• 作成日 : 2023年3月17日

請求書は原本で保管すべき？保存方法や電子化要件も解説

請求書には保管義務があり、紙の原本のまま保管する方法とPDF化する方法、さらに電子データをそのまま保管する方法が認められています。電子化の際には電子帳簿保存法が定める要件を満たす必要があり、要件を満たせば紙の原本は不要です。
今回は、請求書の保管方法や電子化した請求書原本の破棄について解説します。

請求書は原本のまま保存する必要がある？

そもそも請求書とは証憑書類であり、取引が実際に行われたことを示す重要な書類です。そのため請求書を勝手に破棄することはできず、所得税法や法人税法により一定期間（法人および​​消費税の納税対象である個人事業主であれば原則7年、消費税免税対象である個人事業主であれば原則5年）保存する義務が定められています。

請求書の保存については、原則原本を保管・保存する必要があります。コピーや写しを利用してしまうと、請求書が改ざんされてしまうリスクや、不正会計の恐れがあるためです。

電子データで請求書を受け取ることもあるでしょう。この場合は、どのように保管すればよいのでしょうか。ここでは、請求書の受け取り方別に保存方法を解説します。

紙で受け取った請求書の保存方法

手渡しや郵送など紙で受け取った請求書については、原則相手から受け取った原本を保存・保管することが定められています。会計処理が終わった後、タグ付けやファイリングなどの作業を行い、書類庫に保管してください。

また、紙の請求書をスキャンし、電子データとして保存する方法もあります。これは電子帳簿保存法におけるスキャナ保存方式であり、以下のような手順で保存しましょう。

書類は整理して保存する必要があり、保存方法を混在させることは、原則認められていません。しかし、普段電子データで請求書を受け取っている取引先から、紙で請求書の発行を受ける場合もあるでしょう。この場合、その請求書のみ書面で保存することは保存方法の混在には該当しません。

電子的に受け取った請求書の保存方法

2005年の「e-文書法」により、請求書を紙媒体以外の電磁的記録で保存することが認められました。

PDFデータのように、電子的に受け取った請求書については電子データのまま保存することが定められています。その際は、電子帳簿保存法における真実性確保と可視性確保に関する要件を満たさなければなりません。具体的な要件については、次の章で解説します。

なお「PDFをコピーして紙で保存する」というように、電子データを紙に出力して保存することは、電子帳簿保存法の改正によって認められなくなりました。

参考：e-Gov法令検索 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律(平成十六年法律第百四十九号)
参考：国税庁 電子帳簿保存法が改正されました

請求書を電子化して保管するには

請求書の紙原本をスキャンしてPDFにする、あるいは電子データを電子データのまま保管するなど、電子データを保管する場合は、電子帳簿保存法における真実性と可視性を確保しなければなりません。具体的には、以下の要件を満たす必要があります。

※1 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合、検索要件の2と3は不要。
※2 優良の要件をすべて満たしているときは不要。

必ず満たさなければならないのは「そのほか」で◯となっている要件です。

優良な電子帳簿の要件を満たして請求書の保存を行う場合、事前に所轄税務署長に届出を行うと、所得税の⻘⾊申告特別控除（65万円）が適用されます。また、優良な電子帳簿に記録された事項に関して申告漏れがあった際、その申告漏れに課される過少申告加算税が5％軽減されるという優遇措置も適用されます。

参考：国税庁 Ⅱ適用要件【基本的事項】
参考：国税庁 電子帳簿保存法が改正されました

請求書の紙の原本をスキャンして電子化する場合は、スキャナ保存制度の要件を満たすことが必要です。国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分では、請求書は資金や物の流れに直結 ・連動する書類であるとして、重要書類に位置付けられます。重要書類のスキャナ保存要件は、以下のとおりです。

参考：国税庁 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】

電子請求書について、詳しくは以下をご覧ください。

請求書の基礎知識

請求書電子化・ペーパーレス化のメリットとは？保存要件や注意点も解説

電子化した請求書の原本は破棄してもいい？

紙の請求書をPDFにして電子化して保管する場合、電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙の原本はいらないと定められており、破棄できます。

破棄する場合は、電子帳簿保存法が定める真実性確保と、可視性確保の要件を満たす必要があります。具体的には、以下のポイントを押さえましょう。

特に原本をスキャンする場合は、以下の解像度要件を満たした状態で電子データ化できるかが重要です。

請求書の原本は要件を満たして保管・電子化しよう

今回は、請求書の保管や電子化して保管する方法などについて解説しました。
紙で受け取った請求書は、原則として原本のまま保管する必要があります。
要件を満たせば、スキャンして電子データとして保管することも可能です。また請求書を電子データとして受け取った場合も、電子帳簿保存法が定める真実性確保と可視性確保の要件を満たせば、データのまま保管できます。

請求書を効率的に保管したいなら、電子化がおすすめです。要件を理解し、適切に保管しましょう。

よくある質問

請求書を紙で受け取った場合、原本のまま保存する必要がありますか？

紙で受け取った場合、原本のまま保存する方法と、電子データ化して保存する方法が認められています。詳しくはこちらをご覧ください。

請求書を電子化して保存する場合、要件はありますか？

電子データの保存の際は、電子帳簿保存法が定める真実性の確保と可視性の確保の要件を満たす必要があり、紙を電子化する際は、さらに解像度要件を満たすことが必要です。詳しくはこちらをご覧ください。