- 更新日 : 2024年10月21日
封入封緘とは？代行サービスの利用や電子化によるメリットも解説！
取引先に請求書やDMを郵送する際、郵送する書類を封筒に入れ封を閉じる作業を「封入封緘」と呼びます。従業員が手作業で行うことが多いため手間と時間がかかりますが、効率化できれば社内の事務効率が向上するでしょう。今回は、「封入封緘」の作業を自社で行うメリット・デメリットや作業を効率化する方法について解説します。
目次
封入封緘とは？
封入封緘とは、封筒で書類を送付する際に、書類を封筒に入れて封をする作業全般を指す言葉です。
書類を封筒に入れたり、場合によっては封筒に入るように折りたたんだりする作業を「封入」と呼び、封入したあとに封筒の封をする作業を「封緘」と呼びます。請求書やDMを取引先や顧客に郵送する際には、この封入封緘の作業が必ず必要です。
封入封緘を自社で行うメリットは？
封入封緘を自社で行うメリットは、大きく分けて2つあります。
外部委託にかかる費用がかからない
封入封緘を外部の代行サービスに委託する場合には、必ず委託費用が発生します。しかし、作業自体を自社の従業員が就業時間内に行えば、人件費以外の費用はほとんど発生しません。
代行サービスの委託料はサービス会社のもうけが含まれる分、人件費より割高に設定されていることが多いため、自社で作業を行えばコスト削減につながります。
個人情報の流出を防げる
郵送先である顧客の住所や名称などを代行サービスに渡すと、個人情報が社外に流出するリスクがあります。万が一流出してしまった場合、個人情報保護法による個人情報保護委員会への報告義務や、流出により顧客が受けた損害に対する賠償など、様々な問題が生じます。自社で処理することで、個人情報の流出を予防できます。
封入封緘を自社で行うデメリットは？
封入封緘を自社で行うと、状況によってはデメリットとなるケースもあります。
コストパフォーマンスや作業効率が悪くなる
自社の従業員の就業時間を使って封入封緘を行えば、人件費以外の経費節減につながります。しかし、早朝出勤や深夜残業など勤務時間外を使ってまで自社での作業にこだわると、かえってコストパフォーマンスが悪化する可能性があります。
また、就業時間内でも業務が手一杯のところに封入封緘の作業を詰め込んだ結果、他の業務にも影響が出て全体の効率が落ちるケースも考えられます。自社で封入封緘を行う際には、まず従業員の事務負担を把握しておく必要があります。
作業ミスが発生する可能性がある
大量の封入封緘を行っていると、書類の入れ間違いや入れ忘れなどのミスが起こり得ます。作業ミスをなくすために、複数従業員によるダブルチェックを実施するなどの対策は有効ですが、その分作業の手間と負担が増えてしまいます。
封入封緘を効率化する方法は？
どうすれば、封入封緘にかかる作業を効率化できるでしょうか。次に、封入封緘を効率化する方法を解説します。
封入封緘機を利用する
封入封緘機とはインサーターとも呼ばれ、郵送する書類を封入して封を貼り付けるまでの作業を自動で行う機械です。封筒のサイズに合わせて書類を二つ折りや三つ折り、重ね二つ折りするなどの紙折り機能も付いているので、作業が楽になります。
封入封緘代行サービスを利用する
従業員の業務が手一杯で封入封緘の時間を取ることが難しい企業などでは、アウトソーシングにより業務の効率化を図れるケースがあります。ただし、個人情報流出のリスクがあるため、代行サービス会社との間で、個人情報取り扱いに関する取り決めを必ず交わすようにしましょう。
紙の請求書を電子化する
封入封緘の作業を効率化する方法として注目されているのが、請求書発行を始めとした業務の「電子化」「ペーパーレス化」です。書類を電子化してメール送信したり、クラウド上で取引先と共有したりすれば紙が不要になり、封入封緘という作業自体を考える必要がなくなります。
マネーフォワード クラウドなら封入封緘が不要に！
封入封緘の効率化のなかでも、毎月発行する請求書などの書類を電子化・ペーパーレス化するのは有効な手段です。
「マネーフォワード クラウドインボイス[送付]」を利用すると、請求書や納品書などを電子化してメールやクラウドを使ってワンクリックで送信できます。書類の受け渡しをスムーズかつスピーディに行えるため、取引先にもメリットがあるうえに、封入封緘にかかる自社の手間も省くことが可能です。
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封入封緘の問題は電子化で解決
現在は、電話料金やクレジットカードの利用明細など、ウェブ上で請求書を閲覧する仕組みを導入する企業が増えてきました。封入封緘を効率化したい方は書類の電子化が主流となりつつある現状を踏まえて、自社の電子化について検討してみてください。
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