対して値引きや返品などを行うときは、適格返還請求書の発行が必要です。ただし、取引先である課税事業者が仕入明細書を作成し、仕入明細書を受領した事業者が確認したときは適格返還請求書の交付が免除されます。取引先から交付される仕入明細書は適格返還請求書の代わりでなければならないため、適格返還請求書の記載要件を満たした仕入明細書に限られます。
販売奨励金を設けている場合は返還インボイスを確認しておこう
インボイス制度開始以降、適格請求書発行事業者が販売奨励金などの名目で取引先に売上の返還を行う場合は、適格返還請求書（返還インボイス）の発行が必要になることがあります。必要になるケースや記載内容を確認し、スムーズに発行できるように準備を進めておきましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
派遣社員はインボイス制度の影響を受ける？受け入れ側の対応は？
2023年10月1日からインボイス制度が導入されます。消費税の仕入税額控除をするためには、仕入先から発行された適格請求書の保存が求められるという制度です。 個人事業主や小規模の法人には大きな影響を与える制度ですが、派遣社員にはどのような影響…
詳しくみるインボイス制度が駐車場オーナーに及ぼす影響は？対策も紹介
2023年10月1日から施行されるインボイス制度は、駐車場オーナー・不動産賃貸業の取引に影響を与える可能性があります。手続き上の大きな変更点は、請求書の記載内容が変わることです。今回はインボイス制度が駐車場オーナーに及ぼす影響（免税事業者で…
詳しくみる【令和5年度税制改正大綱】インボイス制度の変更点や影響まとめ
令和5年度税制改正大綱により、「2割特例」や「少額特例」などの制度が新設されました。これらは期間限定の制度であるため、インボイス制度への対応方法を十分に模索する必要があります。 ここでは、令和5年度税制改正大綱の内容やその影響、インボイス制…
詳しくみるインボイス制度での短期前払費用の扱いは？2023年10月1日をまたぐケースも解説
短期前払費用とは、継続的に支出している前払費用のうち、支払日から1年以内に役務の提供を受ける費用のことです。前払費用は支出の効果が期間にわたり損金算入が必要ですが、短期前払費用には特例があります。インボイス制度下でも特例は適用できるのか、2…
詳しくみる副業中のサラリーマン必見！インボイス制度を解説
労働形態の多様化が進む中、サラリーマンにも副業をはじめる方が増えています。基本的に副業には収入を増やす目的がありますが、インボイス制度の影響によって手取り額が減る可能性も考えられます。 インボイス制度の下では、仕入税額控除の適用のために適格…
詳しくみるインボイス制度による売上1,000万円を超える個人事業主への影響は？適格請求書発行事業者の登録についても解説
インボイス制度に関して、売上が1,000万円を超えたらどのような影響が出るのか、気になる方もいるでしょう。1,000万円を超えると2年後から課税事業者となり、経理処理などで注意が必要になります。 本記事では、売上高1,000万円を超えた個人…
詳しくみる