• 作成日 : 2023年2月17日

見積書の表紙の作り方は?ひな形と共に解説

見積書の表紙の作り方は?ひな形と共に解説

取引先に見積書を渡す際、厚紙等で作った「表紙」を添付するケースもあります。「作るのが大変」「ちょっと大げさなのでは?」と思う方もいるかもしれませんが、表紙を添付するメリットがあることも知っておきましょう。また、この機会に取引先の印象が良くなる表紙のデザイン、記載すべき事項についても押さえておいてください。

見積書には表紙を添付すべき?

見積書に表紙を添付することは義務ではなく、すべての見積書に必要であるとは限りません。しかし、見積書に表紙を添付するメリットもあります。主なメリットは、次のとおりです。

情報漏えい防止につながる

見積書を紙一枚で渡した場合、担当者が見積書を机に置いたまま席を外した際に、無関係の人にまで内訳や見積金額等を見られてしまうおそれがあります。見積書を見た別の社員が、同業他社との打ち合わせの際にうっかり口を滑らせてしまうようなトラブルにつながってしまうかもしれません。

見積書に表紙を添付していれば担当者以外に中身を見られづらくなるので、情報漏えい防止の観点からも見積書に表紙を付けるメリットがあると言えるでしょう。

他の書類と見分けやすくなる

表紙を付けた見積書は、何も付けず紙一枚で送られてくる見積書よりも目立ちます。取引先の印象に残りやすいというだけでなく、紛失防止につながることも期待できるでしょう。

取引先からの印象が良くなる

見積書に表紙を付けることで、取引先から「丁寧でしっかりとした事業者」「気配りができる事業者」と思われるケースもあるでしょう。また案件に対する意欲が信用度につながり、良い取引につながる可能性も高くなります。

見積書の表紙テンプレート

「見積書の表紙を作りたい」という事業者のために、表紙のテンプレートを用意しました。そのままでも使えるテンプレートですが、自社に合うようにアレンジして利用するのもおすすめです。

見積書の表紙を作る際に気をつけること

見積書の表紙を作るとしても、どのように作成すればいいのか分からないという方もいるでしょう。そこで、見積書を作る際に気をつけたいことを3つ紹介します。

見積書の表紙に望ましいデザイン

見積書の表紙は、法人の場合はそれぞれの担当者がデザインを決めるのではなく、会社全体で同じものを使った方が統一感が出て取引先に良い印象を残せるでしょう。

見積書のデザインに決まりはありません。「おしゃれ」「かっこいい」「堅実」など、事業者の目指す方向性に沿ったデザインを選ぶと良いでしょう。

また、自社の統一感は出しつつも、ある程度は提出先の事業者に合わせるのが望ましいといえます。例えば、堅実な印象の会社に対し、キャラクターを使用した可愛らしい表紙の見積書を提出すると「本当に任せて大丈夫なのか?」と不安を持たれてしまうおそれもあるためです。

見積書の表紙に記載すべき項目

見積書の表紙の記載項目にも決まりはありません。ただし、「宛名」「発行年月日」と「提出者」がひと目で分かるように以下の項目を記載してください。

見出し

上部中央に「御見積書」と記載するのが一般的です。

発行年月日

「20○○年〇月〇日」「令和〇年〇月〇日」のように、年月日を記載してください。

見出しの下、もしくは表紙の右上に入れてください。西暦・和暦の表記はどちらでも構いませんが、見積書と合わせるようにします。

宛名

「株式会社〇〇御中」のように正式名称+御中が基本です。個人宛ての場合は「〇〇様」とします。

提出した事業者の名称など

事業者名(会社名)、住所、電話番号(あればFAX番号も)を記載してください。裏表紙も添付する場合、住所、電話番号はそちらに入れても構いません。

表紙の台紙の選び方

高級感をアピールするのであれば、厚紙上質紙を使って表紙を作成することをおすすめします。

表紙は事業者自身で作ることもできますが、大量に作りたい場合は印刷会社に依頼することも可能です。印刷会社に依頼すれば表紙の材質だけでなく、デザインや色についても相談できます。

なお、表紙と見積書の綴じ方には、そのままホチキスで綴じる方法以外に、裏表紙を追加し「製本テープ」を使って綴じる方法もあります。製作に時間はかかりますが、見栄えが良くなるため、取引先からの印象もより良くなるでしょう。

見積書に表紙を添付するメリットは大きい!

見積書への表紙添付は義務ではありません。ただし「情報漏えい防止になる」「好印象を持ってもらえる」など、添付するメリットは非常に大きいため、見積書を直接持参するような重要な取引である場合ほど添付すると良いでしょう。

表紙のデザインには決まりはありません。しかし、固い社風の会社に提出する際はシンプルなデザインにするなど、取引先の雰囲気に合わせる気配りも重要です。TPOに合わない表紙にしてしまうと、かえって良くない印象を持たれる場合もあるため注意しましょう。

すべての見積書に表紙が必要であるわけではありませんが、紙一枚で提出するよりも、見積書に表紙を付けた方が取引先からの印象が良くなる可能性が高くなります。

よくある質問

見積書には表紙を添付すべきですか?

必須というわけではありませんが、添付することで「丁寧」という印象を持たれるでしょう。また、情報漏えいの防止にもつながります。詳しくはこちらをご覧ください。

見積書の表紙に記載すべき項目は何ですか?

「見出し」「発行年月日」「宛名」「提出した事業者の名称」などを記載してください。詳しくはこちらをご覧ください。


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