更新日 : 2024年10月21日

請求書をデータ化する方法やメリットは？法制度との関係や注意点も

バックオフィスのDX化が推進される中、電子帳簿保存法で電子取引のデータ保存が義務化されたこともあり、請求書の形態も紙から電子データに移ろうとしているようです。

この記事では請求書のデータ化を取り上げ、法的な問題にも触れつつ、データ化の方法やメリット・デメリットを解説し、最後におすすめのソフトをご紹介します。

請求書のデータ化とは？
紙の請求書をデータ化しても法律的に問題ない？
- 電子帳簿保存法などとの関係性
- インボイス制度との関係性
請求書をデータ化するメリットは？
請求書をデータ化するデメリットは？
- 請求書を作成する時のデメリット
- 請求書を送信及び受信する時のデメリット
紙の請求書をデータ化する方法は？
紙の請求書をデータ化したら原本は不要になる？
紙の請求書をデータ化するときの保存要件は？
請求書をデータ化するときの注意点は？
- 電子帳簿保存法における電子取引の要件
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請求書のデータ化とは？

ここで言う「請求書のデータ化」とは、紙で作成していた請求書をPDFなどの電子データに変換することを指します。データ化と電子化は同じ意味で使われることが多く、企業においてはペーパーレス化の一環として、請求書等の保管や検索を容易にし、資源の節約と業務効率を推進するための一手段とされます。

さらに、業務フローの改善や生産性向上などを想定して、全体的な業務の変革を目指す場合には、「デジタル化」とも言われます。

したがって、紙の請求書をPDFデータにすることは「データ化」または「電子化」、そして、クラウド上でリアルタイムにその請求書データの処理内容が共有できるなど企業全体に係わることは「デジタル化」などと使い分けます。

つまり、「データ化」や「電子化」はデジタル化の基礎となる仕組みと言えます。

紙の請求書をデータ化しても法律的に問題ない？

取引先に請求書のデータ化について周知するに先立ち、各法令において請求書のデータ化に問題はないかを確認したいものです。これには多くの法律が関係しますが、主だったものを挙げていきます。

電子帳簿保存法などとの関係性

取引先にデータ化した請求書を送付するということは、「電子取引」に該当します。ここでは電子取引の概要と電子取引が商取引で認められることを確認した後、電子帳簿保存法について見ていきましょう。

【電子取引】

電子取引とは、取引情報の受け渡しを電子データにより行うものを言います。取引情報とは、取引に関して受領または交付する注文書、契約書、請求書、領収書等の書類に通常記載される事項のことです。

請求書をPDF形式に変換し、メールに添付して送付することは電子取引に当たります。その他、EDI取引、インターネット上の取引、FAX機能を持つ複合機による取引等電子取引にはさまざまな形があります。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答」（問2ご参照）

【電子取引が認められる根拠】

電子取引が商取引において認められる根拠は、電子署名法（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）や民法等です。電子署名法は、情報の電子データによる流通促進を図るために立法されたもので、民法第522条2項では次のように、そもそも「書面によらなくても」契約が成立することを定めています

（民法）
契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。

引用：民法第522条 | e-Gov

よって、電子データによる請求書を提出したとしても法的に認められています。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律第3条｜e-Gov

【電子帳簿保存法の要請】

電子帳簿保存法は、電子取引を行った場合の電子データの保存について規定しているものであり、電子帳簿保存法第7条に次のように定められています。

所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

引用：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律｜ e-Gov

つまり、電子取引によってデータ化した請求書を送付することは、電子帳簿保存法で認められています。

インボイス制度との関係性

インボイス制度においては、適格請求書の交付に代えて電子データとしての提供ができます。消費税法第57条の4⑤では、次のように電子データでの提供を可能としています。

適格請求書発行事業者は、適格請求書、適格簡易請求書又は適格返還請求書の交付に代えて、これらの書類に記載すべき事項に係る電磁的記録（中略）を提供することができる。

引用：消費税法｜e-Gov（第57条の4⑤ご参照）

したがって、電子取引によってデータ化した請求書を送付することは、消費税法でも認められています。

参考：消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ＆A｜国税庁、

「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ＆A」（問81ご参照）

請求書をデータ化するメリットは？

請求書をデータ化することで得られるメリットを、作成、送付、受領それぞれの観点から見ていきましょう。

請求書を作成する時のメリット

請求書をデータ化することで、作成作業の大幅な効率化が期待できます。

請求書業務の効率化

印刷の準備や枚数確認などの手作業がなくなります。

専用システムを利用すると、そのシステムが請求データから請求書を作成するため、作成にかかる時間が大幅に短縮されます。

人為ミスの減少

請求額の計算や取引先情報の入力が自動化されるため、認識違いや入力漏れなどが減り、人為ミスを大幅に防げます。大量の請求書を発行する場合には、大きな効果が見込めます。

請求書を送付する時のメリット

請求書のデータ化により、電子メールや請求書送付システムで簡単に送付することが可能になります。

送付のスピード向上

電子データを利用するため、即時に送付でき、取引先は請求書の待ち時間がなくなります。

送付コスト、スペースの削減

印刷費用、郵送費用、封入・封入作業にかかる物件費や人件費等の削減が可能となります。さらに、用紙置き場や郵送作業用スペースの削減が可能になります。

送付漏れの防止

送付の履歴を管理できるシステムを利用すれば、送信済みか未送信かをリアルタイムで確認できます。送付ミスや未送信の確認が簡単にできます。

請求書を受領する時のメリット

データ化された請求書を受領した場合においても、その先の支払管理や支払処理等がスピード化できます。

コスト削減

電子データで受領するため、ファイリングや保管スペースが不要となります。

ペーパーレス化が進み、エコ効果が期待できます。

自動処理による効率化

請求データで受け入れるソフトを利用した場合には、債務管理において手作業が減り、支払までの処理が効率化できます。

過去の請求書の検索が容易

データ保管であるため、保存された請求書の検索が容易になります。

請求書をデータ化するデメリットは？

請求書をデータ化する前に、そのデメリットについても認識しておきましょう。

請求書を作成する時のデメリット

請求書のデータ化に伴い、導入するシステムの初期費用や設定の手間等がデメリットになることがあります。

導入コストがかかる

新たなシステムを導入する場合は、システム購入費等が必要となります。

学習コストがかかる

新たに導入するシステムの使用方法や変更後の業務フローに慣れる必要があります。特にシステム導入初期においては混乱が生じる可能性があり、事前に操作教育が必要です。

手作業のような柔軟性の欠如

特殊な請求方法や複雑な取引などについては、システムが対応していないこともあり、カスタマイズが難しい場合があります。

システムを導入しても、ある程度は手作業により追加修正が発生することもあります。

請求書を送信及び受信する時のデメリット

請求書のデータ化に伴うセキュリティリスクや技術的な問題が懸念されます。

セキュリティリスク

データを扱うため、サイバー攻撃等のセキュリティリスク対策が必要となります。

請求書に記載された個人情報などの情報漏えい対策なども視野に入れましょう。

受信側の対応ができていない

送信先がデータ化した請求書に対応していない場合などには、別途紙で対応しなければならないこともあります。

技術的なトラブルによる業務遅延

システム障害などにより請求書の送受信が遅れるリスクがあります。

紙の請求書に比べ、業務完了までのシステム依存度が高いために、送受信遅延による他業務への影響も考えられます。

紙の請求書をデータ化する方法は？

紙の請求書を電子データにするにあたっては、さまざまな方法が考えられます。主な方法についてご紹介します。

手入力でデータ化する方法

電子メールの本文などに、請求情報を記載して送付する方法です。手入力でメールを作成するため入力ミスなどが考えられますが、最もデータ化しやすい方法とも言えます。

なお、メールで請求書を送付する際に最も重要なのは、送付先のアドレス管理です。間違った宛先に送付しないような工夫が求められます。

スキャナでデータ化する方法

紙の請求書を作成または受領してから、スキャナでPDFデータなどに変える方法です。紙としての請求書が一旦できあがってから電子データを作成するため、ある程度手間はかかりますが、請求書の書式が厳格に決められている得意先などには利用できる方法です。

AI-OCRでデータ化する方法【請求書送信の場合】

AI-OCR（光学文字認識）は、手書き文字や標準化されていないフォーマットにも対応できるため、さまざまな形態で請求書を作成する場合には便利なツールです。

専用のAI-OCRソフトが必要となりますが、AI-OCRが請求書の内容を解析し、請求書に必要なデータを抽出し、請求データを作成します。スキャナでのデータ化よりも効率的であると言えます。

BPOサービスでデータ化する方法

BPOサービスとは、業務プロセスの一部を専門業者に外部委託することを言います。委託先において、業務の企画、実施をするため、アウトソーシングの中でも委託先の自由度が高いのが特徴です。

紙の請求書や、請求データをBPO業者に渡してデータ化等を依頼します。委託先がどの方法でデータ化するのかは、一般に委託先に委ねることになります。

紙の請求書をデータ化したら原本は不要になる？

請求書等の国税関係書類については、一定の場合を除いてスキャナで読み取り、最低限の同等確認をした後であれば、即時に廃棄して差し支えないとされています。

この一定の場合とは、タイムスタンプが付されるまでの入力期間（書類を受領してから最長2か月を経過した後7営業日以内）に処理できなかった場合を言います。入力期間を超えた場合には、電子データと合わせて紙を保存する必要があります。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（問3、29ご参照）

紙の請求書をデータ化するときの保存要件は？

紙の請求書をデータ化して保存するスキャナ保存は、次の書類が対象となります。

取引相手から紙で受け取った書類
自身が手書などで作成し、取引相手に「紙で」渡す書類の写し

スキャナ保存において、請求書は資金や物の流れに直結･連動する書類として重要書類に分類されます。スキャナ保存の要件は入力期間だけでなく、一定の解像度、タイムスタンプの付与、帳簿との関連性の確保、検索機能の確保など細かなものが少なくありません。

そこで、スキャナソフトを選定するときに推奨されるのが、日本文書情報マネジメント協会において認証したソフトウェア等を利用することです。

ただし、スキャナ保存の要件を満たさずに保存されている電子データは、各税法上の保存書類としては取り扱われないため注意しましょう。

参考：

スキャナ保存関係｜国税庁、「はじめませんか、書類のスキャナ保存」（P2ご参照）

電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」(問59、60ご参照)

請求書をデータ化するときの注意点は？

請求書のデータ化により電子取引をする際に、最も重要なポイントは「電子帳簿保存法の要件を満たすこと」です。ここでは電子取引における電子データ保存についておさらいをしておきましょう。

電子帳簿保存法における電子取引の要件

電子取引においては電子データのまま保管することが求められます。その保管を行う際に、次の要件を満たす必要があります。

自社開発のプログラムを使用する場合にはシステムの概要を記載した書類備付
ディスプレイやプリンタの備え付け
検索機能（日付、金額、取引先での検索）の確保
次のいずれかの措置を行う
- タイムスタンプが付された後の授受
- 速やかにタイムスタンプを付す
- データの訂正削除が残るシステム等を利用する
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備え付け

参考：Ⅱ適用要件【基本的事項】｜国税庁（問9ご参考）

これらの要件が満たせない場合の猶予措置等も設けられているため、当初は会社の実情に合わせた対策でもよいでしょう。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答」（問60、61等ご参考）