• 更新日 : 2024年2月19日

適格返還請求書とは?必要なケースや書き方を解説【ひな形つき】

適格返還請求書とは?必要なケースや書き方を解説【ひな形つき】

適格返還請求書(返還インボイス)とは、適格請求書発行事業者が発行する請求書等のうち、売上にかかわる返品や値引きを行う際に交付する書類です。この記事では、適格返還請求書の発行のタイミングや保存、書き方や注意点などを解説していきます。

適格返還請求書とは

適格返還請求書は、適格請求書発行事業者が売上返品や値引き、割戻しなど売上の返還などを行った際、インボイス制度に合わせて交付する書類です。無償返還ではなく、売上返品などにより対価を返還したときに発行するものです。適格請求書は、返還インボイスとも言われます。

免税事業者への売上返品などによる対価の返還には適格返還請求書の発行義務はありませんが、対象者が課税事業者の場合は交付の義務があります。

なお、値引きなどの額が1万円未満のときは、少額な返還として適格返還請求書の交付が免除されます。そのため、振込手数料相当を売上の値引きとして扱っている場合は、通常1万円未満となるため、適格返還請求書の交付を要しません。

なお、適格返還請求書の概要については下記の動画でも解説しています。

2023年10月1日から導入された適格請求書等保存方式(インボイス制度)により、適格請求書発行事業者の登録を受けた事業者は、適格請求書(インボイス)の発行が義務付けられました。適格返還請求書も適格請求書と同様に、適格請求書発行事業者に対して発行が義務付けられた書類です。

インボイス制度自体については、下記記事で詳しく解説しています。

しかし、令和5年度の税制改正大綱において、振込手数料分の値引きのように少額の返還を行う際には、適格返還請求書の交付義務が免除されることが固まりました。また、同税制改正大綱では、インボイス制度移行後も「弾力的な対応に努める」とされているため、今後もさらに制度が変更される可能性もあります。

適格返還請求書はいつ発行する?

適格返還請求書を発行するタイミングは、課税事業者に対して売上返品などの売上対価の返還を行うときとされています。つまり、返還が確定した段階ではなく、実際に返還が行われるときに発行します。

ただし、買い手が仕入税額控除のために作成・保存している支払通知書が適格返還請求書としての要件を満たしている場合は、売り手は改めて適格返還請求書を交付する必要はありません。

適格返還請求書の保存期間は?

適格返還請求書は、法人税法所得税法の帳簿書類等の保存期間にならって保存する義務があります。
法人は、対象の適格返還請求書に関わる事業年度の確定申告書の提出期限日の次の日から原則7年(青色申告書を提出事業年度に欠損金などが生じた場合は10年)、個人事業主は原則5年間の保存義務があります。

適格請求書と適格返還請求書をまとめて発行するケース

適格返還請求書は、課税事業者に対し、返還を行った年月日ごとに作成して発行するのが原則です。課税売上の日付と返還日も異なるため、適格請求書と適格返還請求書も分けて発行することになるでしょう。

ただし、適格請求書と適格返還請求書に記載が求められる事項を記載すれば、1つの書類にまとめることも認められます。記載事項さえ満たせば、当月販売分と前月分の返還分をまとめて記載した書類の発行が可能です。

適格返還請求書のひな形・テンプレート

適格返還請求書のエクセルテンプレートと、適格請求書・適格返還請求書をまとめたテンプレートは、下記リンクから無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。

適格返還請求書に記載が必要な項目と文例

適格返還請求書(返還インボイス)には、次の記載事項を設けます。

発行事業者の名称や登録番号

適格返還請求書を発行する適格請求書発行事業者の名称(個人事業主の場合は氏名)と登録番号を記載します。

例:

○○株式会社
登録番号 T0000000000000

返還等の年月日

適格返還請求書に記載の対価の返還について、返還を行った年月日を記載します。適格請求書と適格返還請求書を1つにまとめて発行する場合で、当月の請求額から返還分を差し引くときは請求書の年月日で問題ありません。

例:

2024年1月30日

返還等のもととなる取引の年月日

どの売上に対する値引きや返品か分かるように、返還に対応する取引が行われた年月日を記載します。

例:

12/15

返還等の内容

何の売上に対する値引きや返品か分かるように、返還に対応する取引の内容を記載します。たとえば、特定の商品に対する値引きであれば、商品名を記載します。なお、軽減税率の対象になる取引については、軽減税率であることが分かるように記載しなければなりません。

例:

製品番号 A0001

税率ごとに区分し合計した返還等の額

課税事業者である取引先に対して返還する金額は、適用税率ごとに区分して、それぞれの税率で合計した額を表示させます。税込か税抜の明示も必要です(※文例の都合上、税抜または税込の表示は次の項目で示しています)。

例:

8%対象 1,000円
10%対象 25,000円

返還等の額にかかわる消費税額または適用税率

返還される対価の額だけでなく、返還される金額にかかわる消費税についても適用税率で区分して記載しなければなりません。

例:

8%対象 外税 80円
10%対象 外税 2,500円

なお、適格請求書と適格返還請求書を1つにまとめて発行するときは、以下に挙げる適格請求書の要件も満たす必要があります。

  • 発行事業者の名称と登録番号
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象が分かるようにすること)
  • 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率(税込か税抜か明確に示すこと)
  • 交付を受ける事業者の名称

要件を満たすには、適格請求書にあたる請求項目の部分、適格返還請求書にあたる返還項目の部分を明確に区分する必要があります。さらに、適格返還請求書では求められなかった相手先の事業者の名称(または氏名)の記載が必要です。

適格返還請求書を発行する際の注意点

適格返還請求書は、適格請求書発行事業者である売り手に発行義務があります。

ただし、適格請求書発行事業者になるには登録が必要です。免税事業者でも課税事業者に請求書等を発行するケースが多い場合は登録を検討した方がよいケースもあるでしょう。

すでに取引先から話があるときは、適格請求書を発行できるなどのメリット、免税事業者は新たに消費税の納税義務が課されるなどのデメリット、両方を考慮したうえで適格請求書発行事業者を選択するか検討されることをおすすめします。

なお、ここからは適格返還請求書自体の作成のポイントになります。

適格返還請求書の発行では返還のもととなる取引年月日の記載が必要です。ただし、合理的な方法で返還が継続して行われている場合は、合理的な年月日、たとえば、前月の末日などにもできます。

また、原則として、適格返還請求書発行事業者が、課税事業者に対して値引きや返品などを行うときは、適格返還請求書の発行が必要です。ただし、取引先である課税事業者が仕入明細書を作成し、仕入明細書を受領した事業者が確認したときは適格返還請求書の交付が免除されます。取引先から交付される仕入明細書は適格返還請求書の代わりでなければならないため、適格返還請求書の記載要件を満たした仕入明細書に限られます。

販売奨励金を設けている場合は返還インボイスを確認しておこう

インボイス制度開始以降、適格請求書発行事業者が販売奨励金などの名目で取引先に売上の返還を行う場合は、適格返還請求書(返還インボイス)の発行が必要になることがあります。必要になるケースや記載内容を確認し、スムーズに発行できるように準備を進めておきましょう。


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