- 更新日 : 2024年3月29日
運送業向けの請求書テンプレートと書き方のポイントを紹介！
運送業の請求書は、物流会社や個人で運送業を営むドライバーなどの職種の人が使用します。荷物を運ぶサービスを提供した後、そのサービスの対価として料金を請求するために請求書を発行します。請求書は、運送を完了したタイミングで顧客に対して送られることが一般的です。請求書には運送した荷物の内容、数量、運送距離、サービス料金などが明記され、支払いの正当性を示す重要な文書となります。また、会計処理や税務申告の際にも必要な書類です。
当記事では、運送業の方向けに、運送業ならではの請求書の書き方のポイントと、運送業向けの無料テンプレートを紹介します。
目次
運送業の請求書を書く際のポイント・注意点
まずは運送業の請求書について、記載する内容や請求書作成時のポイント・注意点を解説します。
運送業の請求書では、インボイス制度によって従来の請求書から変更になったポイントが複数あります。インボイスに対応できるよう、正しい作成方法を理解しましょう。
運送業の請求書に記載する内容
運送業の請求書には、輸送品目や運賃のほか、積込日や輸送区間、発地・着地、車種、車番などを記載します。
高速料金やフェリー代などが発生している場合は、忘れずに記載してください。
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通行料の扱いに注意する
インボイス対応では、特に通行料の扱いに注意が必要です。
通行料とは、運送業者が高速道路や有料道路を利用する際に発生する経費を指します。
通行料を立替金として請求する場合は、荷主と実際の利用者（運送業者）が異なるため、通行料の領収書をインボイスとして利用することは認められません。
そのため、原則として立替金精算書を準備する必要があります。立替金精算書には、荷主の名称や登録番号、適用税率ごとの区分など、仕入税額控除に必要な事項を記載しましょう。
あるいは、高速道路利用時に発行される領収書を、適格簡易請求書として請求書と一緒に送付するという方法もあります。
内税と外税が混在しないようにする
1つの請求書内で内税と外税が混在しないようにすることもポイントです。
内税とは消費税を含んだ価格表示のこと、外税とは消費税を含まない価格表示のことを指します。通行料を売上項目として請求する場合、運賃等は外税項目であるのに対して、通行料は内税項目として処理するのが一般的です。
しかし、インボイスでは内税と外税が混在しないよう統一しなければなりません。インボイスでは、個々の項目ごとに消費税を計算して1円未満の端数処理を行うことは認められていないためです。そのため、内税か外税のどちらかに統一して請求書を作成しましょう。
ルート配送時の記載方法にも注意が必要
ルート配送時の記載方法にも注意しましょう。
ルート配送の場合は、「〇〇ルート✕〇日分」のように、1つの明細に1ヶ月分を集約して記載することも多いでしょう。しかし、各明細に取引年月日を記載しなければインボイスとは認められません。
運行日ごとに明細をわけて各運行日を明記するか、運行の明細がわかる資料や納品書などを請求書に添付する必要があります。
ただし、月極の金額を請求する契約である場合は、1つの明細でまとめて請求しても問題ありません。
運送業向けの無料請求書テンプレート（インボイス制度対応）
運送業向けの請求書エクセルテンプレートは、こちらのダウンロードページから無料でダウンロードできます。品目・単位などは、あくまでサンプルで簡易的・汎用的に入力していますので、ご自身の業務に合わせて適宜カスタマイズしてみてください。
免税事業者向けのシンプル・汎用的な請求書テンプレート
免税事業者向けの請求書エクセルテンプレートは、こちらのダウンロードページから無料でダウンロードできます。
請求書テンプレート一覧まとめはこちら
なお、運送業向けの請求書以外にも、様々な請求書テンプレートを無料でダウンロードしていただけますので、詳しくはこちらのページからご覧ください。
なお、マネーフォワード クラウド請求書では、エクセル不要でフォーム入力でカンタンに請求書を作成するが可能です。運送業用の請求書にも使えますので、ぜひお気軽にご利用ください。
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【項目別】運送業の請求書の書き方
続いて、請求書の書き方を項目別に解説します。
より詳しく知りたい方は、下記の記事に記載していますので、必要に応じてご参考ください。
1. 請求書のあて先
発注者の社名、事業部名、担当者名などを記載します。発注者とは異なる社名などを指定される場合もありますので事前に確認しましょう。
2. 請求内容
運送代の請求書を作成する際には、提供された運送サービスの具体的な内容（品目）を明確にし、単価を正確に記載し、サービス提供量（数量）を具体的に反映させることが大切です。以下に、それぞれの項目の書き方とポイントを解説します。
※（免責）なお、上記で紹介したテンプレートは汎用的・簡易的にサンプルを記載しているため、必ずしも以下で紹介する内容を網羅していない点にご容赦くださいませ。
品目
- 書き方：運送された商品やサービスの内容を具体的に記述します。例えば、「荷物運送サービス」「商品配送費」「ドキュメント急送」など、実際に提供した運送の種類を明記します。
- ポイント：運送された具体的な品目やサービスの特性（例：冷蔵運送、危険物運送）を記載することで、請求の正当性とサービスの特性を明確にします。必要であれば、運送した商品の種類や数量、目的地などの詳細情報を追加すると良いでしょう。
単価
- 書き方：運送サービスの単価を記入します。これは、距離、重量、サイズ、サービスの種類（例：通常配送、エクスプレス配送）に基づいて計算されることが一般的です。
- ポイント：単価の計算方法を明確にし、どのような基準（例：1kgあたりの料金、1kmあたりの料金）で料金が算出されているかを示すことが重要です。これにより、請求の透明性を高め、受取人が費用を理解しやすくなります。
数量
- 書き方：運送サービスの提供量を記載します。これは、運送した荷物の重量や個数、運送距離など、サービスの特性に応じた単位で表されます。
- ポイント：提供したサービスの量を正確に記載することで、請求金額の計算根拠を明確にします。特に、運送距離や重量など、請求額の算出に直接関わる重要な情報は、具体的に記載することが求められます。
3. 消費税の表示
消費税の金額を明記します。
また、内訳に軽減税率の対象とならない品目（10%）と対象となる品目（8%）の小計を分けて記載し、それぞれの消費税額を明らかにします。
※軽減税率の対象は、一般飲食料品や、週2回以上発行される新聞なので、運送業の請求書を書く場合は基本的に該当しません。
4. 発行日
基本的には、発注者が指定する締日を記載します。請求書の作成日ではないので注意しましょう。
5. 支払期日
双方で取り決めた支払日を記載します（「下請代金支払遅延等防止法」では、支払期日は受領より60日以内としています）。支払遅延防止のために毎回記載するとよいでしょう。
6. 発行者
ご自身の名前を記載します。
7. 振込先
銀行名、支店名、口座の種類（当座・普通など）、口座の名義、口座番号を正確に記載します。振込手数料を負担してもらう場合は、その旨を記載します。
8. 特記事項
支払い期日が変更される条件や分割払いなど、請求と支払いに関して特別な条件がある場合に記載します。
9. 請求書番号
後で請求済みや入金などの確認が簡単にできるように、右上に請求書番号を記載します。
10. ※適格請求書（インボイス）の場合の項目
インボイス制度に対応した請求書の場合は、下記の項目も必要です。
- 登録番号
- 軽減税率の対象である旨の表記
- 税率ごとに区分して合計した税抜または税込対価の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
インボイス制度についてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご参考にしてください。
・インボイス制度を図解でわかりやすく解説！制度対応においてのチェックポイントや注意点は？
運送業の請求書を作成する際のまとめ
運送業向けの請求書作成には、専用のテンプレートを活用することが効率的です。テンプレートには、運送業特有の項目が含まれており、必要な情報を簡単に記入できます。
書き方のポイントとしては、運送した荷物の詳細、料金、支払い条件などを明確に記載することが重要です。また、クラウド請求書ソフトを使用することで、請求書の作成、送付、管理をスムーズに行うことができ、ミスの削減や作業効率の向上にもつながります。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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