- 更新日 : 2024年10月21日
請求書を送付しても未入金の場合は再発行すべき？正しい対処やリスク軽減方法も
取引先に商品の販売をしたら、請求書を発行し取引先に送付します。支払期日になったら入金があるかどうかを確認しますが、入金がされていないこともあります。
では、未入金の場合は請求書を再発行したほうがよいのでしょうか。ここでは、請求書を送付しても未入金になる原因や対処方法、リスク軽減方法などについて解説します。
目次
請求書を送付しても未入金の場合は再発行すべき？
請求書を送付しても未入金だった場合、いきなり請求書を再発行するのではなく、まずは再発行前に取引先の担当者に連絡を入れましょう。入金のことをうっかり忘れていた場合などは、取引先の担当者に連絡をすれば、すぐに入金してくれることも多いです。
取引先が請求書を紛失したなどの理由で再発行を望む場合は、再発行をしても問題ありません。その場合は再発行の文字を印字するなど、再発行したことがわかるようにしましょう。
請求書を送付しても未入金になる原因は？
請求書を送付しても未入金になる原因は、取引先だけでなく自社にあることも考えられます。請求書を送付しても未入金になる主な原因として、以下のようなものがあります。
自社が請求書を送付するときのミス
自社が請求書を送付するときのミスとして、最も多いのが請求書の送付忘れです。この場合は、まず社内でどのように対応するか検討する必要があります。なぜなら、取引先には何も落ち度がなく、逆に迷惑をかけてしまうことになるためです。
入金日を遅らせることや先方に謝りに行くなど、社内での対応方法が決まり次第先方に連絡します。先方の許可が出た後に、新しい入金日が記載された請求書を再発行します。また、同じミスが起こらないように業務フローを確立させる必要があります。
取引先が請求書を受領した後のミス
取引先が請求書を受領した後のミスとして多いのが、請求書の紛失などで入金を忘れていたというものです。
入金を故意でなく、失念して忘れていた場合、取引先の担当者に連絡をすればすぐに入金してくれることが多いです。また、請求書の紛失があった場合は、新しい入金日などを取引先と相談し、請求書を再発行します。
取引先の故意によるもの
取引先によっては資金繰りが苦しいなどの理由で、故意に入金をしないケースもあります。この場合はしっかりとした対応が必要です。
まずは、取引先の担当者に連絡をします。取引先が期日を遅れたとしても支払いの意思があれば入金日を相談し、新しい入金日が記載された請求書を再発行します。
取引先の担当者と連絡がとれないなど、相手に支払いの意思が感じられない場合には、内容証明郵便を利用し文書を送ったり、支払督促を申請したりします。
請求書を送付しても未入金の場合の正しい対処方法は？
請求書を送付しても未入金の場合には、未入金の原因に応じた正しい対処をする必要があります。正しい対処方法として、以下のようなものがあります。
自社のミスがないか確認する
入金がない場合には、まず自社にミスがないかを確認します。自社にミスがあるのに、先方に問い合わせをしてしまうと悪い印象を与えてしまうためです。
請求書の送付ミスなど自社にミスがあれば、場合によっては先方に謝りに行くなど社内で対応方法を検討します。
メールや電話で取引先に連絡する
自社にミスがない場合は、メールや電話で入金がない旨を取引先に連絡します。自社にミスがある場合は先方への対応方法を決め、電話で取引先に連絡します。
故意に入金を忘れた場合を除き、ほとんどの場合は取引先に連絡すればすぐに入金対応をしてくれることが多いです。場合によっては、入金期日を延長する相談を受けることもあります。
催促状を送付する
取引先との連絡がとれない場合は、催促状を送ります。催促状は代金の支払いを促すものです。あくまで促すものであるため、同じような書状である督促状よりも強制力は弱いです。一般的に最初に催促状を送付し、それでも入金がなければ督促状を送付します。
督促状を送付する
催促状を送っても、何の連絡も入金もない場合には督促状を送付します。督促状は、時効の成立を伸ばすことを目的とする、あるいは法的措置に移行する前の最後通牒のような意味合いを持つ書状です。
2020年4月以降、請求書の時効は5年です。5年が経過すると売掛金を回収できなくなります。しかし、支払いを催促した一定の要件を満たす記録があれば、時効を6ヶ月間延長することができます。内容証明郵便で送付すると郵便物の内容が記録に残るので、時効を6ヶ月間延長することができます。
時効が伸びた間に、法的措置を講じる準備をします。督促状を送る際には、必ず内容証明郵便を利用しましょう。
法的措置を講じる
督促状の送付を行っても入金がない場合、最終的には法的措置を講じることになります。簡易裁判所に支払督促を申し立てることで、裁判所から支払督促が発付されることになります。
支払督促が発付されれば、取引先の異議の申し立てがない限り強制執行の手続きを行うことが可能です。2週間以内に異議の申し立てがあれば、裁判になります。
請求書が未入金となるリスクを軽減する方法は？
請求書が未入金となるリスクを軽減するには、入金管理をしっかりしておく必要があります。請求書を送付したかどうか、入金があったかどうかなどをしっかりと管理しておくことで、請求書の送付を忘れてしまうミスや、回収を忘れてしまうミスを減らすことが可能です。
また、入金日が近いことがすぐに確認できれば、事前に取引先にメールなどで期日が近いことを知らせることもできます。
マネーフォワード クラウドなら請求書の入金ステータスがひと目でわかる
請求書が未入金となるリスクを軽減するためには、入金管理をしっかりしておくことが必要です。そこで、おすすめなのが「マネーフォワード クラウド請求書」です。
マネーフォワード クラウド請求書には、請求書が未入金となるリスクを軽減するための工夫がされています。代表的な機能として「請求書の入金ステータス」があります。「下書き」「送付済み」「受領済み」「入金済み」などのステータスを一覧で確認できるので、請求書の送付ミスを防ぐことが可能です。
また、回収消込表でも未入金の残高や内訳が確認できるので、請求書の送付ミスだけではなく、代金の回収漏れも防ぐことができます。
請求書を送付しても未入金の場合は正しい対処をしよう！
請求書を送付しても未入金の場合は、速やかに対処をする必要があります。しかし、いきなり取引先に問い合わせの連絡をしてはいけません。なぜなら、自社が請求書の送付を忘れているかもしれないからです。請求書を送っていた場合は取引先に連絡をして、入金してもらうように依頼しましょう。
万が一連絡がとれない場合は催促状や督促状を送り、それでも入金がない場合は法的措置を講じます。また、請求書が未入金となるリスクを軽減するために、しっかり入金管理を行うことも大切です。
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