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  • 更新日 : 2024年10月21日

封入封緘機（インサーター）はレンタルできる？デメリットや注意点も

封入封緘機（インサーター）は、封筒で請求書やDMを送る際の折り込みや封入といった一連の作業を自動で行う機械です。郵送作業の煩雑さに悩んでいる方は、導入を検討する余地があるでしょう。今回は、封入封緘機（インサーター）をレンタルできるのかをはじめ、導入する場合のメリットやデメリットなどについて解説します。

封入封緘機（インサーター）とは？

封入封緘機（インサーター）とは、請求書や案内文、DMといった郵送書類を封筒に入れる際、折り込みから封入、糊付けまでの作業を全て自動で行う機械です。手作業で行うより早くて正確な作業ができるため、作業時間の短縮とコスト削減が可能となります。

操作方法も簡単で、郵送する書類と封筒を封入封緘機（インサーター）にセットし、折り込み方や封筒のサイズなどを設定するだけで、あとは自動で封入された状態で郵便物ができあがります。性能の高いものになると、複数枚の折り込みに対応しているものや、高速処理が可能なものまであります。

封入封緘機（インサーター）はレンタルできる？

封入封緘機（インサーター）は、事務機器としてレンタルができます。レンタルを利用するメリットとして挙げられるのが、導入にあたって準備する初期費用が購入より少なく済む点です。

封入封緘機（インサーター）には様々なサイズがありますが、販売価格は安いものでも10万円以上、高性能のものでは100万円を超えるものまであります。ただし、購入した場合、万が一自社の用途に合わないと無駄になるでしょう。

そこで試用として、レンタルである程度使い方に慣れてから購入を判断するのも1つの方法です。レンタルで使い勝手がよければ、その後リース契約あるいは購入を検討してもよいでしょう。

封入封緘機（インサーター）をレンタルするメリットは？

次に、封入封緘機（インサーター）を導入するメリットについて解説します。

封入作業にかかる事務負担を減らせる

毎月の請求書やDMなどを定期的に大量郵送する企業では、準備作業が大きな事務的負担となりがちです。このような郵送作業を封入封緘機（インサーター）を使ってオートメーション化すれば、従来の手作業より速く正確に郵送作業をこなせます。また、機械が自動で作業を行っている間に他の作業ができるため、事務効率がアップします。

封入時のミスが減少する

手作業で封入作業を行うと、封筒に入れなければならない書類をうっかり入れ忘れることがあります。特に、複数枚にわたる書類を1つの封筒に封入するケースでは、このようなミスが起こりがちです。封入封緘機（インサーター）を使用すれば、設定に従い確実に振り分けを行うため、このようなミスを予防できます。

コスト削減につながる

郵送にかかる封入を封入封緘機（インサーター）で自動化すれば、当該作業にかかる人件費を抑えられます。また、封入忘れ等のミスが減少することで、手直しにかかる時間や、用紙のロスなどが減少するため、無駄なコストを削減できます。

封入封緘機（インサーター）をレンタルするデメリット・注意点は？

次に、封入封緘機（インサーター）をレンタルすることで生じるデメリットをご紹介します。

リース契約の場合、途中解約は違約金が発生する可能性がある

封入封緘機（インサーター）をレンタル（リース契約）した場合、途中解約すると違約金が発生する可能性があります。リース契約は、原則として中途解約が認められていません。

使ってみた結果、用途が合わないなどの理由で解約をしたい場合、残りのリース期間に相当する違約金を払わなければならないケースがあります。用途に自信がない場合は、リース契約を選択する前に、一度スポットでレンタルしてみるとよいでしょう。

操作方法を覚えなければならない

封入封緘機（インサーター）を使うためにはまず、操作方法を覚えなければなりません。封入作業には封入する書類の枚数やサイズ、使用する封筒のサイズ、折り方など、様々な要素がありますが、これらを全て機械に設定するためのスキルが必要です。また、万が一、機械の故障が起こったときの解決方法も覚えておく必要があります。

社内に封入作業のノウハウが残らない

機械を導入すれば作業が楽になる反面、その作業にかかるノウハウが社内（従業員）に残らないのがデメリットです。機械の故障等により、封入作業を急ぎ手作業で行わなければならない状況になった際、ノウハウがないため作業に手間取る状況になりかねません。

封入封緘機（インサーター）をレンタルする場合の料金目安は？

封入封緘機（インサーター）をレンタルする場合の料金目安は、封入速度や封入バリエーション性能等に応じて変わってきます。紙折り機については1ヶ月2万5,000円〜5万円ほど、封緘機については2万3,000円〜3万円ほどに設定されているケースが多いようです。

マネーフォワード クラウドを活用すれば封入封緘機（インサーター）のレンタルが不要に！

請求業務の効率化を図る方法として、封入封緘機（インサーター）をレンタルする他に、請求書業務を電子化・ペーパーレス化する方法があります。そこでおすすめしたいのが「マネーフォワード クラウドインボイス[送付]」です。

「マネーフォワード クラウドインボイス[送付]」を導入すれば、請求にかかる業務全般を電子化できるため、請求書の封入作業がなくなり、封入封緘機（インサーター）のレンタルも不要になります。また、ペーパーレス化で用紙代・封筒代・郵送代といったコストの削減にもつながります。

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業務の電子化による事務効率アップの検討を

ウェブ環境が普及している現在、官公庁の行政手続きをはじめ業務全般の電子化・ペーパーレス化が進んでいます。封入封緘機（インサーター）のレンタルはもちろんのこと、請求業務の電子化などによる事務効率のアップを検討してみてはいかがでしょうか。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：マネーフォワード クラウド請求書

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