更新日 : 2024年10月21日

請求書の電子化・ペーパーレス化に伴う案内文の書き方は？文例も紹介

メールやクラウドなど、インターネット環境を使った商取引が普及したことにより、請求書を電子化・ペーパーレス化する企業が増えてきました。紙ベースでの請求をペーパーレスに変更することについて取引先に通知する必要がありますが、この場合に作成する案内文の書き方について解説します。

請求書を電子化・ペーパーレス化するには取引先への案内文が必要！
請求書の電子化・ペーパーレス化の案内文の書き方は？
- 請求書を電子化・ペーパーレス化する理由を記載する
- 請求書を電子化・ペーパーレス化するメリットを記載する
請求書の電子化・ペーパーレス化の案内文の文例は？
請求書の電子化・ペーパーレス化の案内文を送付する際の注意点は？
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請求書を電子化・ペーパーレス化するには取引先への案内文が必要！

従来、請求書を紙ベースで送付していたものを電子化・ペーパーレス化するためにはまず、取引先にその旨を通知し、変更についての承諾を受ける必要があります。理由としては、請求書を電子化するためには、こちらのシステムの準備はもちろんのこと、電子データを受け取る取引先のシステム環境が整っていることが前提条件になるためです。

電子化してみたものの、取引先側でそれを受領できる環境がなければ電子化の意味がありません。また、電子データとして受け取ること自体を敬遠する取引先がいる可能性もあります。システムを立ち上げる前にまず、取引先に請求書を電子化する旨を記載した案内文を送付し、取引先の意向を確認しておきましょう。

請求書の電子化・ペーパーレス化の案内文の書き方は？

次に、取引先に送付する案内文に記載すべき内容について詳しく解説します。

請求書を電子化・ペーパーレス化する理由を記載する

案内文の書き出しは、当社がなぜ請求書を電子化・ペーパーレス化するのか、その理由を記載しましょう。請求書を発行する側の理由としては以下のようなものがあります。

電子化により請求業務の事務効率が向上する
電子化することで、請求書を発行当日に渡すことができる
郵送コストを削減することができる

電子化することについて合理的な理由がある旨を記載することで、取引先側の理解と協力を得やすくなるでしょう。

請求書を電子化・ペーパーレス化するメリットを記載する

電子化することで取引先側が受けるメリットについて触れることも、理解を得るためには重要です。

請求書を受け取る取引先側の事務効率も向上する
請求書を当日受け取ることができる
パソコンがあれば請求書を24時間365日いつでもどこからでも見ることができる
紙ベースと違い、請求書の受け取り忘れや紛失がない
請求書をファイリングする必要がなく保管スペースを削減できる

請求書を電子化することで取引先もスピーディかつ確実に請求書を受け取ることができることや、請求書収受の手間がかからないこと等を挙げ、取引先が納得しやすい案内文にすることがポイントです。

請求書の電子化・ペーパーレス化の案内文の文例は？

次に、案内文の書き方について具体的な文例をご紹介します。（社名や日付、時候の挨拶等は省略します）

電子化に移行する理由

理由については、電子化への移行を理解してもらうため、その目的を明確に書きましょう。

「昨今の社会的な環境意識の高まりから、弊社でもペーパーレス化への取り組みを推進することになり、その一環として請求書をペーパーレス化することになりました。」

「請求業務を電子化・リモート化することで弊社の業務効率の向上を図り、お客様に、より充実したサービスを提供することができると考えております。」

「原材料等の調達価格高騰に伴い、販売価格の安定を図るため弊社の経費節減が急務であると考えております。その一環として郵送コストの削減を図る目的で請求書のペーパーレス化に取り組むことになりました。」

「変更によりお手数をお掛け致しますが、ご理解賜りますよう宜しくお願いいたします。」

電子化による貴社のメリット

電子化へ移行することにより、取引先が受けるメリットについて触れます。

「電子化することにより、請求書をウェブ上で発行当日に受け取ることができます。」

「データがウェブ上にあるため、ネット環境があればいつでもどこからでも請求書を確認できます。」

「請求書のデータをパソコン内に保管することができるため、書類保管にかかる事務効率の向上、省スペース化につながります。」

「弊社が電子発行する請求書は、電子帳簿保存法にも対応しています。」

電子化に変更する時期

いつから電子化に移行するか、移行時期を明確に記載しておきましょう。

「令和○○年○○月締めの請求書より電子発行を開始します。」

「○○月締め以降の請求書については、紙ベースでの発行はいたしませんのでご了承ください。」

電子データの発行方法および受領方法

取引先がどのような形で請求書を受領できるのかも、明確に記載しておきましょう。

「請求書のPDFファイルをメールに添付し送付させていただきます。」

「弊社HP内の請求書発行からダウンロードすることができます。」

「（システムを共有している場合）貴社システムと請求書データを共有しておりますので、いつでも請求書を確認することができます。」

「従来通り、紙面による請求書発行をご希望の方は、別途ご相談ください。」

請求書の電子化・ペーパーレス化の案内文を送付する際の注意点は？

請求書の電子化に移行するにあたって、注意すべき点を取引先側の観点から確認しておきましょう。

取引先が電子化・ペーパーレス化に対応できる期間を確保する

電子化に移行する際には、取引先が対応するために必要な移行準備期間を設ける必要があります。電子化に欠かせないネット環境の整備、PDFファイルを開くためのパソコンやソフトの準備、電子データの保管方法の習得など、時間が必要なものが多いので、充分な準備期間を確保するようにしましょう。

取引先からの問い合わせに対応できる体制を整える

電子化移行後も、確認方法や保存方法などについて取引先から問い合わせがくることが予想されます。電子化について、どのような問い合わせがきても迅速に対応できる社内体制を整えておくことも重要です。

取引先によってはこれまで通り紙の請求書で対応する

ウェブ環境を準備できない、パソコンでの作業が困難などの取引先については、従来通り紙ベースでの請求書発行が必要になります。電子発行するものと同じ請求書を、システムからペーパーで出力できるのかも確認しておきましょう。

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