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  • 更新日 : 2024年10月21日

請求書の突合が必要な理由は？手作業の注意点や自動化の方法も解説！

請求書の金額や内容が間違っていると、入金が遅れるなどの不都合が生じます。あるいは、正しい請求書を送付しても、取引先から入金された金額が間違っていることもあります。

請求書の金額や内容、入金された金額などの間違いをなくす、または早期に発見するために必要なのが請求書の突合です。ここでは、請求書の突合について詳しく解説します。

請求書の突合とは？

請求書の突合とは、請求書と他の書類を照らし合わせて間違いがないか確認する作業です。請求書の突合が必要な主な書類として、次のものがあります。

納品書と請求書の突合

請求書を取引先に送付する前には、納品書と請求書の突合を行います。これは、先方にこれから納品する、もしくはすでに納品した商品数や単価と、請求書の記載が合っているか確認する作業です。

両者が一致しない場合は、請求書と納品書のどちらが間違っているのか担当部署に確認し、訂正します。

請求書の金額と入金された金額の突合

取引先に請求書を送付し支払期日になったら、取引先から請求額の入金があります。入金後、請求書の金額と入金された金額の突合を行います。

請求書の金額と入金された金額が一致しない場合は、自社の担当部署に知らせたり、取引先に連絡をしたりします。振込手数料の負担など誤りが起きやすい箇所もあるので、注意しましょう。

請求書の明細や取引先の突合

商品を売り上げた時や入金があったときなど、取引が生じた際には売上帳や売掛帳などに帳簿付けをする必要があります。 

帳簿付けは税務申告のために必要であるだけでなく、売掛金の残高を把握するためにも不可欠です。特に、売掛金の残高は資金繰りとの兼ね合いもあるので、正確に把握しておかなければなりません。

得意先が多い場合は、間違いがないよう慎重に請求書の明細や取引先の突合を行います。

請求書の突合が必要な理由は？

請求書の突合が必要な理由は、請求や入金など商品の販売活動を滞りなく行うためです。販売者が購入者に請求した金額を間違えていたり、購入者が販売者に入金する金額が違っていたりすると、金銭面のトラブルだけでなく、お互いの信頼関係が崩れる可能性もあります。

そこで、請求書の突合をしてミスをできるだけなくし、またミスがあってもすぐに対応できるようにします。

特に、取引先や取扱商品が多い場合は、どうしてもミスが起こりやすくなります。また、大きな会社になれば営業や請求書発行、商品の管理などひとつの部署でこなすのではなく、多くの部署にまたがって作業しています。ひとつの取引に多くの部署が関われば、それだけミスが起こる確率が高くなります。そのため、請求書の突合が必要になります。

請求書の突合を手作業で実施する場合の注意点は？

請求書の突合の方法は、会社によってさまざまです。しかし、手作業で請求書の突合を手作業で行うことはおすすめしません。なぜなら、以下のような注意点があるからです。

請求書を突合する作業に膨大な工数がかかる

取引先の数や取扱商品が多い場合は、確認する請求書や項目数が多くなるため、請求書を突合する作業に膨大な工数がかかります。 

また、取引先によっては販売者側が出す請求書であっても、取引先の様式に合わせた請求書の提出を求められることがあります。請求書の様式が異なると、確認する箇所が違うケースもあり、より作業に膨大な工数がかかります。

さらに、ミスが見つかった場合には、取引先や関係部署にすみやかに連絡をする必要があり、やりとりに多くの手間や時間がかかることもあります。

確認ミスや抜け漏れが発生するリスクがある

手作業で請求書の突合をすると、どうしても確認ミスや抜け漏れが発生するリスクがあります。請求書は商品などの販売行為に関わるため、ミスや漏れがあると会社の資金に直接影響を与えます。また、ミスが多いと取引先との信頼関係が崩れる可能性さえ出てきます。

取引先や取扱商品の数が大きい場合には、確認ミスや抜け漏れが発生するリスクはさらに上がるので、注意しなければなりません。

請求書の突合を自動化する方法は？

請求書の突合を手作業で行うと作業に膨大な工数がかかるほか、確認ミスや抜け漏れが発生するリスクも高くなります。そこで、請求書の突合の自動化をおすすめします。

請求書の突合を自動化する方法には、主に次の3つがあります。

Excelを活用する

請求書の突合を自動化する方法として、古くから採用されているのがExcelを活用する方法です。取引先ごとや商品ごとにExcelシートを作成して管理します。請求データや入金データをExcelシートに入力することで、自動で消込作業をすることが可能です。

Excelを活用する方法のメリットは、費用がかからない点です。一方で、Excelシートの計算式が間違っていたり、抜けていたりする可能性はゼロではなく、その場合は正しい数値が算出されないデメリットがあります。

請求書管理システムを活用する

多くの企業で、請求書の突合を自動化する方法として採用されているのが、請求書管理システムを活用する方法です。請求書管理システムを使うと、請求書の作成から入金管理、請求書の突合までを自動で行えます。

請求書管理を自動化することで、確認ミスや抜け漏れの発生リスクを抑えられます。請求書の突合にかかる工数が少なくなり、他の作業に時間を割けるのもメリットでしょう。デメリットは、Excelに比べてコストがかかることです。

AI-OCRを活用する

AI-OCRを活用する方法も、企業でよく用いられている方法です。AI-OCRとは、簡単にいうとOCRの技術にAIの技術をプラスしたものです。

OCRは、紙の請求書をスキャナでコンピュータに読み込むものです。AI-OCRではAIの技術をプラスすることで、より正確に文字を認識し読み込むことができます。

AI-OCRのメリットは、請求書のデータを打ち込む手間が省けることです。デメリットとしては、Excelに比べてコストがかかることや、請求書の発行を自分で行う必要があることです。

マネーフォワード クラウドなら請求書の突合が簡単に！

請求書の作成から入金管理、請求書の突合までを自動で行うためには、請求書管理システムを活用する必要があります。なかでもおすすめなのが「マネーフォワード クラウド請求書」です。

「マネーフォワード クラウド請求書」を利用すると、ひとつのデータから見積書・納品書・請求書・領収書を簡単に自動で作成できます。入金ステータスがひと目でわかり、請求書の突合が簡単にできるので、請求の抜け漏れを防ぐことが可能です。クラウド会計・確定申告と連携すれば売掛金の仕訳を自動で作成できるため、帳簿付けの工数も減らせるでしょう。

請求書の突合を簡単にすることを考えている方は、ぜひ一度「マネーフォワード クラウド請求書」をお試しください。初期費用0円、ビジネスプランは1ヶ月間無料で利用いただけます。

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請求書の突合で間違えないために自動化する方法を選ぼう！

請求書の突合は、請求や入金など商品の販売活動を不備なく行うために必要です。突合をする方法にはいくつかありますが、作業工数の短縮や確認ミス、抜け漏れが発生するリスクを抑えるためにも、手作業ではなく自動化したほうがよいでしょう。

請求書を自動化する方法には、Excelを活用する方法や請求書管理システムを活用する方法、AI-OCRを活用する方法などがあります。それぞれの方法にはメリットとデメリットがあるので、特徴をよく理解し、自社に合ったものを選びましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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