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  • 更新日 : 2024年10月21日

普通郵便の封入代行サービスとは？メリットや比較ポイントを解説

取引先に送る請求書の数が多い場合など、自社では請求書の封入作業を行わずに、普通郵便の封入代行サービスを利用している会社は少なくありません。また、これから利用を検討している会社もあるでしょう。ここでは、普通郵便の封入代行サービスの概要や、そのメリットなどを詳しく解説します。

普通郵便の封入代行サービスとは？

まずは、普通郵便の封入代行サービスとはどのようなものか見ていきましょう。

普通郵便の封入代行サービスに含まれる業務

普通郵便の封入代行サービスとは、その名の通り請求書などの封入作業を代行するサービスのことです。しかし、サービス内容は封入作業だけではありません。サービス内容は業者によって異なりますが、一般的に普通郵便の封入代行サービスには、以下のような業務が含まれています。

  • 請求書などの封入物の印刷、折り加工や挟み込み
  • 封入物の内容チェック
  • 封筒に請求書などの封入
  • 請求書を入れた封筒をのり付けなどで閉じる作業（封緘：ふうかん）
  • 封筒に宛名や切手を貼って発送

このように、普通郵便の封入代行サービスでは請求書の印刷から発送までの一連の作業を代行します。

依頼主は封入する請求書などを、PDFのデータなどで代行業者に渡すことが多いです。また、細かい要望にも応えてくれる代行業者もあります。

普通郵便の封入代行サービスの費用相場

普通郵便の封入代行サービスの費用体系は、代行業者や依頼するサービスによって異なります。一般的なケースでは、1通あたりの単価×枚数で価格が決まります。費用相場は、1通あたり送料込みで100円～200円程度となります。送付する枚数が多い場合は割引などもあるので、1通あたり100円を切るケースもあります。

大きな会社や自社専用のシステムを使っているなど、特別なカスタマイズが必要な場合はパッケージで依頼し、代行業者と打ち合わせ後に見積もりを出してパッケージ全体の金額を決めるケースもあります。

普通郵便の封入代行サービスを利用するメリットは？

普通郵便の封入代行サービスには、メリット・デメリットのどちらもあります。サービスの利用を考えている場合は、メリットとデメリットの両方を理解し検討しなければなりません。

ここでは、普通郵便の封入代行サービスを利用するメリットについて見ていきましょう。

作業効率がアップする

普通郵便の封入代行サービスを利用する大きなメリットは、作業効率のアップです。

請求書や領収書などを送付するにあたっては、印刷や記載内容の確認、封筒への封入作業、宛名書き（シール貼り）や送付作業など多くの工数がかかります。そのため、作業する人員や作業時間の確保などに多くのリソースを割く必要がありました。

しかし、封入代行サービスを利用すれば、請求書や領収書などを送付するための作業を自社で行う必要はないので、リソースを他の作業に回すことができ、事務作業の効率がアップします。

ミスが少ない

普通郵便の封入代行サービスを利用するメリットのひとつに、ミスの少なさがあります。自社で請求書や領収書などの封入作業をする場合、従業員は他の仕事の傍ら、封入作業をしていることが多いです。

そのため、記載内容や宛名、封入漏れの有無の確認などで、ミスをしてしまう可能性があります。ミスがあれば、取引先の信頼を損ないかねません。

普通郵便の封入代行サービスでは、専門のスタッフが封入作業を行い、チェック体制も確立しているため、社内で行うよりも高い精度が期待できます。

普通郵便の封入代行サービスを利用するデメリットは？

次に、普通郵便の封入代行サービスを利用するデメリットを見ていきましょう。

コストがかかる

普通郵便の封入代行サービスを利用する大きなデメリットは、コストがかかることです。

普通郵便の封入代行サービスの利用に必要な費用は、1通当たりの単価×枚数で決まることが多いです。請求書や領収書などの発行枚数が多い場合は、それだけコストも高くなります。

また、2024年10月1日の郵便料金改定により、以前より郵送料が高くなっています。今後も郵便料金改定がないとは限りません。

あらかじめ社内で予算を決めて普通郵便の封入代行サービスを利用している場合、郵送料が高くなれば、普通郵便の封入代行サービスの利用料金（送料込）も当然高くなるので注意しましょう。

情報漏洩のリスクがある

情報漏洩のリスクがあることもデメリットです。自社で封入作業を行う場合は、社外に請求書や領収書などのデータを持ち出すことはないため、情報漏洩のリスクは少ないです。

一方、普通郵便の封入代行サービスを利用する場合、業者はセキュリティに万全を期すように努力をしていますが、社外に請求書や領収書などのデータが持ち出されるため、自社で封入作業を行う場合に比べて情報漏洩のリスクは高いでしょう。

普通郵便の封入代行サービスを選ぶポイントは？

普通郵便の封入代行サービスを提供している業者は、数多くあります。普通郵便の封入代行サービスを利用する場合は、自社に合った業者を選ばなければなりません。普通郵便の封入代行サービスを選ぶポイントには、次のものがあります。

価格

普通郵便の封入代行サービスを選ぶ際、価格は重要なポイントのひとつです。普通郵便の封入代行サービスは、代行業者によって価格が大きく異なることがあります。そのため、自社の予算内におさまる価格の代行業者を選びましょう。

普通郵便の封入代行サービスを選ぶ際には、価格を比較検討するためにも複数の業者から見積もりを取るのがおすすめです。

正確さ

普通郵便の封入代行サービスを選ぶ際には、正確さも重要なポイントのひとつです。代行業者は、いずれも封入前や封入後の確認作業をしっかりと行っていますが、チェック体制は業者によって異なります。ミスを未然に防ぐために、どのようなチェック体制になっているのかを必ず事前に確認しておきましょう。

セキュリティ

普通郵便の封入代行サービスを利用する際、必ずチェックしなければならないのがセキュリティ体制です。請求書や領収書などの書類には、取引内容や金額はもちろん、取引先の名前や住所、電話番号などの基本情報も記載されていることがあります。

これらの情報が漏洩すると、取引先に大きな被害をもたらす可能性があります。たとえ被害がなくても、取引先からの信頼は損ないます。そうならないためにも、セキュリティ体制がどのようになっているのか事前に確認しておきましょう。

マネーフォワード クラウドなら普通郵便の封入が不要に！

請求書や領収書などを普通郵便で封入する作業は、多くの時間や手間がかかります。そのため、普通郵便の封入代行サービスを利用することもあります。しかし、普通郵便の封入代行サービスではコストがかかる、情報漏洩のリスクがあるといったデメリットもあります。

そこで検討したいのが「マネーフォワード クラウドインボイス」です。マネーフォワード クラウドインボイスを利用すると、請求書の受領と送付業務を効率化できます。請求書や納品書など、さまざまな帳票を作成できるほか、請求書を電子化して取引先に送付することが可能です。

請求書の電子化とは、請求書をデータとして添付し取引先にメールで送ることです。メールで送付するため、普通郵便を封入すること自体が必要なくなります。普通郵便の封入代行サービス利用を考えるにあたり、マネーフォワード クラウドインボイスの利用もぜひご検討ください。

帳票送付サービス マネーフォワード クラウドインボイス[送付]

普通郵便の封入代行サービスを利用するなら、自社に合った業者を選ぼう！

普通郵便の封入代行サービスとは、請求書などの封入作業を代行するサービスのことです。請求書などの封入や封緘など、発送に関する一連の作業を代行します。

普通郵便の封入代行サービスを利用すると、作業効率のアップやミスが少ないなどのメリットがありますが、コストがかかることや情報漏洩のリスクがあるなどのデメリットもあります。

事前に、代行を依頼する業者の価格やチェック体制、セキュリティ体制などをしっかりと確認し、自社に合った業者を選びましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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